コトラ（広報チーム） 
外資系企業のセクレタリーとは
セクレタリーの基本的な役割と仕事内容
セクレタリーの主な役割は、上司やチームの業務を円滑に進めるためのサポートを行うことです。具体的には、スケジュール管理、出張手配、社内外の連絡対応、電話やメールの管理、文書作成、会議準備など、多岐にわたる業務をこなします。その中でも、上司のパフォーマンスを最大限に引き出すための環境づくりが求められるため、高度なサポート力が必要です。
また、セクレタリーの仕事内容は企業の業態や上司の職位によって大きく異なります。例えば、「個人付き」の場合、特定の役員や幹部の業務をサポートするのが主な責務となりますが、「グループセクレタリー」の場合、複数の部署やチームを横断して支援することも多いです。
これらの業務を効率的に遂行することで、上司の時間とエネルギーを最適化し、会社全体の業務効率向上に貢献する重要なポジションとなっています。
外資系企業でのセクレタリーの特徴
外資系企業のセクレタリーは、国内企業のそれと比較して、求められるスキルの幅が広いのが特徴です。特に国際的なビジネス環境では、多文化対応力や英語力が重要となります。海外のクライアントや外国人上司とのやり取りが日常的に発生するため、言語だけでなく文化の違いを理解し、迅速かつ適切に対応する能力が求められます。
また、外資系企業のセクレタリーには「エグゼクティブ・セクレタリー」として、上司の個人的な業務サポートを含めることも一般的です。たとえば、プライベートなスケジュールの調整や家族のサポートといった、業務外の依頼に応じることもあります。このように、単なる事務の役割に留まらず、上司の右腕として活躍することが期待されます。
さらに、外資系企業ではより結果重視の文化が強いため、セクレタリーに対しても高い自己管理能力や効率性が求められます。そのため、採用においては英語力に加えて国際秘書検定やCPS（Certified Professional Secretary）などの資格が重視されるケースもあります。
国内企業との違い：求められるスキルセット
外資系企業のセクレタリーと国内企業のそれとの間で大きな違いとなるのは、「求められるスキルセット」とその適用範囲です。国内企業では一般的に、セクレタリーの業務は特定の役員やチームに限定されることが多いのに対し、外資系企業では幅広い業務領域をカバーすることが求められます。
特に言語の壁がある外資系企業では、高度な英語力は欠かせません。ただ、求められるのは単なる語学力ではなく、ビジネスシーンに適したコミュニケーション能力が含まれます。たとえば、多国籍チーム間の調整業務を行う際には、相手の文化や仕事のスタイルを把握しながら、効率的かつ敬意をもって対応することが求められます。
さらに、問題解決能力や柔軟性も他の職場以上に重視されます。急なタスクの振り分けやトラブルへの対応が日常茶飯事であるため、適切な優先順位付けや冷静な対応力が必須です。国内企業ではこれらの能力がある程度範囲内で求められるのに対し、外資系企業ではその水準が非常に高く設定されています。
外資系セクレタリーに必要な能力
高度な語学力：英語を活かす秘訣
外資系企業でのセクレタリーには、特に高度な英語力が求められます。外国人上司がいる場合、日常的に英語を使ったコミュニケーションが必要であり、これには口頭でのやり取りだけでなく、メールやレポート作成も含まれます。ビジネスレベルの英語に加え、業界特有の専門用語や文化的なニュアンスを理解する能力も重要です。また、仕事の中で効率的に英語力を活かし、日々の業務をスムーズに進めるためには、自己研鑽が不可欠です。例えば、オンライン英会話やビジネス英語の学習ツールを利用して学びを深めることが推奨されます。
タイムマネジメント能力の重要性
セクレタリーの役割は、上司のスケジュールを管理し、優先順位を見極めながら業務の調整を行うことにあります。そのためタイムマネジメント能力は不可欠です。外資系企業では、時に複数の国やタイムゾーンを跨いだ予定を調整する必要があり、その際には効率的な時間配分が求められます。また、急な変更やトラブルにも柔軟に対応できる体制を整えることが重要です。こうした能力を高めるためには、自分自身でも日々の業務スケジュールを適切に管理し、効率的な働き方を模索することが大切です。
コミュニケーションスキルで関係を築く
外資系セクレタリーには、社内外で効果的に連絡を取り、関係を築くための高いコミュニケーションスキルが求められます。外国人上司の場合、文化や考え方の違いから生じるギャップを理解し、調整する能力が重要です。また、的確な聞き取りと相手のニーズを捉える力により、上司やチームの信頼を得ることができます。特に上司から伝えられる指示や依頼の内容を正確に理解し、それを適切に実行できることが欠かせません。この応対力は普段からの経験やフィードバックを通じて鍛えられます。
問題解決力で信頼を得る
外資系企業では予期せぬ事態に直面することも少なくありません。そのため、セクレタリーには柔軟かつ迅速に問題を解決する能力が求められます。たとえば、急な会議キャンセルやスケジュール変更への対応、さらには上司が直面する個人の課題をサポートすることもあります。こうした状況において冷静に対処し、最適な解決方法を見つけ出す力が、上司やチームからの信頼に繋がります。定期的に問題解決のスキルを振り返り、改善を図ることが成長の鍵となります。
外資系セクレタリーのキャリアパス
キャリアの多様性と選択肢
外資系セクレタリーのキャリアは非常に多様で、企業の業態や上司の職務内容によって多岐にわたります。個人付きセクレタリーとして上司のスケジュール管理や連絡調整を行う一方で、グループセクレタリーとして複数の役員や部署をサポートするケースもあります。また、業務経験を積む中でスキルを磨き、エグゼクティブセクレタリーやプロジェクトコーディネーターなど、さらに責任あるポジションにステップアップすることも可能です。
グローバルな環境での経験がもたらす価値
外資系企業でのセクレタリーの業務は、グローバルな環境で働くことが多いのが特徴です。多文化のチームや国際的な取引先と日常的にやり取りすることで、語学力や異文化理解能力が自然と養われます。こうした経験は、自身の市場価値を高めるだけでなく、国際的な視野を広げる貴重な機会にもなります。さらに、海外拠点との連携や海外出張の手配を通じ、職務の幅広さや対応力が向上します。
マネジメント層へのステップアップも可能
外資系セクレタリーとしての経験を活かし、キャリアをさらに進めることも可能です。例えば、プロジェクトマネージャーやオフィスマネージャー、さらには上級管理職への道を切り開く人もいます。特にエグゼクティブセクレタリーとしての実務経験は、戦略的な判断力やリーダーシップを磨く絶好の機会となるため、マネジメント層へのステップアップを目指す基盤となります。また、セクレタリー 一覧の中でも、高度なスキルを持つ人材はビジネスの現場で高く評価され、キャリアの選択肢がさらに広がるでしょう。
セクレタリー志望者へのアドバイス
自己研鑽のすすめ：語学や資格の活用法
セクレタリーとして成功するためには、常に自己研鑽を怠らないことが重要です。特に語学力は外資系企業で働く際に必須スキルとなります。ビジネス英語を重点的に学び、TOEICやTOEFLのスコアアップを目指すことが効果的です。また、国際秘書検定（CAP）や米国秘書資格（CPS）といった資格の取得も、就職活動やキャリアアップにおいて有利に働きます。これらの資格を取得することで、自身の実力を客観的に証明することができるため、外資系企業の厳しい選考基準を突破する武器となります。
ネットワーク構築の大切さ
セクレタリーの仕事では、関係者とのネットワークを構築しておくことが成果を上げる秘訣です。外資系企業の場合、多国籍メンバーとの協働が求められるため、信頼関係を築くスキルが必要です。社内外での業務をスムーズに進めるためには、上司や同僚のみならず、取引先や関連部署とも良好な関係を持つことが重要です。また、セクレタリーの求人情報は直接の紹介や人脈を通じて進むケースも多いので、業界のイベントに参加したり、専門のコミュニティに加入することで、ネットワークを広げる努力を怠らないようにしましょう。
日々の業務で成長するための姿勢
セクレタリーとしてのキャリアを成功させるポイントは、日々の業務を成長の場と捉えることです。業務内容は多岐にわたり、スケジュール管理、出張手配、会議準備、文書作成などが含まれますが、これらのすべてがスキルアップの機会と考えるべきです。特に外資系企業では、外国人上司や異なる文化を持つチームとの連携が求められるため、柔軟性と思いやりの姿勢が大切です。また、仕事の中で失敗や課題に直面しても、それを成長の糧と捉え、積極的にフィードバックを活かす姿勢が必要です。一覧表のように業務内容を整理する癖をつけることで、効率的な自己管理が可能になります。
