コトラ（広報チーム） 
職務経歴書を書き始める前に準備しておくべきポイント
応募企業の求める人物像を調べる
転職活動で職務経歴書を作成する際には、まず応募企業が求める人物像を正確に把握することが重要です。企業の公式サイトや募集要項を確認し、「必要なスキル」「経験年数」「求める人材の特徴」などを詳細に調べます。また、会社のミッションやビジョン、企業文化についても理解を深めることで、職務経歴書の内容をより応募企業に合ったものに調整できます。対象企業が求める人材像に合わせた職務経歴書は、採用担当者に好印象を与える可能性が高まります。
自己分析を行い強みを整理する
職務経歴書を作成する前に、自己分析を行い、自身の強みやスキルを整理しておきましょう。これにより職務経歴書に記載するべき内容が明確になります。例えば、これまでの仕事でどのような成果を上げてきたのか、どのようなスキルを活かして業務を遂行してきたのかを振り返ります。また、自分の経験が応募企業にどのように貢献できるのかを考えるのも重要です。自己分析を通じて、職務経歴書の中で特に強調すべきポイントを明確にすることができます。
過去の職務内容をリストアップする
職務経歴書の作成にあたっては、これまでの職務内容をリストアップして整理することが必要です。過去に就いたポジション、担当した業務、プロジェクト、業務範囲や規模について具体的に書き出しましょう。この作業を通じて、自分の経歴の中で強調すべき部分や省略しても良い部分が明確になります。また、リストアップした内容をもとに、職務経歴書に記載する順序やフォーマットを決めることもできます。
具体的な実績・成果を確認する
職務経歴書の中で注目されるのは、過去の職務を通じて得られた実績や成果です。単に「業務を担当した」と記載するだけでは不十分であり、具体的なエピソードや数値を盛り込むことで効果的なアピールにつなげることができます。例えば、売上を何パーセント向上させたのか、どのような課題を解決したのかなど、具体性を持たせることが大切です。また、実績や成果が応募企業が求めている人物像とどう結びつくのかを意識しながら職務経歴書に反映させましょう。
職務経歴書の基本構成と書き方のコツ
タイトル・氏名・日付の正しい記載方法
職務経歴書において、タイトル・氏名・日付の正しい記載は、基本的なマナーとして大変重要です。まず、文書のタイトルには「職務経歴書」と明記しましょう。タイトルは用紙の最上部に配置し、中央揃えで記載すると見やすくなります。
続いて、氏名はタイトルの下に記載し、読み間違いを防ぐためにフリガナを添えることが推奨されます。氏名の隣には連絡先（電話番号やメールアドレス）も記載すると、採用担当者がスムーズに連絡を取れるようになります。また、職務経歴書の日付はページの右上もしくは右下に記載するのが一般的です。日付は提出時の最新の日付を記載し、文書の新鮮さを示しましょう。
職務要約の内容と効果的な書き方
職務要約は、採用担当者が応募者の職歴を短時間で把握できるよう、重要なスキルや実績を簡潔にまとめる部分です。職務経歴書の冒頭に記載されることが多く、転職活動において大きなアピールポイントとなります。適切に作成するためには、これまでの職務内容や強み、キャリアの方向性を明確にすることが大切です。
例えば、「営業職として年間売上目標を120%達成」「リーダーとしてプロジェクトを成功に導きメンバー10名を指導」といった具体的な数字や実績を含めると、説得力が増します。また、要約部分は100～150文字程度に収めると読み手に負担をかけません。採用担当者の興味を引く内容となるよう、自分の強みを簡潔かつ魅力的に伝えましょう。
職務経歴欄に記載すべき内容
職務経歴欄は、転職経験やこれまでの業務内容を具体的に記載するセクションです。まず、過去の職歴を編年体や逆編年体の形式で整理しましょう。時系列順または最新の業務から記載し、それぞれの期間、勤務先名、職務内容、業務の具体的な実績を記載することが大切です。
採用担当者がイメージしやすいように、役職や責任範囲、使用したツール・スキル、達成した成果などを具体的に記載します。また、可能であれば業績を数値で表現することで説得力が高まります。一例として、「3年間で顧客満足度を20%向上」「売上を1000万円増加」といった実績を記載することで、自身の貢献度が明確に伝わります。
活かせるスキルや資格をアピールする方法
職務経歴書において、自身のスキルや資格をアピールすることは、採用担当者へ自分がどのように会社に貢献できるかを伝える良い方法です。特に、応募企業が求めるスキルや経験を意識的に記載することがポイントです。
例えば、IT業界での転職を希望する場合、プログラミング言語や開発経験、使用ツール（例：Python、Java、Gitなど）を具体的に記載しましょう。また、取得している資格も忘れずに記載します。資格は仕事に活用できるものであれば、特に重要視されるポイントです（例：「ITパスポート」「TOEIC 850点」など）。さらに、これらのスキルや資格が実際にどのような場面で役立ったかも補足すると説得力が増します。
履歴書との違いと職務経歴書で注意すべきポイント
履歴書と職務経歴書の役割の違い
転職活動において、履歴書と職務経歴書はそれぞれ異なる役割を果たします。履歴書は主に応募者の基本情報やこれまでの学歴、職務履歴を簡潔に記載するもので、採用担当者にとって全体像を把握するための資料にあたります。一方、職務経歴書は過去の業務内容や実績、身につけたスキルを具体的かつ詳細に伝えることを目的としています。採用担当者は職務経歴書を通して、応募者の経験がどのように企業に貢献できるかを評価します。このように、履歴書と職務経歴書は相互に補完し合う役割を持ち、どちらも欠かせない書類です。
フォーマットやレイアウトの決め方
職務経歴書のフォーマットやレイアウトを決める際には、自身の経歴に適した方式を選択することが重要です。主に「編年体形式」「逆編年体形式」「キャリア形式」の3種類があります。編年体形式は時系列で業務内容を記載する方法で、キャリアの流れを整理して伝えたい場合に適しています。逆編年体形式は最新の職務から記載する方法で、直近の実績やスキルをアピールしたい場合に有効です。キャリア形式はプロジェクトごとやスキルごとに経歴をまとめる形式で、専門性の高い職種やプロジェクト型の業務に携わった人に向いています。応募先の特徴や自分のアピールポイントに合わせて最適なフォーマットを選ぶことがポイントです。
誤解を招かないための表現方法
職務経歴書を作成する際には、誤解を招かない表現方法を意識することが必要です。採用担当者にとって分かりやすく簡潔な言葉を使うのが基本であり、専門用語や略語を多用する場合には、その内容を補足説明する心配りが重要です。また、主観的な表現は避け、具体的な数値や結果を用いて客観的に自分の実績をアピールしましょう。例えば、「営業実績を大幅に向上させた」という表現ではなく、「16ヶ月で売上を前年比120％に達成した」といった明確なデータを示すことで、より説得力のある職務経歴書に仕上げることができます。
記載内容の一貫性を確保する重要性
職務経歴書では、記載内容の一貫性を確保することが大切です。履歴書に記載した職歴や日付と矛盾が生じると、採用担当者から信頼を損なう可能性があります。たとえば、履歴書の職歴で「2020年4月～現在」と記載した内容が、職務経歴書では「2020年4月～2022年3月」と異なっていると、事実確認の手間を増やすばかりか、不正確な印象を与えてしまいます。また、スキルや実績の表現も一貫性を保つことが必要です。これにより、自分のキャリアが自然に納得のいく筋道で進んできたことを採用担当者に伝えることができます。一貫性を意識することで、より信頼性のある書類を作成することが可能です。
採用担当者に伝わる魅力的な職務経歴書を作るポイント
実績を具体的な数値やエピソードで示す
職務経歴書の中で実績を具体的な数値やエピソードで示すことは非常に重要です。例えば、「売上を20%向上させた」「チームリーダーとしてプロジェクトを3ヶ月前倒しで完了させた」など、数字を用いて成果を明確化すると、採用担当者にあなたの能力が伝わりやすくなります。また、具体的なエピソードを交えることで職務上のスキルや経験がより説得力を持ちます。転職において、実績を具体的に記載することが選考通過の鍵となることも少なくありません。
簡潔でわかりやすい文章を心がける
職務経歴書は、簡潔かつわかりやすく書くことが大切です。情報が過剰に詰め込まれていると採用担当者が読むのに苦労し、アピールポイントがぼやけてしまうことがあります。一文を短くし、箇条書きや段落分けを使用して内容を整理すると良いでしょう。また、専門用語や略語を使う場合は可能な限り適切に説明を加え、誰でも理解できる表現を心がけてください。
応募先に合わせたカスタマイズの重要性
応募する企業や職種によって求められるスキルや経験は異なります。そのため、職務経歴書を応募先に合わせてカスタマイズすることが重要です。募集要項を詳細に確認し、求められるスキルや資格と一致する経験や実績を優先的に記載しましょう。採用担当者が「この人材は自社のニーズにぴったりだ」と感じられる具体的な内容を盛り込むことが大切です。転職活動では、汎用的な職務経歴書ではなく、ターゲットに合わせた個別の内容で勝負することを意識しましょう。
客観的な視点でチェックする方法
作成した職務経歴書は、客観的な視点でチェックすることも必要です。自分では完璧だと思っていても、誤字脱字や不自然な表現が含まれている場合があります。信頼できる第三者にチェックを依頼することで、自分では気づけなかった改善点や表現の改善案を得られる可能性があります。時間に余裕がある場合は、数日間寝かせてから再度見直すことで、より良い職務経歴書を完成させることができるでしょう。
テンプレートやサンプルの活用術
職務経歴書をゼロから作成することに不安を感じる場合は、テンプレートやサンプルを活用するのも一つの方法です。職種や業界に応じた職務経歴書の例を参考にすることで、記載すべき内容や適切なレイアウトを把握できます。また、dodaなどの転職サイトでは無料でダウンロード可能なテンプレートを提供している場合が多く、これらを活用することで効率的に職務経歴書を仕上げることができます。ただし、そのまま流用するのではなく、自身の経験やスキルに合わせたカスタマイズを忘れないようにしましょう。