コトラ（広報チーム） 
個人情報保護法の基礎知識
個人情報保護法の目的と背景
個人情報保護法は、個人情報の適正な取り扱いを推進し、個人の権利や利益を守ることを目的としています。この法律では、個人情報の有用性にも配慮しつつ、情報漏えいや不正利用を防ぐためのルールが定められています。制定は2003年（平成15年）5月、全面施行は2005年（平成17年）4月に行われました。その後、デジタル技術の進展や国際的な規制強化を受け、3度の大規模な改正が行われています。
個人情報保護法が適用される範囲とは？
個人情報保護法の適用範囲は非常に広く、行政機関や地方公共団体をはじめとして、個人情報を取り扱うすべての事業者に適用されます。これには、企業規模に関係なく中小企業も含まれる点が特徴です。また、個人情報の取扱いが特定条件を満たした場合、その範囲はさらに詳細に規定されています。そのため、法律遵守のために自社の業務内容をしっかり確認する必要があります。
「個人情報」とは具体的に何を指すのか？
個人情報とは、生存する個人に関する情報であり、氏名、生年月日、住所、顔写真などによって特定の個人を識別できる情報を指します。これには、単独では個人が特定できなくても、他の情報と照合することで識別可能な情報も含まれます。例えば、会員番号やIPアドレスも該当するケースがあります。具体的な取扱い基準を理解することが、公正な管理を行う上で重要です。
「個人情報取扱事業者」とは誰のことか？
「個人情報取扱事業者」とは、業務で個人情報を取り扱う事業者を指します。ただし、過去に法の適用が除外される例外規定が存在しましたが、現在では適用範囲が拡大され、事業規模に関係なくほぼすべての事業者が対象となっています。一部、取り扱う個人情報が5000件以下の中小規模事業者への特例規定も過去にはありましたが、改正を経て個人情報保護法が一層厳格に適用されるようになっています。
よくある誤解と正しい理解
個人情報保護法に関しては、様々な誤解が存在します。例えば、「法律は大企業にしか適用されない」と思われがちですが、実際は小規模事業者や個人事業主も対象です。また、「個人を直接特定できないデータは対象外」と誤解されることもありますが、他の情報と組み合わせて特定できる場合も含まれるため注意が必要です。正しい理解を持つことで、法律違反を未然に防ぐことができます。
個人情報の取り扱いルールの概要
利用目的の特定と通知義務
個人情報保護法では、個人情報を収集・利用する場合、利用目的をあらかじめ特定し、本人に通知または公表することが義務付けられています。このルールは、個人情報の有用性を担保しつつ、不適切な利用を防ぐために必要なものです。たとえば、顧客情報を収集する場合、商品の販売や配達といった具体的な利用目的を明確に伝える必要があります。未通知の利用や目的外利用は法律違反となり、罰則の対象となる可能性があるため注意が必要です。
収集と利用の際の注意点
個人情報を収集する際には、適法かつ公正な手段を用いることが求められます。また、必要以上の情報を収集することも避けるべきです。具体例としては、顧客の年齢や住所といった情報を収集する場合、それが利用目的に直接関連しないのであれば取得してはいけません。さらに、収集した情報を法的に定められた利用目的以外に使用する場合、あらためて本人の同意を得る必要があります。
第三者提供の際に守るべきルール
個人情報を第三者に提供する際には、本人の同意を事前に得ることが必須です。この同意は明示的である必要があり、単に「同意した」とみなす黙示的な判断は認められません。ただし、法令に基づく場合や命令機関への協力が必要な場合は例外とされています。さらに、提供する情報の内容や理由について記録を残す義務もあるため、適切な管理が求められます。
開示、訂正、利用停止を求められた場合の対応
個人情報保護法では、本人が事業者に対して、自身の情報の開示、訂正、あるいは利用停止を求める権利を保障しています。このような請求を受けた場合、事業者は速やかに対応しなければなりません。例えば、誤った情報が登録されている場合には、正確な情報に訂正する責任があります。また、情報の利用が目的外であると判断された場合、その利用を停止する必要があります。対応が遅れたり拒否したりすることは違法行為とみなされるリスクがあります。
子どもの個人情報に関する特別なルール
未成年者、特に小学生以下の子どもに関する個人情報の取り扱いについては、より厳格なルールが定められています。具体的には、保護者の同意を得ることが強く推奨されます。たとえば、ゲームアプリや教育関連サービスが子どもの情報を収集する場合、事前に保護者にその内容と目的を伝え、同意を得ることが必要です。このような取り扱いは、子どもを不正利用やプライバシー侵害から守る重要な手段となります。
個人情報漏えいとその対策
個人情報漏えいのよくあるケース
個人情報漏えいの原因としてよく挙げられるのは、ヒューマンエラーやサイバー攻撃です。例えば、従業員が誤って個人情報を含む資料を外部に送付してしまうケースや、パスワード管理が不十分なために外部から不正アクセスを受けるケースがあります。また、紛失や盗難により紙ベースの書類やUSBメモリなどが外部に渡る場合も、典型的な漏えい経路と言えるでしょう。これらは個人情報保護法に基づき、事業者が適切に防止策を講じる責任があります。
漏えいが起きた際の対応策
万が一、個人情報漏えいが発生した場合には、迅速かつ適切な対応が求められます。まず、事案の内容を詳細に把握し、影響範囲を特定します。その後、被害拡大を防ぐための応急措置を行い、漏えいの対象となった個人に状況を通知する必要があります。また、個人情報保護委員会への報告義務があるため、法律に則った手続きが不可欠です。これらのプロセスを迅速に実行する体制を整備しておくことが、企業の信頼を守るために重要です。
情報漏えい防止のための基本的なセキュリティ対策
個人情報漏えいを防止するためには、基本的なセキュリティ対策が必要です。パスワードの定期的な変更や二要素認証の導入といった技術的対策に加え、従業員への教育や啓発を通して情報リテラシーを高めることが不可欠です。また、不正アクセスを防ぐためのファイアウォールや暗号化技術の活用、アクセス権限の最小化なども効果的です。このような取り組みが、個人情報保護法の遵守だけでなく、企業のリスク管理強化にも繋がります。
罰則や改善命令の内容
個人情報保護法に違反して個人情報を不適切に取り扱った場合、罰則が科される点に注意が必要です。例えば、不正に個人情報を提供した場合には、個人に対して1年以下の拘禁刑または100万円以下の罰金が科される可能性があります。さらに、事業者が組織として関与した場合、法人には1億円以下の罰金が科されることもあります。加えて、個人情報保護委員会から業務改善命令を受ける場合もあるため、法令を遵守する体制を整えておくことが求められます。
企業に求められる体制整備
個人情報の適正な取り扱いのためには、企業全体で体制を整備することが必要です。まず、責任者を明確にし、個人情報保護方針を策定します。次に、従業員への研修を実施し、情報管理の重要性を共有します。また、内部監査や個人情報管理システムの導入を通じて、漏えいや不正使用のリスクを最小限に抑えます。これらの取り組みを継続的に実施し、改善を図ることで、個人情報保護法への適応を確保することができます。
改正個人情報保護法のポイント
令和3年改正で何が変わったのか？
令和3年（2021年）の個人情報保護法改正では、デジタル化の進展やグローバル化に対応するため、いくつかの重要な変更が加えられました。主なポイントとして、個人情報漏えいが発生した際の報告義務が強化され、厳格な対応が求められるようになった点が挙げられます。具体的には、一定の基準を超える漏えい事案において、個人情報保護委員会への迅速な報告と、本人通知が義務付けられました。また、新たに「仮名加工情報」という区分が導入され、個人情報の利活用と保護のバランスを取る施策が強化されています。
個人関連情報の定義と対応
改正法では、「個人関連情報」という概念が新たに導入されました。個人関連情報とは、直接的には特定の個人を識別できない情報のことを指し、例えば、クッキー（Cookie）やブラウザの閲覧履歴などが該当します。これらの情報が、他のデータと結びつけて個人が特定可能となる場合には、個人情報として取り扱う必要があります。そのため、企業はこれらの情報を収集・利用する際も、適切な対応を行うことが求められます。
国外での個人情報取り扱いに関する変更点
令和3年改正では、国外への個人情報の提供に関する規制が強化されました。国外にデータが移転される際には、移転先の国・地域が日本と同等の保護水準を有しているかを確認し、必要に応じて契約を締結するなどの対応が必要となりました。また、これには、クラウドサービスや国外委託が含まれるため、企業はグローバルな取引やITサービスの利用において特に注意が求められます。
中小企業における対応方法
改正後の法律は、規模の大きな企業だけではなく、中小企業にも影響を及ぼします。例えば、個人情報漏えい時の報告義務や本人通知義務、利用目的の公表などはすべての事業者に適用されます。そのため、中小企業であっても、自社が保有する個人情報の管理状況を改めて確認し、適切なセキュリティ対策を施すことが必要です。また、従業員教育を通じて、法律の重要なポイントを関係者全体で共有することが推奨されます。
改正に対応するための準備の手順
改正個人情報保護法への対応を円滑に進めるためには、いくつかの手順を踏むことが重要です。まず、保有する個人情報や個人関連情報の現状を把握し、収集、利用、保管、提供のフローを見直します。そのうえで、必要な規定や契約書の改訂を行い、システム上のセキュリティ対策も強化することが求められます。また、改正法に対応するため、全従業員に対する教育や研修を実施し、全社的に意識を高めることも大切です。これにより、個人情報を適正に取り扱い、社会的信頼を維持することができます。
