コトラ（広報チーム） 
面接日程変更を依頼する際の基本マナー
依頼は早めにする：迅速な行動が信頼を生む
面接の日程変更が必要になった場合、最も重要なのはできるだけ早めに連絡を取ることです。採用担当者も多忙であるため、早めに依頼することでスケジュール調整がスムーズに行えます。また、迅速な行動は誠実さを示す良い機会でもあります。メールで連絡する場合がほとんどですが、急な変更の場合は電話で伝え、その後にメールを送付することが適切です。早めの連絡は信頼関係の構築にもつながるため、日程変更が必要だと判断した段階で速やかに対応することを心がけましょう。
理由は簡潔かつ正直に：誤解を避けるポイント
面接の日程変更を依頼する場合、理由は簡潔で正直に伝えることが大切です。例えば、「家庭の急な都合」や「学業の予定」といったものはシンプルな表現でよいです。過剰に理由を説明しようとするとかえって不自然に感じられる可能性もあります。面接官に誤解を与えないためには、具体的で正直な理由を述べることが好ましいです。信頼を保つためにも虚偽の理由を述べず、誠意を持って対応してください。
候補日程を明確に提示する：相手の負担を減らす工夫
面接日程変更を依頼する際には、必ず複数の候補日程を提示しましょう。このようにすることで、採用担当者の負担を減らすことができ、スムーズに調整が進む可能性が高まります。例えば、連絡時に「◯月◯日か◯月◯日でご都合の良い時間帯があればお知らせください」と伝える形が理想的です。候補日程が明確であれば、企業側も迅速に判断を下しやすくなります。相手への配慮を意識した細やかな対応が、マナーの良さを映し出すポイントと言えるでしょう。
パターン別に対応を準備する：事前準備で安心感を与える
日程変更の依頼をする際には、あらかじめさまざまな状況に備えておくことが重要です。例えば、急な体調不良や学業の予定の変更など、よく起こり得るケースを想定しておくとよいでしょう。また、メールで連絡する場合と電話で連絡する場合の両方の対応を準備しておくことも必要です。特に電話の場合は、伝える内容をあらかじめ紙に書いておくと、緊張せずに伝えることができます。このような事前準備により、相手に安心感を与え、よりスムーズな面接日程変更が可能になります。
メールでの日程変更依頼の書き方
件名の書き方：わかりやすく簡潔に
面接の日程変更を依頼する場合のメールでは、件名をわかりやすく簡潔に書くことが重要です。件名でメールの内容が一目でわかるようにすることで、企業側の対応をスムーズに進めることができます。例えば、「面接日程変更のお願い」や「○月○日面接日程変更希望（応募者：○○）」といった形で、要件と応募者名を含めるのがおすすめです。件名が明確であるほど相手に好印象を与え、内容を素早く確認してもらいやすくなります。
本文の構成：挨拶、理由、代替案、謝罪を忘れずに
メールの本文は、挨拶から始めて、日程変更を希望する理由、代替案、お詫びの言葉を順序立てて記載するのが基本です。はじめに簡単な挨拶を述べた後、「大変恐縮ではございますが」といった丁寧な表現を用い、変更を希望する理由を簡潔に、かつ正直に伝えましょう。その後、企業側の都合を配慮しながら2～3つ程度の候補日を具体的に提示し、最後に改めてお詫びと感謝の意を伝えるよう心がけてください。このような構成にすることで、相手に誠意が伝わりやすくなります。
敬語の使い方と注意点：丁寧さを心がける
面接の日程変更を依頼するメールでは、敬語を正しく使い、丁寧さを徹底することが重要です。特に、「お忙しいところ恐れ入りますが」「ご迷惑をおかけいたしまして申し訳ございません」といった表現を用いると、企業への配慮が伝わります。反対に、過剰に謙遜したり、失礼な言葉遣いにならないよう注意が必要です。また、文章を見直し、誤字脱字や文法のミスがないかしっかり確認することも不可欠です。このひと手間が、面接日程変更への誠意と信頼感を高めるポイントとなります。
返信におけるタイムライン：ベストなタイミングとは？
企業から面接日程の返信が来た際には、タイムリーな対応が非常に重要です。一般的に、採用活動に関連する連絡には24時間以内に返信することが望ましいとされています。特に日程変更の場合は、スムーズな調整が求められるため、メールを受信したら可能な限り早く回答するよう心がけましょう。迅速な返信は企業に対する誠実さを示すだけでなく、次に進むための手続きをスムーズに進めるための大切なステップでもあります。
電話での日程変更依頼のポイント
時間帯の選択：忙しい時間を避ける
面接日程変更を電話で依頼する際は、相手の忙しい時間を避けて連絡することが重要です。特に企業の忙しい時間帯である午前中の始業直後やお昼休み直前、終業間際は避けるようにしましょう。理想的な連絡時間帯は、午前10時から午後3時ごろです。また、事前に企業の営業時間を確認しておくこともマナーです。相手の都合を考慮することで、誠意を示すことができます。
伝え方の工夫：落ち着いたトーンと内容の整理
電話での面接日程変更の伝え方には、冷静さと丁寧さが求められます。慌てて話すと印象が悪くなりますので、事前に内容を整理してから連絡しましょう。「お忙しいところ恐れ入りますが」といったクッション言葉を使うと、相手に与える印象が柔らかくなります。また、変更理由は簡潔かつ正直に伝えるのがポイントです。その際、具体的な候補日を提示して相手への負担を軽減すると、よりスムーズな対応が期待できます。
都合がつかない場合の対処法：相手への配慮を忘れない
希望する日時がどうしても相手の都合と合わない場合は、企業の提案を一度受け入れる柔軟さが求められます。その後、難しい場合は再度連絡し、代替案を提示しましょう。「可能な範囲で調整いたしますので、ご都合に合わせていただけますと助かります」といった配慮を示す表現で誠意を伝えることが大切です。特に日程変更が急な場合、電話後にはメールで改めて日時や内容を共有することで連絡ミスを防ぎ、誠実な印象を与えることができます。
依頼後のフォローアップ術
確認メールの重要性：再度の行き違いを防ぐ
面接の日程変更を依頼した後に、確認メールを送ることは非常に重要です。連絡の行き違いや誤解を防ぐためにも、候補日として提示した日時や変更を承諾された日程を明確に記載しましょう。また、相手が対応を受け入れてくれたことへの感謝の意を一言添えることで丁寧さも伝わります。特に、電話で日程変更を依頼した場合は、記録として残るメールで確認することが推奨されます。この一手間が、相手との信頼関係にもつながります。
感謝の意を伝える：好印象を残すためのひと工夫
日程変更に応じてもらった場合は、フォローアップの際に感謝の意をしっかり伝えることが大切です。たとえ小さな対応であっても、お礼の言葉を添えることで、あなたの誠意や礼儀正しさが相手に伝わります。「お忙しいところご対応いただき、誠にありがとうございました」といった具体的なフレーズを使用するのがおすすめです。このような気遣いは、面接官や企業側に好印象を与えます。
トラブル時のリカバリー方法：万が一に備えた準備
万が一、再度の日程調整が必要になる場合や、予定していた面接日を直前に変更しなければならなくなった場合には、いち早く連絡をすることが求められます。緊急の場合は電話ですぐに連絡し、その後メールで詳細をフォローアップするようにしましょう。謝罪の言葉とともに、丁寧な文章で事情を説明し、可能であれば複数の候補日を提示するとスムーズに交渉が進みます。迅速かつ適切な対応をすることで、トラブルの影響を最小限に抑えることができます。