コトラ（広報チーム） 
事務職の職務経歴書の基本構成とは
事務職の職務経歴書は、今までの経験やスキルを明確にアピールするために非常に重要な書類です。採用担当者にとっては、応募者の能力や適性を判断する重要な情報源となるため、正確かつ具体的に記載することが求められます。特に事務職では幅広い業務内容があるため、自身の経験や成果を過不足なく整理し、魅力的に見せる工夫が必要です。
職務経歴書に必要な基本要素
職務経歴書に最低限含めるべき要素は以下の通りです：
- 職務要約：これまでのキャリアを簡潔に要約した部分。
- 職務内容：過去に担当した業務の詳細な内容や役割。
- 実績・成果：具体的な実績や取り組みの成果を記載。
- スキル・資格：事務職において重要なスキルや保有資格。
特に、事務職では「書類作成」「データ入力」「顧客対応」などの具体的な担当業務に触れることで、採用担当者に正確なスキルのイメージを与えることができます。また、実績を数値で表すことも効果的です。たとえば、「毎月100件以上の書類を正確かつ迅速に作成」などの具体的な数字を入れると、説得力が増します。
事務職特有の情報をどのように記載するか
事務職特有の情報を記載する際は、「業務の幅広さ」と「細やかな対応力」を強調することが重要です。例えば、以下のような内容は事務職特有の情報として高く評価されます：
- PCスキル（特にExcelやWordなどのオフィスソフトの操作能力）
– 書類整理やデータ入力の正確性
- 社内外のコミュニケーション能力（電話応対やメール対応など）
– 備品管理や発注の効率化の経験
これらを記載する際には具体例を示すと良いでしょう。例えば、「同時に5件の書類作成依頼をスケジュール管理を徹底して対応」「クレーム対応では全案件の初期対応を迅速に行い、円滑な解決を実現」といったエピソードを加えることで、事務職としての実力を具体的に伝えることができます。
職務経歴書を書く際のルールと注意点
事務職の職務経歴書を書く際には、いくつかのルールを守り、注意点を抑えることが大切です。
まず、書類全体は読みやすい構成を心掛けましょう。テンプレートを利用し、見出しや箇条書きを適切に配置することで情報を整理し、採用担当者が重要なポイントをすぐに把握できるように仕上げます。
また、記載内容の信憑性を高めるために、「5W1H」（いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのように）を活用して具体的に説明することが有効です。たとえば、「いつ（2019年4月〜2022年3月）」「どこで（新宿営業所）」「だれが（総務部全体）」「なにを（50アイテムの納期管理）」という形で記載すると、詳細な情報が伝わります。
さらに、誤字脱字に注意し、正確な情報を記載することが必要です。内容に矛盾がないかや、不適切な表現を使っていないかも確認しましょう。最後に、ターゲット企業に合わせた書き方を意識することも欠かせません。応募する企業の求人情報をよく読み、その企業が求めるスキルや経験を反映させた内容に仕上げると、内定の可能性が高まります。
採用担当者が注目するポイントを押さえる
事務職に求められるスキルとアピール方法
事務職の職務経歴書を作成する際、必要なのは幅広い業務を効率的にこなすためのスキルを明確に記載することです。たとえば、PCスキルは特に重要であり、Microsoft Office製品の操作に精通している場合は具体的に記載しましょう。表計算やプレゼン資料作成を得意とするなら、それがどのようなシチュエーションで業務に役立ったかを言及することで、実践的な能力をアピールできます。
さらに、コミュニケーションスキルも採用担当者が注目する要素のひとつです。電話対応や顧客とのやりとり経験がある場合は、その実績を具体的な数値や例で説明することで説得力を持たせられます。また、「日商簿記」や「マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）」などの資格取得を記載することも、スキルの裏付けとなり、信頼感を高めるために有効です。
数値や成果に基づいた具体例を示す
採用担当者に強い印象を与えるためには、職務内容や成果を可能な限り数値化して記載することが効果的です。たとえば、「月に100件以上の伝票作成を担当し、業務効率化を図った」「受発注業務で25アイテムの製品を管理し、納期を守りつつミスゼロを達成した」など、具体的な数値を盛り込むことで実績の目に見える形を示すことができます。
また、成果を伝える際には「5W1H」を意識するとよいでしょう。いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように達成したのかを明確に記載することで、業務プロセスを採用担当者に伝えやすくなります。こうした具体例は、事務職の責任感やスキルを証明するポイントとして重要です。
適切なキーワードを活用した書き方
職務経歴書では、採用担当者が求める情報にすぐにアクセスできるよう適切なキーワードを活用することが不可欠です。「データ入力」「書類作成」「受発注管理」「顧客対応」など、事務職特有の業務に関連するキーワードを盛り込みましょう。これにより、求職者のスキルや経験が具体的かつ明確に伝わり、専門性が強調されます。
また、「効率化」「ミスゼロ」「カスタマーサポートの向上」などの成果を示すキーワードを使用するのも効果的です。これらは、過去の業務でどのように貢献したかを伝える重要な要素となるため、職務経歴書の記載内容に自然な形で取り入れましょう。適切かつ明確な表現でキーワードを使用することで、採用担当者の関心を引きつける書類作成につながります。
経験の棚卸しとエピソードの選び方
キャリアの整理方法とポイント
職務経歴書を作成する際に重要なのが、これまでのキャリアを整理することです。まずは、今までの職務経験をリストアップし、担当した業務やプロジェクトを具体的に振り返りましょう。その際、「5W1H」（いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのように）を意識して書くことがポイントです。例えば、「どの業務をどのくらいの期間担当したのか」「その業務でどのようなスキルを活用したか」を明示することで、採用担当者に実績やスキルが伝わりやすくなります。
さらに、職務経歴書を魅力的にするためには成果を具体的に示すことが大切です。例えば、月次決算資料の作成業務の場合、何枚の資料を何日で作成したのか、またその成果がどのように評価され業務改善に繋がったかといった点を盛り込むことで具体性が高まります。
事務職に特化したエピソードの選び方
事務職では、日々の業務が多岐にわたるため、一つ一つのエピソードを丁寧に選ぶことが大切です。特に評価されやすいものとしては、「効率化やコスト削減に繋がった取り組み」や「チームの業務を円滑に進めるために尽力したエピソード」などがあります。
たとえば、データ入力作業を効率化するために新しいエクセルのマクロを作成した場合、その背景と結果を詳しく記載します。このようなエピソードは、職務経歴書において「実務に即したスキル」をアピールする強力な武器となります。また、事務職に不可欠なコミュニケーションスキルを示すエピソードとして、顧客対応やクレーム初期対応のお話も加えると効果的です。
情報の優先順位を理解して記載する
職務経歴書を作成する際には、情報の優先順位を明確にすることが重要です。採用担当者は、応募者の職務経験を短時間で把握する必要があるため、最もアピールしたいポイントを冒頭に配置することを意識しましょう。特に、これまでの実績や成果を数値で示せる場合は、それを第一に記載しましょう。
例えば、「製品の受発注業務を担当し、5％のコスト削減を実現」や「年間で300件以上のデータ入力を正確かつスピーディーに達成」など、具体的な成果を冒頭に書くことで、採用担当者に強い印象を与えることができます。また、その次に業務内容やスキルの詳細を記載すると、職務経歴書全体に説得力が生まれます。
さらに、事務職における資格やPCスキルなども優先的に書き込むことで、即戦力であることをアピールできます。例えば、マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）の取得を記載するだけでも、企業に対して信頼感を与えることができます。
職務経歴書を魅力的に見せるテクニック
ビジュアルと構成を工夫する
採用担当者にとって読みやすい職務経歴書は、高い評価を得るポイントの一つです。事務職での職務経歴書では、シンプルで整然としたレイアウトが求められます。例えば、見出しや項目ごとにスペースを確保したり、文字の大きさを工夫することで、視覚的に整理された印象を与えることができます。また、フォントや行間を適切に設定し、全体の読みやすさを考慮するのも重要です。
事務職に求められるスキルや経験を伝える際は、箇条書きで項目を分けると情報が明確に伝わります。さらに、キーワードとして「職務経歴書」「事務」を要所で使用しながらスキルや成果をアピールすることで、検索でも見つかりやすくなる職務経歴書を作成できます。見た目が整っていることは、採否において良い先入観を与える要素となります。
見出しや箇条書きを効果的に活用
職務経歴書で重要なのは、情報を簡潔かつ明確に伝えることです。そのための手法として、見出しや箇条書きの効果的な活用が挙げられます。見るべきポイントがすぐにわかる見出しを設けることで、読み手に必要な情報をスムーズに提供できます。
特に、事務職の場合、業務内容を箇条書きで分かりやすく記載するのが推奨されます。例えば、「書類作成」「データ入力」「顧客対応」「備品管理」などの具体的な業務内容や、それらに伴うスキルやツールを積極的に盛り込みましょう。また、これらの内容を5W1Hの観点から整理して記述することで、担当者に詳しくかつ分かりやすく伝わる職務経歴書に仕上がります。
校正・編集で文章を洗練させる方法
職務経歴書は、文法や事実の正確性が採用担当者の印象に大きな影響を与えるため、完成後の校正・編集が必須です。文法の整合性を確認するだけでなく、専門用語や形式が統一されているかも確認しましょう。特に事務職では、正確で誤りのない書類作成能力が求められるため、誤字脱字があると大きなマイナス評価につながる可能性があります。
校正の際は、第三者に見てもらうのも効果的です。客観的な視点からアドバイスをもらうことで、見落としを防ぎ、洗練された仕上がりにすることができます。また、具体的な数値や成果を盛り込み、不必要に長い表現を削ることで、簡潔かつ魅力的な職務経歴書に仕上げることが重要です。