コトラ（広報チーム） 
取締役の辞任届とは
辞任届の基本的な役割と目的
取締役の辞任届は、取締役としての職を辞任する意思を正式に会社へ伝えるための書類です。この書類を通じて、辞任の意図が明確に記録されるだけでなく、会社において必要な手続きがスムーズに進むようサポートする役割を担います。また、辞任届は法的な効力を持つため、辞任の意思を明確に伝え、後のトラブルを防ぐためにも慎重に作成する必要があります。
辞任届が必要になるケース
取締役の辞任届が必要となるのは、基本的に取締役が任期の途中で辞任する場合です。この場合、辞任届が会社法に基づく役員変更登記の際に必要な書類として求められる場合があります。また、代表取締役が辞任する場合には、その職のみの辞任なのか、取締役としての職も辞任するのかを明記する必要があります。一方で、任期満了による退任の場合は辞任届は不要であり、株主総会議事録などで退任を証明することが一般的です。
辞任届の提出が法的に求められる条件
取締役が辞任をする際には法的に辞任届の提出が求められることがあります。特に、会社の役員変更登記を行う場合、辞任届が提出書類として必要となることがあります。この書類は、辞任の意思を示す公式な証拠として扱われます。また、辞任届には氏名、辞任日、会社名など必要事項を明確に記載することが求められ、不備がある場合には法務局において登記手続きが認められない可能性もあります。そのため、辞任届の取り扱いは法的観点からも非常に重要です。
辞任届を書く際の基本ルール
記載すべき事項と形式の注意点
取締役が辞任届を作成する際には、必要な情報を正確に記載することが求められます。具体的には、以下の事項を必ず書き込みましょう：
- 辞任届のタイトル（例：「辞任届」）
- 辞任の意思を明確に示す本文（「一身上の都合により、取締役の職を辞すると共に…」など）
- 辞任希望日（作成日とは異なる場合があるため正確に記載してください）
- 辞任する取締役の名前、住所、役職
- 会社名および代表者名
- 本人の押印（認印でも可能ですが、実印が推奨されます）
また、辞任届の形式に法的な決まりはありませんが、要点を明確に伝えるため簡潔な文面が推奨されます。誤字脱字や記載漏れがあると会社とのトラブルにつながる可能性があるため、慎重に作成することが重要です。
紙面形式のポイント：縦書き・横書きの選び方
辞任届の形式における「縦書き」と「横書き」の選択は、企業文化や会社のルールによって異なります。一般的には、伝統的な企業や格式を重んじる場面では縦書きが適しています。一方で、より現代的な雰囲気の企業や、業務で横書きを使うことが多い場合は、横書きを選ぶことが多いです。
どちらを選んでも問題ありませんが、本文の配置や文字の整列に注意を払い、見栄えの良い書類に仕上げることが大切です。また、縦書きを選んだ場合は和暦を使用することが一般的であり、横書きの場合は西暦を使うケースが多いことも考慮してください。
辞任届での注意すべき言葉遣い
辞任届の文書は、公式な社内書類として扱われるため、言葉遣いには十分注意が必要です。特に取締役の辞任届は、法的な効力を有する書類であるため、曖昧な表現ではなく、辞任の意思を明確に示した文章を使用しましょう。例として、「一身上の都合により」「心から御礼申し上げます」といった定型的なフレーズを活用すると良いでしょう。
また、辞任届の内容は感情的な要素を抑え、客観的かつ簡潔にまとめることが重要です。過剰に感謝や謝罪を述べることはかえって誤解を招く場合があるため、バランスの取れた表現を心がけてください。会社名や役職名は正式名称を正確に記載することも忘れないでください。
辞任届作成の具体的な手順と例文
辞任届のテンプレート紹介と使用法
取締役の辞任届を作成する際には、必要な事項を正確に記載したフォーマットが重要です。テンプレートを使うことで、漏れのない辞任届を簡単に作ることができます。辞任届には特定の書式の規定はありませんが、適切な文面で作成することがポイントです。
テンプレートの利用の際は、自身の情報や会社の正式名称、辞任する役職を正確に記載するよう心掛けましょう。また、辞任の理由を明記する場合とそうでない場合があるため、会社のルールや状況に応じて適切に使い分ける必要があります。
例として、一般的な辞任届のテンプレートは以下の項目を含む形にすると便利です：作成日、宛名（代表取締役の氏名）、本文（辞任の意思と日付の確定）、差出人の氏名、印鑑。このフォーマットをもとに状況に応じて必要な項目を追加するとよいでしょう。
具体的な例文とひな形
以下に取締役の辞任届の具体的な例文をご紹介します。この例文を参考にすることで、適切な内容の書類作成が可能です。
【辞任届の例文】
日付：令和○年○月○日
株式会社○○○○\
代表取締役 ○○ ○○ 様
辞任届
このたび、一身上の都合により、取締役の職を令和○年○月○日付で辞任させていただきたく、ここにお願い申し上げます。\
何卒ご承認賜りますようお願い申し上げます。
住所：東京都○○区○○\
氏名：○○ ○○\
（印鑑）
このひな形を基に、必要に応じて、辞任理由や提出先の詳細を調整してください。また、辞任理由を聞かれた場合に備えて、簡潔で適度な表現を用意することも考慮しましょう。
提出前の確認事項
辞任届を提出する前には、いくつかの重要な確認事項があります。まず、日付や宛名などの基本的な情報が正しいかどうかを十分に確認してください。特に、宛名部分に誤りがあると受理されない場合もあります。
また、辞任届に押印する際は、認印でも問題ない場合がありますが、可能な限り実印を使用することをお勧めします。実印を使用しておくことで、後のトラブルを防ぐことが可能です。
さらに、提出後に必要となる書類や手続きにも備えておきましょう。特に、役員変更登記において辞任届が必要になるケースがありますので、会社法に基づく手続きや書類の準備を事前に確認するのが良いでしょう。
最後に、辞任届の控えを必ず手元に保管しておくことも大切です。これにより、後の手続きや確認時に正確な情報を伝えることが可能になります。
辞任届提出後の流れと注意点
辞任届が受理された後の手続き
取締役が辞任届を提出し、会社によって正式に受理された後、いくつかの重要な手続きが進められます。まず、取締役の辞任が会社法に基づいて有効であることを確認するため、辞任届の内容が適切に記載されているかどうか再確認されます。また、辞任の意思が明確で、一切の疑義がないことが基本条件となります。その後、株主総会議事録や取締役会議事録に辞任に関する記録を残す必要があります。これらの書類は、辞任に伴う登記変更や法的手続きをスムーズに進める上で非常に重要です。
辞任に伴う登記変更と必要書類
取締役が辞任した場合、法務局における役員変更登記が必要となります。役員変更登記は、会社の内部の役職変更を対外的に公示するために不可欠な手続きです。この際、辞任届自体が登記申請書類の一部として提出される場合があります。一方、場合によっては株主総会議事録のみでも代用できる場合があります。必要書類としては、辞任届、株主総会議事録または取締役会議事録、委任状（代理人が手続きを行う場合）などが挙げられます。期限内に登記を申請しない場合、会社や残った取締役に罰則が課されることもあるので注意が必要です。
辞任後の会社との関係の整理
辞任届が受理され登記変更が行われた後、辞任した取締役と会社との関係を適切に整理することが求められます。例えば、辞任した取締役が会社所有の物品や資料を保管している場合、これらを適切に返却する必要があります。また、契約書や重要書類に辞任した取締役の名前が記載されている場合は、それらの更新や修正を行い、新たな担当者に引き継ぐ準備を進めます。さらに、会社の損害に繋がらないよう、必要に応じて一定期間の引き継ぎ業務を協議の上で行うこともあります。辞任後の責任や関係が曖昧なままにしておくと、トラブルが発生する可能性があるため、両者間で十分に連絡を取り合って整理することが重要です。