コトラ（広報チーム） 
セクレタリーとは何か？その基本を押さえる
ビジネスの現場で「セクレタリー」という職種は非常に重要な役割を担っています。特に外資系企業をはじめとした国際的なビジネス環境においては、その需要がますます高まっています。セクレタリーとは、主に上司やチームのサポートを行い、業務の効率化やスムーズなコミュニケーションを支える専門職です。一口に「秘書」と聞くと個人のサポートがメインのように思われがちですが、セクレタリーの職域はより広範囲にわたります。そのため、高いスキルを持つキャリアウーマンとしての認識が豊かになっています。
セクレタリーの持つ多様な役割
セクレタリーの役割は非常に多岐にわたります。主な業務内容として、スケジュール管理や出張手配、会議の準備、資料作成、そしてチーム内外での連絡調整などがあります。特にグループセクレタリーの場合、複数の上司やチーム全体をサポートすることが多いため、多方面での業務に柔軟に対応する能力が求められます。また、外資系企業のセクレタリーは、グローバルな職場環境でのコミュニケーションが必要となるため、語学力や異文化理解力が重要なスキルとなります。
秘書との違いとは？
多くの人がセクレタリーと秘書を同じ職業として捉えることがありますが、両者には大きな違いがあります。一般的な秘書は1人の上司を専属でサポートすることが主な役割です。一方でセクレタリー、とりわけグループセクレタリーの場合は、複数の上司や場合によってはチーム全体を支援します。さらに、エグゼクティブ・セクレタリーのようなポジションになると、企業の重要な意思決定者を支援するため、より専門的で高度なスキルや知識が求められます。このように役割や対応範囲が秘書と比較して広いことがセクレタリーの特徴の一つです。
さまざまな業務範囲と対応力
セクレタリーの業務範囲には明確な線引きがない場合が多く、業務内容は勤務先やポジションによって異なります。例えば、スケジュール管理一つをとっても、上司やチームメンバーの予定を調整するだけでなく、他部署や外部顧客との連携も必要になることがあります。また、ドキュメント作成や会議資料の準備では責任感が伴い、細部にまで注意を払いながら作業を進める必要があります。このように広範囲をカバーする業務には、柔軟性と調整力が欠かせません。特に外資系企業においては、多様な文化や働き方の違いに対応する高い順応力も評価されます。
セクレタリーに求められるスキル
スケジュール管理と調整能力
セクレタリーの重要な役割の一つが、スケジュール管理と調整能力です。複数の上司やチームメンバーの予定を把握し、スムーズに業務が進行するよう調整する技術が求められます。特に外資系企業では、国内外のクライアントやチームとの調整が求められるため、高いマルチタスク能力が欠かせません。また、緊急事態や予定変更にも柔軟に対応する判断力が必要で、このスキルはセクレタリーのキャリアを築くうえで非常に重要とされます。
高いコミュニケーション力
コミュニケーション力の高さも、セクレタリーとしての成功の鍵となります。上司やチームメンバー、さらには社外関係者との円滑なやり取りを通じて信頼関係を築くことが求められます。また、ビジネスメールや電話対応においても、丁寧かつ適切な表現で相手に対応する能力が必要です。特にグローバルな環境では異文化理解を伴うコミュニケーションが発生するため、柔軟で適応力のある対応が不可欠です。
ビジネスマナーと専門知識
セクレタリーには、基本的なビジネスマナーと業界に関連する専門知識の両方が要求されます。例えば、来客応対や資料作成、会議準備などの場面では、社会人としてのマナーや礼節が求められます。また、WordやExcel、PowerPointなどのオフィススキルも実務レベルでの活用が必須です。さらに、業界特有の知識を身につけておくことで、上司の業務の補佐を効率的に進めることが可能になります。
語学力の重要性
セクレタリーの中でも特に外資系企業で活躍を目指す場合、語学力は非常に重要なスキルとなります。TOEIC600点以上、あるいはそれ以上の英語力が求められるケースも多く、バイリンガルであることがキャリアアップに直結する場合も少なくありません。外国人上司への対応や国際会議でのサポートも業務の一部となる可能性が高いため、日常会話以上の高度な言語能力が必要です。また、語学力を活かすことで、他の国籍のチームメンバーとの円滑な連携も可能になるため、セクレタリーとしての価値がより高まります。
セクレタリーのキャリアの広がり
グループセクレタリーやエグゼクティブ・セクレタリーへの道
セクレタリーのキャリアパスの一つに、グループセクレタリーやエグゼクティブ・セクレタリーへの進化があります。グループセクレタリーは、複数の上司やチーム全体をサポートするポジションで、スケジュール管理や会議準備、出張手配といった多岐にわたる業務に対応します。この役割には、複数人のニーズを的確に把握し、効率的に仕事を進める調整力と柔軟性が求められます。
さらにキャリアを積むとエグゼクティブ・セクレタリーとして、高度なスキルや専門知識を活用し、重要な役職者をマンツーマンで支えるポジションを目指すことができます。経営層の意思決定をサポートするため、企業や業界に関する深い知識や状況判断力が必要です。これらの役割に就くためには、日頃の業務を通じて実績を積み、継続的にスキルを向上させる姿勢が大切です。
外資系企業でのキャリアアップの可能性
セクレタリーのキャリアは、外資系企業でさらに大きな成長が期待できます。グローバルな職場環境での業務には、国内企業では経験しにくい多国籍チームとの連携や、異文化理解が求められる場面が多くあります。このような場では、語学力が格段に重要であり、とくに英語スキルは必須です。TOEICの高スコアやビジネス英会話の実務経験がキャリアアップの鍵となるでしょう。
また、外資系企業では業績貢献やスキルの高さに基づいた評価制度が取られているケースが多いため、実力に応じた高収入や昇進のチャンスも期待できます。こうした環境で成長することで、セクレタリーとしての市場価値をさらに高めることが可能です。
管理職やプロジェクトマネジメントへの進出
セクレタリーとして経験を積み重ねることで、管理職やプロジェクトマネジメントへの進出も目指せます。セクレタリーは、日々の業務を通じてリーダーシップやタスク管理、調整能力を鍛える機会が豊富にあります。特にプロジェクトのスケジュール調整や関係者間の調整を担当する場面では、プロジェクトマネジメントスキルが磨かれることが多いです。
こうした経験は、セクレタリーから管理職としてステップアップするための強力な武器となります。管理職になれば、チーム全体をまとめたり、戦略的な視点で業務を遂行したりする役割が期待されます。また、プロジェクトマネジメントでは、プロジェクト全体の進行を統括し、責任あるポジションでの活躍が可能となります。これによりセクレタリーという枠を超えた幅広いキャリアを築くことができるのです。
セクレタリーとして長期的に成長するには
資格取得による専門性の強化
セクレタリーとして長期的にキャリアを築くためには、関連資格を取得して専門性を高めることが重要です。特に、国際秘書検定やTOEICなどは外資系企業での需要が高く、履歴書の評価が向上するきっかけにもなります。また、資格取得はスキルを裏付ける証明となり、職場での信頼性を大きく高めることができます。さらに、資格取得の過程で新たな知識や実務スキルを習得することで、日々の業務の効率化につながります。
スキル向上のためのトレーニングやセミナー
セクレタリーに求められるスキルは多岐にわたり、スケジュール管理や文書作成、語学力などの向上が常に求められます。そのため、定期的に専門的なトレーニングやセミナーに参加することが効果的です。特に外資系企業で働く場合は、ビジネスマナーや異文化コミュニケーションの研修が役立ちます。また、ITツールや最新の業務ソフトの使い方を学ぶことで、業務効率をさらに高めることができます。
自己成長を追求するための姿勢
セクレタリーとしての長いキャリアを実現するためには、自己成長を追求する前向きな姿勢が不可欠です。日々の仕事を通じて得られる学びを大切にし、最新のトレンドや業界の知識を常にキャッチアップする努力が求められます。また、自分自身の目標を明確に設定し、それに向けて計画的にスキルを磨くことで、モチベーションを維持することができます。この継続的な努力が、キャリアの幅を広げる鍵となります。
ネットワーク構築とコミュニティへの参加
セクレタリーとして成長するには、同じ職種や関連分野の人々と交流するネットワークを構築することが効果的です。専門的なコミュニティやネットワーキングイベントに参加することで、他のプロフェッショナルから知識やスキルを得るだけでなく、キャリアの新しい機会を見つけることができます。特に外資系企業で働く場合、グローバルな視野を持つ人々とつながることが重要です。また、こうしたつながりは、業界内での信頼を築く重要なステップにもなります。
