コトラ（広報チーム） 
履歴書作成の基本ルールを理解しよう
履歴書の役割と重要性
履歴書は、転職活動においてあなた自身を相手に伝える最初の手段です。学歴や職歴、保有資格などの基本情報を整理して提供し、採用担当者にあなたの人となりやスキルを理解してもらう役割を果たします。ただ情報を並べるだけでなく、志望動機や自己PRを通じて「なぜこの会社で働きたいのか」という意欲を伝えることができます。したがって、履歴書の完成度は書類選考を通過するための鍵となり、転職活動の成功や次のステップである面接に繋がる重要な書類です。
フォーマットの選び方とテンプレートの活用
履歴書のフォーマットを選ぶ際には、自分のスキルや経験を最も効果的に伝えられるものを選ぶことが重要です。例えば、職務経験が豊富な方であれば職歴欄が広いフォーマットが適していますし、志望動機をしっかりアピールしたい方は志望動機欄が充実しているテンプレートを活用すると良いでしょう。また、厚生労働省が推奨する標準的なテンプレートや、シンプルなデザインのものなど、自分の転職活動に合ったものを活用することで、効率的に履歴書を作成できます。テンプレートはPDFやWord、Excel形式で提供されている場合が多いため、自分が作業しやすい形式を選びましょう。
転職用と新卒用の違いを正しく把握する
履歴書は新卒用と転職用で求められる情報や重視されるポイントが異なります。新卒用の履歴書では主に学歴や自己PR、志望動機が重視される一方、転職用の履歴書では職務経歴や実績が特に重要視されます。また、転職用では前職との関連性やスキルの活用方法を具体的に伝えることが重要です。そのため、転職用の履歴書には職務経歴について詳しく記載する欄が設けられることが多く、アピールポイントを具体的かつ簡潔にまとめるスキルが求められます。
避けたい履歴書でのNG例
履歴書作成において避けるべきNG例としては、誤字脱字や汚れた状態で提出する、規定のフォーマットを守らない、自分が持っていない資格や実績を記載するなどが挙げられます。また、転職活動では読みやすさが特に重視されるため、文字が小さい、余白がない、情報が散らばって見づらいレイアウトも良い印象には繋がりません。さらに、写真のサイズや質が適切でなかったり、書類全体に一貫性がない場合も選考でマイナス評価となり得ます。これらのポイントを念頭に置きながら、丁寧で整った履歴書を作成しましょう。
採用担当者に好印象を与えるコツ
写真の選び方とポイント
履歴書に貼る写真は、第一印象を決定づける重要な要素です。転職活動では、身だしなみの整った写真を準備することが鍵となります。証明写真はスーツを着用し、ネクタイや髪型を整えるなど、清潔感や真面目な印象を与えることを意識しましょう。背景は白または淡い色が一般的で、サイズは縦40㎜×横30㎜が基本的な規定です。写真館や専用の証明写真ブースを活用すると、適切なクオリティの写真を簡単に準備できます。
また、撮影日から3か月以内の写真を使うようにし、転職活動にふさわしい新しい印象を与えられるよう心掛けましょう。写真が古びていると、採用担当者にマイナスの印象を与えかねません。さらに、写真の貼り付け時には貼る位置を慎重に確認し、写真がずれたり汚れたりしないよう丁寧に扱うことも大切です。
読みやすさを意識したレイアウト
履歴書は読みやすいレイアウトであることが求められます。書類全体が整然としていることで、採用担当者にプラスの印象を与えることができます。文字の大きさは適度に設定し、行間を空けて詰め込みすぎないようにしましょう。また、見出しや項目間を明確に区分けすることで、視認性を向上させられます。
特にパソコンで作成する場合は、フォントを統一し、太字や下線を必要に応じて使用すると効果的です。ただし、装飾は控えめにするのがポイントです。また、顔写真や文字、項目間でのバランスが悪くならないよう、仕上がり全体の確認を忘れないようにしましょう。読みやすさに配慮したレイアウトで、応募先への誠意を示すことができます。
誤字脱字を防ぐためのチェック方法
誤字脱字は採用担当者にマイナスの印象を与える大きな要因となるため、履歴書作成の最後には慎重な確認が欠かせません。一度書き終えたら、自分だけでなく家族や友人といった第三者にも内容の確認を依頼することが効果的です。慣れていない人ほど、自分では見逃しがちなミスに気付ける場合があります。
特に、名前や住所、会社名などの正式名称は小さなミスが命取りになることもあります。もう一つ有効な方法としては、時間をおいて見直すことです。作成直後だと注意が散漫になりやすいため、一定の時間を置いた後に再確認することで、誤字脱字を発見しやすくなります。また、パソコン作成の場合は、文法チェックツールやスペルチェッカーの活用も推奨されます。
箇条書きと文章形式の使い分け
履歴書では、情報を簡潔かつ明確に伝えるために、箇条書きと文章形式を適切に使い分けることが重要です。例えば、職歴や資格など数値や事実を羅列する場面では箇条書きを用いると、採用担当者が一目で内容を把握しやすくなります。一方で、自己PRや志望動機など、自分の考えや熱意を具体的に伝えるべき部分では、文章形式を使う方が効果的です。
注意点として、箇条書きを使う際には各項目を簡潔かつ均等な長さで記載することが求められます。また、文章形式の場合でも、一文をダラダラと長くするのは避け、簡潔かつ的確にまとめることを意識してください。こうした形式の使い分けをマスターすることで、採用担当者にとって読みやすく、内容が伝わりやすい履歴書を完成させることができます。
志望動機や自己PRを効果的に書く方法
志望動機に採用担当の興味を引く言葉を入れる
履歴書の中でも特に重要とされる志望動機部分は、採用担当者の目に止まりやすい内容が求められます。まずは応募企業の事業内容や理念をしっかり理解し、それに共感したことを具体的に述べましょう。「なぜその企業を選んだのか」を応募者本人の価値観や転職活動の目的に結びつけることで説得力が増します。また、「具体的にどのように貢献できるか」を加えることで、積極的な姿勢を印象付けることができます。たとえば「貴社の〇〇事業における飛躍的な成長に感銘を受け、自身の〇〇のスキルを活かして貢献したいと考えています」というように、相手にとってメリットが明確に伝わるよう工夫しましょう。
自己PRに具体的な事例を盛り込む
自己PRでは、自分の強みをただ羅列するだけではなく、具体的なエピソードを交えることで説得力を持たせることが重要です。たとえば、数値で示せる実績や困難を乗り越えた経験を盛り込むことで、これまでの職務経験やスキルの具体性をアピールできます。たとえば、「前職では〇〇を担当し、前年比120％の業績向上を達成しました」といった形で成果を明示しましょう。転職活動において採用担当者は多くの候補者と比較検討を行うため、印象に残るエピソードを選び、読み手に「この人と一緒に働きたい」と思わせる内容を作るよう心掛けてください。
業種や職種ごとのポイントを意識する
業種や職種によって採用担当者が求めるポイントは異なるため、履歴書を作成する際にその業界特有の特性を理解しておくことが大切です。たとえば、営業職では対人スキルやコミュニケーション能力が重視される一方、エンジニア職では技術力やプロジェクトマネジメント能力が求められることが一般的です。それぞれの職種が求める人材像を研究し、履歴書でその適性をアピールしましょう。具体的には、前職のエピソードやスキルセットが応募職種にどのように関連するのかを明確に伝えることで、採用担当者に「転職後のイメージ」が湧きやすくなります。
誠実さを感じさせる表現術
履歴書作成では、自分を良く見せたいあまりに過剰な表現や誇張をしないよう注意が必要です。採用担当者は、応募者の履歴書からその人の人間性を感じ取るため、誠実さを損なう表現や過度に専門用語を使用した書き方は避けるべきです。自己PRや志望動機では、「何ができる」ではなく「何をしたい」という視点を大切にし、企業に対する真摯な姿勢を表現しましょう。また、「〇〇を学び続けていきたい」や「〇〇のチームに貢献できる人材を目指したい」というような将来的なビジョンを加えることで、ポジティブな印象を与えることができます。採用担当者に信頼感を持ってもらえるよう、言葉の選び方にも配慮しましょう。
履歴書完成への最終チェックと提出時の注意点
印刷時に注意したい紙の選び方と整え方
履歴書を印刷する際には、質の良い紙を選ぶことが重要です。コピー用紙のような薄い紙ではなく、厚みがあり上質な紙を選ぶことで書類全体の印象が良くなります。具体的にはA4サイズの100g/m²以上の用紙が適しています。また、印刷する際には文字がかすれたり、色が薄くなったりしないようプリンターの設定を確認しましょう。さらに、印刷後には紙の端が折れたりシワにならないよう慎重に取り扱うことが大切です。履歴書は応募者の第一印象を左右する重要な書類であるため、細部まで丁寧に仕上げることが転職活動成功のカギとなります。
ファイル形式や送付方法のルールを確認
履歴書を企業に送付する際は、ファイル形式や送付方法にも注意が必要です。郵送する場合は印刷した書類を使用しますが、デジタルデータで提出を求められるケースも増えています。その際には、PDF形式で保存することを基本とし、ファイル名には自分の氏名や応募先企業名を入れると良いでしょう（例：「履歴書_山田太郎_株式会社○○.pdf」）。また、メールで送付する場合は、件名や本文も失礼のないように工夫しましょう。企業によって、指定したフォーマットやファイル形式が異なる場合があるため、応募要項や企業からの指示を事前に確認することが大切です。
提出前に自分以外の第三者による確認を依頼
履歴書完成後は、自分だけで内容を確認するのではなく、第三者の視点でチェックしてもらうことをおすすめします。友人や家族、または転職エージェントなどのキャリア相談のプロに依頼すると、誤字脱字や表現上の違和感、書き忘れなどを効果的に見つけてもらえます。自分では確認しきれない客観的な視点を取り入れることで、より完璧な履歴書に仕上げることが可能です。特に転職活動においては、履歴書の内容が採用担当者に与える印象を左右するため、慎重にチェックすることが求められます。
封筒の書き方や郵送時のマナー
履歴書を郵送する際には、封筒の書き方や郵送マナーを守ることが大切です。まず、封筒の選択においてはA4サイズの書類が折らずに入る角形2号の封筒を使用します。封筒の表には、中央に相手先の会社名と「採用ご担当者様」と明記し、左下に「履歴書在中」と赤い字で書きます。履歴書を入れる際はクリアファイルに挟んでから封筒に入れることで、書類が折れたり汚れたりするのを防ぐことができます。また、郵送する際には郵便局窓口からの発送をおすすめします。定型外郵便となる場合が多いため、正しい料金を支払ったことを確認することで安心して提出できます。最初の段階で丁寧な対応を心がけることが、転職活動を成功へ導く一歩となるでしょう。