コトラ（広報チーム） 
成績証明書とは何か？その基本情報
成績証明書の概要と記載内容
成績証明書は、大学などの教育機関で履修した科目やその成績を証明する公式な書類です。主に大学1年生から提出時点までの科目ごとの評価や取得単位数が記載されています。一部の大学では評価基準が具体的に示されることもあるため、自分がどの条件で成績を得たかを客観的に確認できる資料として利用されています。
また、成績証明書には学籍番号、氏名、大学名、学部名、学科名、発行日など基本的な情報も記載されており、簡易的な身分証明の役割も果たします。これにより、第二新卒や既卒としての就業履歴が薄い場合でも、採用担当者が学業成績を通じてバックグラウンドを確認するための重要な情報源となるのです。
成績証明書が求められる場面
成績証明書が求められる場面は意外と多いのが特徴です。新卒採用の場合はもちろんのこと、第二新卒や転職活動の一部でも提出を求められることがあります。通常、企業側から指定される提出タイミングは、最終面接後の内定通知時や内定承諾書と一緒に確認される場合がほとんどです。
選考プロセスの早い段階で提出を依頼されることもあり、履歴書やエントリーシートの記載内容が正しいかを裏付ける目的で使用されます。成績証明書の提出は、企業が採用活動を進めるうえで信頼を構築するための手段となっており、誤りがあると選考に悪影響を及ぼすケースもあるため、事前にしっかり準備しておくことが重要です。
卒業証明書との違い
卒業証明書と成績証明書は、どちらも学生時代の経歴を証明する書類ですが、内容や役割に明確な違いがあります。卒業証明書はその名の通り、特定の教育機関を正式に卒業したことを証明するもので、学位の取得を証明するために発行されます。一方の成績証明書は、学生時代に学んだ科目やその成績、取得単位数など学業の詳細な情報が記載されています。
卒業証明書は一度発行されると情報が固定されるのに対し、成績証明書は在学中でも最新の成績を反映して発行できます。このため、成績証明書は学業面での個別の実績を確認する重要な資料として扱われています。特に第二新卒の場合、職務経験が少ないことが多いため、企業が学業成績を評価材料の一つとして参照することが少なくありません。
なぜ企業は成績証明書を求めるのか
採用時の参考情報としての活用
企業が成績証明書を求める理由の一つとして、採用時の参考情報として活用される点が挙げられます。特に第二新卒の場合、職歴が少ないため、学業での成績がその人の努力や学習姿勢を示す一つの指標となることがあります。また、成績証明書には履修した講義の科目名や評価が記載されているため、学んだ内容が募集ポジションに関連するかどうかも確認できます。これにより、候補者の基礎知識や適性を判断できるのです。
配属や育成計画の資料としての役割
成績証明書は、採用後の配属や育成計画の資料として活用される場合もあります。特に新卒や第二新卒では、これまでの学業内容がそのまま業務に直結するケースもあり、どの分野に強みがあるのかを把握するために役立ちます。例えば、理系の分野であれば特定の専門科目の成績を参考にし、文系の場合は幅広い知識や論理的な思考力が問われることが多いです。このように、成績証明書は個々の特性を把握し、適切な育成方針を立てるための重要な情報源となります。
成績以外に確認されるポイント
企業が成績証明書を求める際には、単なる成績だけでなく、他のポイントも確認しています。一つは、記載された履修科目の傾向です。どのような分野に興味を持ち、どの程度深掘りしているかを見ることで、応募者の志向や関心を推測できます。また、取得単位の進捗状況や評価の一貫性も、人柄や努力の度合いを判断するための参考となる場合があります。たとえ成績が平均的であっても、取得単位数が十分であり、学業に対して責任感を持って取り組んでいることが分かれば、それだけでも評価につながることは少なくありません。
第二新卒や転職時に成績証明書が求められる理由
職歴に加えて学業履歴を確認する目的
第二新卒者や転職者の場合、企業が成績証明書を求める理由の一つとして、職歴だけでなく学業履歴を確認する目的があります。特に新卒採用では学歴や成績から候補者の努力や勤勉さを評価する傾向があり、それが第二新卒にも影響しています。成績証明書には履修した科目や取得単位数が記載されていますが、こうした情報を通じて候補者が学業をどのように取り組んできたかを確認することで、人物像の補完が行われます。
就職や転職市場における信頼性の証明
成績証明書を提示することは、就職や転職市場における信頼性の証明にも繋がります。履歴書や職務経歴書に記載した学歴情報に虚偽がないかどうかを確認するため、成績証明書が参照されることがあります。特に短期間での転職となる第二新卒の場合、企業は候補者の履歴が正確で信頼できるかどうかに慎重になるため、こうした細かい証明書類の提出を求めるケースが増えています。
第二新卒と既卒での違い
第二新卒と既卒で成績証明書の重要性には違いがあります。第二新卒は卒業後おおむね3年以内で、職歴があっても新卒採用のような扱いを受けるため、学業成績や取り組みが重視される場合があります。一方、既卒の場合は職務実績が採用判断の中心となるため、成績証明書が必須となるケースは少ないです。ただし、学業の記録が信頼を裏付ける資料となる場合もあるため、場合によっては既卒者も成績証明書を求められることがあります。
成績証明書の発行方法と注意点
成績証明書の発行手順
成績証明書を発行するには、出身大学の事務手続きが必要です。多くの場合、在籍していた大学の学務課や教務課に依頼します。大学によっては、証明書自動発行機を利用して簡単に発行できる場合もありますが、郵送での取り寄せが必要なケースもあります。近年では、マルチコピー機を利用して発行できるサービスを提供している大学も増えています。まずは自身の卒業大学の公式ウェブサイトを確認し、発行手順に従いましょう。
発行にかかる期間と費用
成績証明書の発行には、申請から取得までに時間がかかる場合があります。窓口で直接申請する場合はその場で受け取れることもありますが、郵送を利用する場合には1週間以上の余裕を持つべきです。また、発行手数料も大学ごとに異なり、1通あたり数百円程度が一般的です。そのほか、郵送希望の場合は別途送料が必要になる場合があります。提出期限を守るため、早めの準備を心掛けましょう。
提出時のマナーと注意点
成績証明書を提出する際には、正しい形式や手順に注意することが重要です。特に「厳封」と指定されている場合は、大学側が封をしたままの状態で提出する必要があります。この場合、自分で封筒を開けて内容を確認してはいけません。また、郵送で送る場合はクリアファイルに入れたり、添え状を同封したりするなどの配慮が求められます。封筒には外側に赤字で「成績証明書在中」と記載し、送り主の学校名、学部名を明記するようにしましょう。最後に、コピーではなく原本の提出が求められるケースが多いため、必ず原本を用意してください。
成績証明書がなくても解決できる方法
成績証明書が手元にない場合の対処法
成績証明書が必要なタイミングで手元にない場合、まず重要なのは冷静に対処することです。例えば、成績証明書を取得するための大学窓口や証明書発行機が利用できるか確認しましょう。大学によっては郵送での発行を受け付けている場合もありますので、早めに問い合わせて必要な手続きを進めることが大切です。
もし発行に時間がかかる場合は、企業に遅れる旨を連絡し、可能な範囲で期日の調整をお願いすることも検討しましょう。特に第二新卒で転職活動をしている場合、学業履歴の提出が求められるケースがありますので、余裕を持って準備を進めることが推奨されます。
企業に相談する際のポイント
成績証明書が間に合わない場合や発行が困難な場合、直接企業に相談することが重要です。この際、採用担当者への連絡は迅速かつ誠実に行う必要があります。具体的には、成績証明書が発行できない理由やその背景を正直に伝え、提出可能な時期を明確に説明しましょう。
また、迅速に対応している姿勢を示すことも信頼関係を築く上で重要です。そのため、成績証明書の発行手続きが完了する予定日や、進捗状況を定期的に知らせるようにしましょう。企業側によっては柔軟に対応してくれる場合もありますので、臨機応変に相談することが求められます。
代替書類が有効な場合とは？
成績証明書がすぐに用意できない場合、企業によっては代替書類が認められる場合があります。たとえば、「卒業証明書」や「単位取得証明書」など、学歴を証明できる文書を提出することで対応可能なケースがあります。
特に第二新卒としての転職活動では、大学時代の成績が選考における重要なポイントとなることもありますが、職歴やスキルの証明が重視される場面も少なくありません。このような場合、履歴書や職務経歴書でしっかりと自己アピールを行い、必要な書類の不足を補うよう努めましょう。ただし、代替書類が受理されるかは企業によって異なるため、事前に確認することが必要です。
