コトラ（広報チーム） 
総務職の面接とは？基本を押さえよう
総務職の役割と必要なスキル
総務職は、企業運営を支える「企業のバックボーン」と呼ばれる存在です。その役割は多岐にわたり、社員が働きやすい環境を整えるための業務全般を担っています。具体的には、備品やオフィス管理、社内イベント運営、文書作成・管理、株主総会の対応など、企業活動を円滑にする重要な役割を果たします。
必要とされるスキルには、基本的な事務処理能力やパソコンスキル、マルチタスクをこなす能力が含まれます。また、幅広い業務を調整するため、コミュニケーション能力やスケジュール管理能力も求められます。さらに、臨機応変な対応力や課題解決能力も重視されるため、業務への柔軟な対応力が重要となります。
総務職の面接で重視されるポイント
総務職の面接では、企業は主に適正や志望動機、過去の経験を通じた業務スキルを評価します。具体的には、応募者が「どれほど総務業務を具体的に理解しているか」「幅広い業務を効率的に調整できるか」といった点が重視されます。
また、総務職は人と接する機会が多く、社員をサポートする仕事でもあるため、「自己中心的ではないか」「他の社員に真摯に寄り添えるか」といった人間性も重要な評価ポイントです。さらに、志望動機を通して応募者の柔軟性や熱意、自分のスキルを企業のためにどう活かしたいかを的確にアピールすることが採用において大きな鍵となります。
中途採用と新卒採用での違い
総務職の面接は、中途採用と新卒採用で求められるポイントが若干異なります。中途採用の場合、即戦力としての経験や実務スキルが重視されます。そのため、過去の職務経験を具体的に説明し、どのように業務に取り組み課題を解決したかを語ることが重要です。
一方、新卒採用では、豊富な経験よりもポテンシャルや成長意欲が評価されます。総務の業務の幅広さに関心を持ち、「社員を支える」という仕事への情熱や、人と協力する姿勢が伝わるようにアピールすることがポイントです。いずれの場合も、企業が求めるスキルセットや人物像を意識した回答を心がける必要があります。
企業が求める「即戦力」とは？
特に中途採用における総務職面接では、企業が「即戦力」をどのように定義しているかを理解することが重要です。ここでの「即戦力」とは、入社後すぐに業務を遂行できるスキルのことを指します。例えば、労務管理の知識やオフィスソフトの熟練度、スケジュール調整力、備品管理経験などが該当します。
また、「即戦力」には単純なスキルや知識だけでなく、課題を素早く把握し、自主的に解決へと導く能力も含まれます。そのため、面接では過去の経験を例に挙げながら、自分がどのように問題を解決し成果を上げてきたかを具体的に伝えることが求められます。これにより、企業が抱えるニーズと自身のスキルとのマッチングを採用担当者にスムーズにアピールできます。
総務職の面接で聞かれる定番質問とその意図
自己紹介や経歴に関する質問
総務職の面接では、まず自己紹介や経歴に関する質問がよく投げかけられます。この質問の意図は、応募者の職務経験やスキル、これまでの業績を簡潔に把握することにあります。また、質問を通じて、応募者のコミュニケーションスキルや論理的な説明能力も見られていますので、簡潔かつ明確に話すことが大切です。
回答の際には、これまでの職歴や経験を簡潔に述べ、総務 面接で重視されるスキルが含まれていることをアピールしましょう。例えば、コミュニケーション能力や事務処理能力に関する具体的なエピソードを交えることで、面接官に良い印象を与えることができます。
志望動機と適正判断の質問
「なぜ当社の総務職を希望するのか」といった志望動機に関する質問も、総務職の面接で非常に重要です。この質問の背景には、企業と応募者の価値観や目的が一致しているか、自社で活躍できる人材かどうかを確認する意図があります。また、総務業務に対する興味や働く目的意識についても見られるポイントです。
回答の際には、応募企業の特徴や業務内容を理解した上で、具体的に自分がどのように貢献できるかを語ることが重要です。「社員が働きやすい環境を整えたい」や「人に喜ばれるサポート業務にやりがいを感じる」など、総務職らしい志望動機を熱意を持って伝えましょう。
総務の具体的な経験やスキルに関する質問
総務職では、実際にどのようなスキルや経験を持っているかを確認する質問が多く出されます。たとえば、「事務処理能力や備品管理の経験はありますか？」、「文書作成能力をどのように高めてきましたか？」といった具体的な質問が挙げられます。このような質問を通じて、応募者が即戦力として働けるかどうかを見極めようとする意図があります。
回答では、これまでの経験を簡潔に述べるだけでなく、具体例を挙げてアピールしましょう。たとえば、「数百名規模の備品管理を効率化した経験」や「円滑な社内コミュニケーションを実現させた工夫」など、過去の業務実績を具体的に伝えると効果的です。
トラブル対応や業務効率化の経験を問う質問
総務職は多様な業務をこなし、しばしば予想外のトラブルにも対応する必要があります。そのため、「これまでに経験したトラブルをどのように解決しましたか？」や「業務フローの改善実績はありますか？」といった質問が出ることも多いです。この質問の狙いは、応募者の問題解決能力や業務効率化に関する視点を確認することです。
回答では、これまで経験した具体的なトラブルや課題を挙げ、その際にどのように対処し、どのような成果を得たのかを明確に述べましょう。例えば、「備品不足の問題を迅速に分析し、代替案を短期間で実施した」や「書類管理の電子化により、年間X時間の業務削減を実現した」など、成功したエピソードで説得力を持たせることが大切です。
好印象を与える回答術と準備のコツ
質問の意図を正確に読み取る方法
総務職の面接では、質問に込められた意図を正確に読み取ることが重要です。企業側は質問を通じて、応募者が求めるスキルや経験を持っているか、また総務職に対する適性を持っているかを判断します。例えば、「これまで最も苦労した経験は何ですか？」という質問では、あなたの課題へのアプローチ力や、総務職に向けた問題解決力が見られています。このように質問の背景にある意図を考え、総務の役割や目的に絡めた回答を準備すると良いです。面接前には総務職に求められるスキルや業務内容を詳細に再確認し、関連するエピソードを整理しておきましょう。
STAR法で論理的に語るポイント
回答を論理的に組み立てるためには、STAR法を活用することをおすすめします。STAR法とは「状況（Situation）、課題（Task）、行動（Action）、結果（Result）」を順に説明する方法です。たとえば、総務職におけるトラブル対応経験を問われた場合、「オフィス内の急なシステムトラブル（状況）」において、「迅速な復旧を依頼され（課題）」、「専門業者との調整や社員への周知を行い（行動）」、「業務復旧を予定より早く実現できた（結果）」というように話すと、具体的かつ説得力のある回答になります。この手法は回答を簡潔に分かりやすく整理するのに役立ち、面接官に好印象を与えることができます。
自分の強みを具体的なエピソードで示す
総務職の面接では、自分の強みを実績や具体的なエピソードを交えて説明することが大切です。「コミュニケーション能力が高い」「業務効率化が得意」という強みだけを伝えるのではなく、それが実際に役立った経験を補足しましょう。例えば、「業務効率化に取り組む中で、備品管理システムを見直し、コストを20％削減した」などの事例を挙げると、具体的な成果を通して説得力のあるアピールが可能です。また、過去の経験が応募する企業の総務業務にどう応用できるかを結びつけることで、即戦力としての評価を高めることができます。
ネガティブな質問への建設的な対応
面接では、「これまでの仕事で失敗した経験」や「苦手なこと」などネガティブな質問が投げかけられることがあります。この場合、単に弱みを語るのではなく、そこから何を学び、どう克服したのかを明示することが重要です。例えば、「スケジュール管理が苦手だったが、総務職としてミスを減らすためにタスク管理ツールを活用し、事務作業の遅延を削減した」といったエピソードを話すことで、自分の成長過程や適応力をアピールできます。ネガティブな質問は裏を返せば成長意欲や改善能力を示すチャンスなので、前向きな姿勢で回答しましょう。
逆質問でアピール！採用担当者の心をつかむ方法
逆質問の目的を理解する
逆質問は、面接の最後に行われることが多い重要なやり取りです。これは応募者が企業に対する理解と興味を示し、さらに自分の適性や意欲をアピールする場でもあります。特に総務職の面接においては、企業全体を支える業務内容への関心を示す質問が効果的です。逆質問を上手に活用することで、自己アピールがより自然で印象的になります。
職務内容に関する具体的な質問例
職務内容について具体的な質問をすることは、仕事の実際に関心があることを示す良い方法です。例えば「現在、総務部が最も注力している業務は何ですか？」や「総務部として労務管理を効率化するために活用しているツールやシステムはありますか？」などの質問が挙げられます。これらの質問は、業務内容を深く理解しようという姿勢を見せることができ、面接官に良い印象を与えられます。
企業文化や将来性に関する質問例
企業文化や将来的な方向性についての質問は、応募者自身がその企業と長期的な関わりを希望していることを伝えられます。例えば「社員の働きやすい環境づくりに力を入れている部分はどのようなところですか？」や「総務部門が今後目指す方向性について教えていただけますか？」などの質問が効果的です。総務は社員全体をサポートする役割を担うため、企業文化への理解とその適合性を示すことがポイントです。
逆質問を通じた自己アピールの方法
逆質問は単なる疑問を解消する場ではなく、自分の強みや仕事に対する適性をさりげなくアピールする方法でもあります。例えば「総務部では多種多様な業務に携わると伺いましたが、私は以前◯◯業務を担当し、優先順位をつけながら効率よく進めた経験があります。この経験は活かすことができそうでしょうか？」といった質問をすれば、面接官に具体的なスキルセットを伝えながら企業理解を深める意欲を示せます。このような質問を通じて、総務職としての適性ややる気を効果的にアピールしましょう。
