コトラ（広報チーム） 
営業事務の職務経歴書を書く前に知っておきたい基本
営業事務に求められるスキル・役割とは
営業事務は、営業チームのサポート役として重要な役割を果たす職種です。具体的な業務には、受発注管理、見積書や契約書の作成、顧客対応、データの集計・分析などが含まれます。そのため、正確な事務処理能力、高いPCスキル、迅速な問題解決力が求められます。また、社内外とのコミュニケーションも多いため、調整力やチームワークのスキルも営業事務には欠かせません。
特にExcelやWord、PowerPointといったツールの操作スキルは必須で、関数を活用したデータ処理や視覚的に分かりやすい資料作成の能力が評価されます。こうしたスキルを職務経歴書で具体的に記載することで、自身の強みを効果的にアピールできます。
職務経歴書の目的とその重要性
職務経歴書は、これまでの経験や実績、スキルを採用担当者に伝えるための重要なツールです。特に営業事務では、職務経歴書を通じて事務処理能力や営業チームを支えるスキルを具体的に示すことが求められます。
転職市場においては、「営業事務の職務経歴書」をどれだけ効果的に作成するかが、採用の可否を大きく左右します。そのため、自身の業務経験や実績を数字や具体例で補強しながら、採用担当者に「この人なら営業チームを強力にサポートしてくれる」と感じてもらえる内容に仕上げることが重要です。
他職種との違い：営業事務特有のポイント
営業事務と他の一般的な事務職との大きな違いは、営業活動を側面から支援する役割を担う点です。そのため、顧客対応や営業データの管理といった、営業チームの目標達成をサポートする業務が多く含まれます。また、日々の業務にはスピード感やマルチタスク処理が求められる場合が多い点も特徴です。
職務経歴書では、これまでの実務経験を通じて培った営業サポート能力や、効率的な事務処理の工夫をアピールすることが重要です。また、営業事務ならではの受注・発注管理やクライアント対応の成功事例を盛り込むことで、他職種との差別化を図ることができます。
採用担当者が求める職務経歴書の要素
採用担当者は、職務経歴書を通じて応募者のスキルや経験が自社のニーズに適しているかを判断します。そのため、営業事務の職務経歴書では、まず第一に具体性が求められます。たとえば、「見積書を作成していました」と書くよりも、「月平均50件の見積書を作成し、営業プロセスを効率化しました」といった具体的な数字や成果を記載することが有効です。
また、PCスキルや事務処理能力といったハードスキルのアピールに加え、顧客対応やチームとの連携を通じて培ったソフトスキルも重要です。こうしたバランスの取れた記載内容に加え、読みやすく整理されたレイアウトを心がけることが、採用担当者に好印象を与える職務経歴書作成のポイントです。
営業事務の職務経歴書の基本構成と書き方
職務要約：簡潔かつ魅力的にアピールするコツ
職務経歴書の冒頭に記載する職務要約は、採用担当者が最初に目にする重要な部分です。営業事務としての経験を簡潔にまとめつつ、自身の強みやスキルをわかりやすくアピールすることがポイントです。たとえば、「受発注業務や営業サポートを中心に、チームの効率化を図る取り組みを行い、◯%の業務効率向上に貢献」というように、具体的な成果を数字で示すと効果的です。また、応募する企業の求めるスキルや経験に焦点を当てて記載することで、適性をアピールしましょう。
職務経歴：具体的な仕事内容や実績を記載する方法
営業事務の職務経歴を記載する際は、これまで携わった業務内容とその成果を具体的に示すことが大切です。「1日平均◯件の受発注業務を担当」「Excelを使用して売上データの集計や分析を実施」「クライアントからの問い合わせ対応を1日平均◯件行い、トラブルの早期解決を実現」というように、業務内容を羅列するだけでなく、具体的な数字や成果を挙げることで説得力が増します。また、PCスキルのレベルや使用ツール（Word, Excel, PowerPointなど）についても具体的に記載すると、スキルのアピールにつながります。
自己PR：営業事務としての強みを効果的に伝える
自己PRでは、自分の強みを営業事務の役割に直結させて伝える工夫が必要です。例えば、「細かい業務管理と正確性を得意とし、営業チームの業務効率化を支援」「クライアント対応において、気配りや調整力を発揮し、お客様満足度を向上」というように、自分の特長を業務にどう活かしてきたかを書きます。特に、実績や具体的な成果を交え、採用担当者に「この人物が営業事務として役立つ」とイメージさせることを目指しましょう。
使用できるスキルやツールのアピールポイント
営業事務ではPCスキルが非常に重要な評価ポイントとなります。そのため、使用可能なツールや習熟度を職務経歴書に明記してください。たとえば、「ExcelでのIF関数やピボットテーブルを活用したデータ集計・分析が可能」「PowerPointでの資料作成経験あり」「Wordで契約書や提案書の作成を担当」など、具体的な経験を挙げることで採用担当者の目に留まりやすくなります。また、MOS資格やITパスポートなど、操作スキルを証明できる資格があれば、その取得状況も記載するとさらに強みをアピールできます。
営業事務の職務経歴書に記載すべき実績とエピソード
具体的な数字を活用して成果を伝える方法
営業事務の職務経歴書において、実績を具体的かつ説得力を持って伝えるためには、数字を活用することが重要です。たとえば、受発注業務で1日に対応した件数や、月間で管理した売上データの規模などを具体的に記載することで、自身の業務ボリュームや正確性をアピールできます。また、営業成績を補助する一環で行ったデータ集計の成果を、具体的な数値やパーセンテージに置き換えると、採用担当者にあなたの貢献度が伝わりやすくなります。
顧客対応・調整力の事例でアピールする
営業事務では、顧客対応や社内外との調整力が重要なスキルです。職務経歴書を作成する際には、たとえば「受発注業務で〇〇件/月の顧客対応を行い、トラブル率を△％削減した」など、具体的なエピソードを交えると効果的です。また、顧客からの問い合わせ対応や納期調整において、臨機応変に対応した経験を添えることで、コミュニケーションスキルやチームへの影響力もアピールできます。
営業サポート経験の内容を明確にする
営業事務の職務経歴書では、営業活動をどのようにサポートしたかを具体的に記載しましょう。たとえば、「営業資料の作成においてWordやPowerPointを活用し、効率的な営業活動を支援」や「CRMツールを利用した顧客データの管理・分析を行い、営業戦略の立案に貢献」など、ツールの使用レベルや作業内容を明確に伝えることがポイントです。こうした具体例により、営業の成果にどう関与してきたかが把握しやすくなります。
チームワークやコラボレーションのエピソード
営業事務の業務では、他職種との協力やチームで成果を上げる能力が問われます。職務経歴書では、たとえば「営業部門と協力し、目標達成につながる受発注プロセスを構築」や「複数部門が関わる業務フローを調整し、全体の効率化を実現」といったエピソードを記載するとよいでしょう。これにより、職務経歴書を通じて、単独作業だけでなく、多様な関係者と連携する力をアピールできます。
営業事務の職務経歴書作成を成功させるためのポイント
簡単に始められるフォーマット活用術
営業事務の職務経歴書をスムーズに作成するためには、フォーマットを活用することが非常に有効です。フォーマットを使用することで、情報を整理しやすくなり、採用担当者にも分かりやすい内容を伝えることができます。例えば、Word形式やExcelで作られた職務経歴書テンプレートを活用すると、構成を一から考える手間を省けます。また、特に営業事務では、職務要約や自己PRを明確にまとめたフォーマットを選ぶことが重要です。事務処理能力やPCスキル、営業サポートの実績が引き立つように意識して項目を整理しましょう。
間違いやすい記載・注意すべきポイント
営業事務の職務経歴書を作成する際には、記載の正確性が非常に重要です。間違いやすいポイントの一つが、業務内容に関する曖昧な記載です。たとえば、「受発注業務に携わった」というだけではなく、「1日平均30件の受発注業務を処理し、納期管理や顧客対応も担当した」と具体的に記載することが求められます。また、誤字脱字や不自然な文脈にも注意が必要です。採用担当者は、書類の内容だけでなく、文書としての完成度にも注目します。特にExcelやWordのスキルをアピールする場合、職務経歴書自体が整然としていることが説得力を高めます。
面接を意識した職務経歴書の構成
職務経歴書はただの情報提供書ではなく、面接につながる重要なツールです。営業事務として面接官が注目する点を意識して構成を整えることが大切です。具体的には、「どういった課題にどのような取り組みで貢献したのか」を明確に記載し、それについて深堀りされても応えられる準備を進めましょう。また、実績を記載する際は、数値を用いた表現を心がけます。「年間◯◯件の問い合わせ対応」「受発注業務のミス率を◯％改善」など具体的な成果があると説得力が増します。面接で職務経歴書が触れられる前提で、内容を整理することが成功のポイントです。
テンプレートや例文を活用する際のコツ
営業事務の職務経歴書を作成する際、テンプレートや例文を活用するのは時間効率を高める方法の一つです。しかし、そのまま使用するだけではあなたの経験や個性が伝わらない可能性があります。そのため、テンプレートや例文はあくまで基盤として参考にし、内容をあなた自身の実績やスキルに置き換えてカスタマイズすることが大切です。また、営業事務特有の業務に関連したキーワードや具体例を積極的に取り入れて、オリジナリティを加える工夫をしましょう。例えば、「受発注システムの効率化に貢献」や「Excelを活用したデータ集計・分析」などを組み込むと、特に好印象を与えられます。
