コトラ（広報チーム） 
第1章: 個人情報の利用目的の基本
個人情報利用目的を特定する重要性とは？
個人情報を適切に取り扱うにあたって、その利用目的を特定することは極めて重要です。利用目的を明確にすることで、情報の提供者が自分の個人情報がどのように利用されるのかを理解でき、安心して情報を提供できる環境を整えることができます。また、利用目的の明確化は、個人情報保護法の規定に基づき事業者が負う重要な義務でもあります。さらに、具体的な利用目的を特定することで、情報の不正利用や誤用といったリスクを最小限に抑えることが可能になります。
法律が求める利用目的の「具体性」
個人情報保護法では、利用目的を「できる限り特定」することが求められています。この「具体性」という要件は、一般的な表現ではなく、情報提供者が利用方法を予測できる程度の明確さを持たせることを意味します。例えば、「サービス向上のため」という抽象的な表現は避けるべきです。一方で、「ウェブサイトの閲覧履歴や購買履歴を基に広告を配信する」といった具体的な内容であれば、より適切です。このように詳細な表現によって、利用目的が実用的であると同時に安心感を与える形となります。
利用目的を特定する際の注意点
利用目的を特定する際には、いくつかの注意点があります。まず、利用目的は、その情報の利用範囲を逸脱しないよう慎重に設定する必要があります。過剰な範囲で収集したり、無断で目的外利用を行うと、法に抵触するだけでなく、提供者の信頼を損ねる恐れがあります。また、利用目的は一度特定された後も、変更が必要になる場合があります。その際、事業者は変更後の目的を新たに通知または公表しなければならないため、最初から適切かつ十分に考慮した目的設定を行うことが求められるのです。
個人情報保護法による基本的ルール
個人情報保護法では、提供者の権利を保護するとともに、事業者に対して一定のルールを課しています。この中で特に重要なのが、利用目的の事前通知や公表の義務です。事業者は個人情報を取得する際、どのような目的で情報を利用するのかをあらかじめ提供者に伝えなければなりません。また、この利用目的が曖昧であったり、不十分である場合には法的な指摘や指導を受ける可能性があります。そのため、利用目的の特定は法の適用において非常に重要な位置を占めることを忘れてはなりません。
第2章: 利用目的の特定に関する具体的な要件
「できる限り特定する」とはどういうことか？
個人情報を適切に取り扱うためには、利用目的を「できる限り特定する」ことが求められます。これは、個人情報保護法が定める重要な要件であり、個人情報取扱事業者が遵守すべき基本ルールの一つです。「できる限り特定する」とは、個人情報を提供する本人が、その利用方法や目的を予測・想定できる程度に明確にすることを意味します。たとえば、「お客様へのサービス向上を目的とする」という抽象的な表現ではなく、「購買履歴を分析し、関連性の高い商品をメールで案内する」といった具体的な記載が求められます。このように明確化することで、本人の安心感や信頼を高めることができます。
利用目的に基づく通知と公表のルール
個人情報保護法では、個人情報の利用目的をあらかじめ本人に通知または公表することが義務付けられています（法第17条）。これは、個人情報がどのように使用されるのかを本人が把握できるようにするためのルールです。たとえば、ウェブサイト上で個人情報を収集する場合、そのサイト内で「個人情報の利用目的に関するポリシー」を明確に記載し、ユーザーが確認できる状態にしておくことが必要です。また、通知や公表が行われない場合、後に利用目的が変更された際にトラブルが生じる可能性があります。そのため、初めに利用目的を正確に伝えることは、信頼性の高い事業運営の基本といえるでしょう。
違法・不当な行為への関与を防ぐ要件
個人情報を取り扱う際には、不適切な利用が発生しないよう、違法・不当な行為に関与しないことが求められます。たとえば、収集した個人情報を本人の意図に反して売買したり、不正行為を助長する目的で利用したりすることは法律に違反します。これを防ぐためには、利用目的を事前に明確にしておくことが重要です。また、利用目的を設定する際には、法令や社会通念に照らして合理的で妥当な内容にする必要があります。そして、利用目的の実現に必要な範囲を超えて個人情報を扱わないことも重要なポイントです。適切な運用により、社会的信頼と法令順守のバランスを保つことが可能となります。
第3章: 実務における利用目的の特定方法
事例から学ぶ適切な特定の仕方
個人情報の利用目的を適切に特定するためには、具体的な事例を参考にすることが有効です。たとえば、ウェブサイトの閲覧履歴や購買履歴を分析して、本人の趣味・嗜好に基づいて広告を配信する場合、「個人情報を利用して広告を最適化するため」と記載するのではなく、「ウェブサイトの閲覧履歴および購入履歴に基づき、対象者が関心を持つ可能性が高い製品やサービスをご案内するため」という具合に、できる限り詳細に説明することが重要です。
また、信用スコアを算出する場合も、単に「信用調査の実施」のような抽象的表現ではなく、「行動履歴を分析して信用スコアを算出し、その情報を一定の条件下で第三者に提供する」など、具体的な内容を提示する必要があります。このように詳細な記載を行うことで、本人が自身の情報の使われ方を正確に予測できる状態が実現します。
企業活動に適合した利用目的の設定
個人情報の利用目的は、企業活動との整合性を持たせることが重要です。たとえば、採用活動を行う企業では、「採用選考のため」「採用後の配属検討のため」など、具体的なプロセスに紐づけて利用目的を記載すべきです。企業の提供するサービスが多岐にわたる場合には、それぞれのサービスごとに利用目的を明確に区分することが求められます。
一方で、活動が関連性のある複数の業務にまたがる際は、「具体性」と「網羅性」のバランスが大切です。例えば「マーケティング活動を効率的に行うため」と記載するのではなく、「顧客の購買データを分析し、ターゲット広告の配信や次の商品企画に役立てるため」といった具合に具体的な用途を織り交ぜることが望ましいです。
個人情報取得前のプロセス設計
個人情報を取得する前には、事前に利用目的を適切に設定し、それを本人に通知または公表するプロセスを設計することが必要です。個人情報保護法では、利用目的を「できる限り特定」した上で、本人に分かりやすい方法で伝えることを義務付けています。この点を怠ると、本人の同意を得る機会を損ない、法令違反につながる可能性があります。
例えば、ウェブサイト上で個人情報を取得する場合、入力フォームの近くに「入力いただいた情報は、サービス提供に必要な範囲で使用し、第三者へは提供しません」といった具体的な文言を表示することで、利用目的を理解してもらうことができます。また、イベントやキャンペーンを実施する際には、参加者に配布する申込用紙や、電子的なフォームに利用目的を明記することが有効です。
さらに、プロセス設計においては、利用目的変更の可能性も考慮し、柔軟かつ透明性の高いフローを構築することが推奨されます。これにより、目的外利用のリスクを最小化できます。
第4章: 利用目的変更時のルール
利用目的変更時に求められる本人同意
個人情報の利用目的を変更する際には、個人情報保護法に基づき、原則として本人の同意が必要です。これは、利用目的の変更が当初の利用目的から合理的に認められる範囲を超える場合に特に重要となります。合理的な範囲内であれば通知や公表のみで足りますが、それを超えた範囲にわたる変更では、本人に対して変更内容を適切に説明し、承諾を得る手続きを行うことが求められます。
例えば、従来は「定期的な商品情報の提供」を目的としていた利用が、「購買履歴を分析し、行動履歴から信用スコアを算出する」という新たな目的に変更される場合、顧客自身にとって新しい利用形態が想定されていなかったため、本人同意が必須となります。この手続きにより、個人情報の適正な取り扱いを確保するとともに、本人の権利利益を守ることができます。
通知・公表が必要な場合とその例
利用目的の変更が合理的範囲内に収まっている場合でも、個人情報保護法では通知または公表の義務があります。この目的は、情報の主体である個人が自身のデータがどのように利用されるのかを把握できるようにするためです。通知や公表の手段としては、郵送、メール、ウェブサイトでの告知などが挙げられます。
例えば、既存の目的で「商品の配送」を行っていた会社が、新たに「配送遅延の顧客向け通知」に利用を拡大する場合、合理的な範囲内であるため本人同意は不要です。しかし、この場合でも、通知または公表を行う必要があります。こうした手続きにより、透明性を確保し、信頼性の高い事業運営を実現することが可能になります。
目的外利用のリスクと防止策
個人情報の目的外利用は、法律違反にとどまらず、企業の信用を大きく損なうリスクがあります。目的外利用とは、当初通知または公表された利用目的の範囲を超えてデータを使用することを指します。その結果として生じ得るリスクには、行政指導を受ける可能性や罰則の適用、さらには顧客からの信頼喪失があります。
これを防ぐためには、次の3つの対策が有効です。まず、利用目的を具体的に特定し、全従業員に対して継続的な教育を実施すること。次に、利用目的外の利用が発覚した場合に即時対応できる内部監査の体制を構築すること。そして最後に、変更時に適切な本人同意や通知・公表のプロセスを徹底することです。
これらの対策を講じることで、違法・不当な行為に関与するリスクを最小限に抑え、長期的な信頼関係の構築につなげることが可能となります。
第5章: よくある課題と解決策
不適切な利用目的設定の例と防止方法
個人情報の利用目的を適切に特定することは非常に重要ですが、不適切な設定が生じることもあります。たとえば、利用目的を「サービスの向上」や「効率的な運営」といった抽象的な表現で記載するケースが挙げられます。このような表現では、情報の提供者が自分の個人情報がどのように使われるのかを具体的に理解することは難しく、結果的に信頼を損なう可能性があります。
不適切な利用目的設定を防ぐためには、利用目的をできる限り具体化することが求められます。たとえば、「購入履歴や閲覧履歴を基に個人の趣味嗜好を分析し、関連する広告を配信する」や「採用選考のための適性診断を実施する」といった形で具体例を明示すると、情報の提供者も納得しやすくなります。また、社内の関係者との確認やガイドラインの参照を徹底し、抽象的な表現を排除する体制を整えることも重要です。
従業員個人情報の特定に関する注意点
従業員個人情報は、特に適切な管理が求められる分野です。従業員情報の利用目的として多いのは、人事考課や給与管理、勤務実績の記録などですが、これらも過度に広範で包括的な表現にならないよう注意が必要です。たとえば、「従業員情報を会社業務に利用」といった表現では具体性に欠け、従業員が懸念を抱く可能性があります。
従業員の個人情報を利用する際には、利用目的を「給与計算の実施」「福利厚生サービスの提供」「能力開発のための研修計画の策定」など明確に分けて記載するようにしましょう。また、本人からの同意を適切に取得し、その同意内容を記録することも求められます。従業員が利用目的を十分に理解し、納得できる体制を整えることが信頼構築の鍵となります。
法改正への対応：柔軟性を持たせる方法
個人情報保護法は頻繁に改正が行われており、事業者にはその変更内容への柔軟な対応能力が求められます。具体的には、改正によって追加された要件や範囲に適合する形で利用目的を見直し、必要に応じて通知や公表を行うことが必要です。たとえば、2022年4月に施行された改正では、より細分化された範囲で利用目的を特定する対応が求められました。
法改正に対応するためには、最新のガイドラインを積極的に把握するだけでなく、社内で迅速に共有できる体制を整えることが重要です。また、あらかじめ利用目的を設定する際に一定の柔軟性を持たせることも効果的です。具体的な表記例を挙げると、「マーケティング課題の解決に資するための情報分析」や「新たなサービス提供のためのプロセス改善」であれば、用途の範囲が明確でありながら、法改正にも適応しやすい内容と言えます。
また、ガイドラインの変更に備え、継続的に専門家やコンサルタントの意見を採り入れることで、正確かつ効率的な法改正対応を行う体制を構築することが推奨されます。
