コトラ（広報チーム） 
面接当日にキャンセルする際の基本知識
面接当日のキャンセルは可能なのか？
面接当日のキャンセルは可能ではありますが、極力避けるべき行為とされています。体調不良や家庭の急用など、やむを得ない事情が発生した場合に限り、キャンセルの判断が必要です。しかし、できる限り前日までに連絡を入れるのがマナーです。当日にキャンセルを連絡する場合には、直ちに企業に事情を伝え、適切な対応を取ることが求められます。
当日キャンセルの際に考慮すべきリスクとは
面接当日にキャンセルする場合、いくつかのリスクを伴います。まず、キャンセルが採用スケジュールに影響を与える可能性が高くなります。また、「キャンセルした応募者」という印象を持たれることで、採用選考における評価が下がる恐れもあります。特に、無断キャンセルは絶対に避けるべき行為で、信頼を大きく損ねるため就職活動全体に悪影響を及ぼすこともあります。このようなリスクを頭に入れ、慎重に対応することが重要です。
企業側が抱く印象と選考への影響
面接当日のキャンセルは、企業側に不信感やマイナスの印象を与えることがあります。「時間を大切にしていない」「責任感が欠如している」といった疑念を抱かれる可能性があるため、選考への影響は避けられません。また、再度の面接調整が難しい場合や、キャンセルの理由が不十分であった場合には、最終的に選考辞退と見なされてしまう恐れもあります。こうした事態を防ぐためには、迅速かつ誠実な対応が求められます。
やむを得ない理由として認められるケース
企業がやむを得ない理由として納得しやすいケースとしては、主に以下のようなものが挙げられます。急な体調不良（高熱や腹痛など）、家庭の事情（家族の急病などの緊急事態）、交通機関の大幅な遅延や運休、その他の進路に関わる重要な事情（他社内定の辞退判断など）などです。ただし、これらの理由であっても具体的かつ丁寧に説明をしない限り、企業がその正当性を十分に理解することは難しいため、説明の仕方にも十分な配慮が必要です。
面接当日キャンセル時の適切な連絡方法
まずは迅速な連絡が重要
面接当日にキャンセルをする場合、迅速に連絡することが最も重要です。当日の連絡が遅れると企業側のスケジュールにも大きな影響を及ぼす可能性があります。できるだけ早いタイミングで連絡を入れ、相手の迷惑を最小限に抑える姿勢を示しましょう。また、連絡が遅れることで無断キャンセルや失礼と取られることもあるため、必ず適切な方法で即座に対応することが大切です。
電話とメールの選び方と注意点
面接当日のキャンセル連絡には電話を使うのが基本です。電話での連絡は、担当者に直接謝罪を伝えられ、真摯な態度を示すことができます。一方で、担当者が不在の場合や時間外に連絡する場合は、メールを補足的に使用すると良いでしょう。ただし、メールは相手が確認するまでのタイムラグが発生する可能性があるため、緊急の場合は電話が優先されます。また、どちらの場合も失礼のない言葉遣いで簡潔に伝えることが重要です。
連絡時に伝えるべき基本情報
面接当日にキャンセルの連絡をする際には、以下の基本情報を漏れなく伝えることがマナーです。
- 自分の氏名と連絡先
- 本日面接を予定している旨
- キャンセルする理由（簡潔かつ具体的に）
- お詫びの言葉
- キャンセル後の対応希望（例:日程変更を提案する際は候補日を伝える）
これらの情報を伝えることで、企業側も状況を把握しやすくなり、信頼関係が損なわれるリスクを減らせます。
連絡時に使用できる例文集
以下は、電話やメールで面接当日キャンセルを伝える際に使用できる例文です。
電話での例文:
「お世話になっております。〇〇（氏名）と申します。本日〇時に面接の予定をいただいておりましたが、急な体調不良のため、やむを得ずキャンセルさせていただきたくご連絡いたしました。直前のご連絡となり申し訳ございません。後日改めて面接の機会をいただければ幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。」
メールでの例文:
件名: 本日面接に関するお詫びとご連絡
本文: 〇〇株式会社\
採用ご担当者様
お世話になっております。本日〇時より御社にて面接を予定しておりました〇〇（氏名）と申します。このたび急な体調不良により、やむを得ず本日の面接をキャンセルさせていただきたく、ご連絡差し上げました。直前のご連絡となり、大変ご迷惑をおかけし申し訳ございません。\
もし可能であれば、別日で面接を再調整いただければ幸いです。\
お忙しい中恐れ入りますが、何卒ご検討のほどよろしくお願いいたします。
〇〇（氏名）\
連絡先: ○○-○○○○-○○○○\
メールアドレス: ○○@○○.com
例文を参考に、誠意を込めた対応を心がけることが、信頼回復の第一歩になります。
面接当日キャンセル後のフォローアップの重要性
誠意を示すための礼状やメッセージ
面接当日キャンセルをした後は、誠意を示すためのフォローが非常に重要です。キャンセル後に企業へ礼状やお詫びのメッセージを送ることで、失礼を最小限に抑えることができます。メッセージには、面接をキャンセルしたお詫びと、今回の選考機会をいただいた感謝の気持ちを含めることが大切です。
特にメールや手紙で伝える際は、形式的な文面ではなく、自分の言葉で誠意が伝わる内容にしましょう。また、礼状を送るタイミングも重要で、できるだけ早く、キャンセルした当日中に送付することがおすすめです。適切なフォローをすることで、企業への印象を良い方向に持ち直すことが可能です。
日程変更の申し出とその適切な方法
やむを得ず面接当日にキャンセルした場合でも、選考を継続したい意思がある場合は、必ず日程変更の申し出を行うようにしましょう。このとき、単に「都合が悪くなった」と伝えるのではなく、理由を丁寧に説明しつつ新しい日程について相談する姿勢を示すことが重要です。
日程変更を申し出る際は、候補日の幅をいくつか提示し、企業の都合に最大限合わせられるよう配慮しましょう。また、連絡手段としては電話が基本ですが、補足でメールを併用するのも効果的です。迅速かつ誠実に対応することで、「真摯な態度」を評価され、選考の継続が叶う可能性を高めることができます。
応募先との今後の関係を築くために
面接当日キャンセル後の対応次第では、応募先企業との関係を良好に保つことができます。たとえその企業での選考が終了してしまったとしても、適切なフォローをすることで、将来的に再び応募する際や、業界内での評判に良い影響を与えることが期待できます。
無断キャンセルや不十分なフォローが企業からの信頼を損なわせる一方で、誠実な対応は「改善を図る姿勢」として評価されることもあります。企業側は応募者の対応を通じて人柄などを判断するため、その後のやり取りが自己印象に直結します。面接当日キャンセルの後も、丁寧な対応を心掛け、信頼関係の構築に努めることが重要です。
面接当日キャンセルを避けるための事前準備
日程調整時に気を付けるべきポイント
面接当日にキャンセルするリスクを減らすためには、最初の段階である日程調整が非常に重要です。面接日を決定する際には、自分のスケジュールを確認し、他の予定や可能性のあるトラブルを考慮しましょう。例えば、他の行事や急用が発生する可能性がある日は避けること、また、体調を整えやすい時間帯を選ぶこともポイントです。これにより、面接当日キャンセルを防ぎ、企業との信頼関係を守ることができます。
体調管理の重要性
面接当日キャンセルの多くの理由に挙げられるのが体調不良です。そのため、面接前からの体調管理は欠かせない準備と言えます。十分な睡眠を確保することや、バランスの取れた食事を心掛けるなど、健康維持に努めましょう。また、季節の変わり目や風邪がはやる時期には特に注意を払い、必要に応じて予防接種を受けることも有効です。体調を万全に整えることで、当日を問題なく迎える確率が高まります。
当日までに確認すべき準備事項
面接当日キャンセルを防ぐには、事前の確認事項を徹底することが必要です。面接会場の場所や到着にかかる時間を再確認し、交通機関の運行状況や遅延情報がある場合には早めに対応するようにしましょう。また、面接で必要な書類や持ち物を前日に準備し、不足がないかチェックすることも重要です。これらを確実に実施することで、当日に焦ることなく面接に臨むことができます。
緊急事態への備えと対応策
不測の事態が発生した場合でも適切に対応できるよう、事前に対策を準備しておくことが大切です。例えば、交通機関が遅延した際に備えて、早めに家を出る余裕を持たせることや、タクシーを利用する選択肢を考慮しておくと良いでしょう。また、体調が急に悪化した場合には、医師の診断書を取得して企業へ事情を説明する準備をしておくと安心です。これらの備えがあれば、万が一のトラブルが起きても良い印象を損なわずに済む可能性が高まります。
