コトラ（広報チーム） 
リスク管理表とは？基本知識を押さえよう
リスク管理表の定義と重要性
リスク管理表とは、組織やプロジェクトにおいて発生する可能性のあるリスクを洗い出し、それらの影響度や発生確率を評価した上で、具体的な対応策を計画・管理するためのツールです。この表を活用することで、潜在的な問題を可視化し、プロアクティブに管理することが可能になります。
また、リスク管理表がもたらす重要な利点の一つは、未然にリスクを防ぐことで、事業の継続性を高められる点です。リスク管理がしっかり行われていれば、問題が起きた際の影響を最小限に抑え、組織の信頼性や価値を維持することに繋がります。
なぜリスク管理表が必要なのか
リスク管理表が必要な理由は、プロジェクトや業務における不確実性をコントロールするためです。ビジネス環境は常に変化し、新たなリスクが発生する可能性があります。そのため、リスクを事前に特定し、計画的に対応することが重要です。
特に、プロジェクト管理においては、リスク管理表が進行の指針となり、無計画なトラブル対応を防ぎます。これにより、リスク発生時の混乱を回避し、プロジェクトを予定通り進めやすくなります。
リスク管理表が役立つ場面
リスク管理表は、主にプロジェクト進行や業務運営の複雑性が高い場面で役立ちます。たとえば、システム開発プロジェクトでは、納期遅延や品質不良といったリスクが発生しやすいため、これを管理するために活用されます。
また、業種に応じて異なるリスクにも対応可能です。製造業では供給チェーンの問題、IT分野ではサイバー攻撃、第3者との協業では契約トラブルなど、業務特化型のリスクにも対応できるのがリスク管理表の強みと言えます。
リスク管理とプロジェクト成功の関係
リスク管理は、プロジェクトの成功に直結します。リスクを適切に管理することで、計画通りに進行しやすくなり、納期や予算オーバーの回避が可能となります。また、事前に潜在的なリスクを把握しておけば、それに基づいてチーム全体が準備を整えられます。
さらに、リスク管理により、プロジェクトの透明性が向上します。関係者全員がリスクや対応計画を共有することで、連携が強まり、トラブルが発生した場合にも迅速な対応が可能となります。
リスク管理の基礎知識と関連用語
リスク管理を実施する際には、いくつか重要な基礎知識や関連用語を押さえておくとスムーズです。たとえば、「リスクの発生確率」や「影響度」は、リスクを評価する上で欠かせない指標です。それぞれを高・中・低などでランク付けすることで、リスクの優先順位を明確にできます。
また、対応戦略としては、「回避」「軽減」「転嫁」「受容」といった方法があります。「回避」はリスクそのものを排除する方法、「軽減」はリスクの影響や発生確率を下げる方法です。そして「転嫁」は第三者にリスクを移すことで、最後の「受容」はリスクを受け入れることを意味します。
さらに、リスク管理表を運用する際には、「モニタリング」や「更新」といった手続きも重要です。これらの活動を適切に実施することで、状況の変化に即したリスク対策を講じることが可能となります。
リスク管理表の作成手順
ステップ1：リスクの洗い出し
リスク管理表を作成する第一歩は、リスクを洗い出すことです。リスクには、戦略リスク、オペレーショナルリスク、ハザードリスク、財務リスクなど多岐にわたる種類があります。それぞれのリスクを具体的に特定するためには、業務フローやビジネス環境を細かく分析することが重要です。
例えば、定期的にチームメンバーや関係者とブレインストーミングを行い、自社が直面する可能性のある問題や障害をリストアップします。また、過去に発生したトラブルや業界の事例を参考にすると、新たなリスクの発見につながります。
ステップ2：リスクの分類と優先順位の付け方
リスクを洗い出したら、それらを分類し優先順位を付けていきます。分類には「戦略」「業務」「自然災害」などのカテゴリを使用すると整理しやすくなります。また、発生確率（高・中・低）と、発生した場合の影響度（高・中・低）を評価します。
影響度と発生確率を組み合わせたマトリックスを用いると、どのリスクに対する対応を優先すべきかが明確になります。たとえば、発生確率が高く、影響も大きいリスクには重点的な対策が必要です。
ステップ3：リスク対応計画の策定
リスクの優先順位が決まったら、次に対応計画を策定します。リスク対応計画には、予防、軽減、転嫁（リスクを第三者に分担させる）、受容（発生した際に影響をできるだけ小さく留める準備）のいずれかの戦略が含まれます。
例えば、自然災害リスクに対応する場合、オフィスのバックアップ電源を導入したり、重要データをクラウド上に保存しておくといった予防的な手段が考えられます。リスクごとに具体的な行動計画を立て、誰が責任者となるかを明記することも重要です。
ステップ4：リスク管理表をフォーマット化する
リスク対応計画が策定できたら、次はリスク管理表をフォーマット化します。リスク管理表には以下の項目を含めると実用的です。
- リスク項目の件名/タイトル
- リスクの内容や事象
- 発生確率
- 影響度
- 対策内容（具体的な行動計画）
- 責任者
- 対策の進捗状況
- 次回見直し日
エクセルや専用のテンプレートを活用することで、表を簡単に作成し、編集も容易になります。
ステップ5：リスク管理表の運用と改善
作成したリスク管理表を効果的に活用するには、運用と改善が鍵となります。ここでは、定期的な見直しが重要です。プロジェクトの進行や環境の変化に応じて、新しいリスクが発生したり、既存のリスクが変化することがあります。
定期的にチームでリスク管理表をチェックし、必要な情報を更新しましょう。また、対策の実施状況を確認し、計画が適切でない場合は修正を行います。これにより、リスク管理表を企業経営やプロジェクト進行における強力なツールとして活用できます。
リスク管理表の活用テクニック
エクセルやテンプレートを活用する
リスク管理表を作成する際には、エクセルや既存のテンプレートを活用すると効率的です。エクセルの利点は、自分のプロジェクトや業務内容に合わせてカスタマイズができる点にあります。例えば、発生確率や影響度を自動的に計算する数式を組み込むことで、より精密な評価が可能になります。また、インターネット上には標準的なリスク管理表のテンプレートが数多く公開されており、それを使用することで初心者でも簡単に作成を始めることができます。これにより、リスクの洗い出しから分析、対策計画の立案までスムーズに進めることができます。
チームメンバーと連携する方法
リスク管理表を効果的に活用するためには、チームメンバーとの連携が欠かせません。リスクの特定や優先順位付けは、多角的な視点が必要です。定期的なミーティングを実施し、各チームメンバーがプロジェクト内で気づいたリスクを共有する機会を設けましょう。また、共有ツールを活用してリスク管理表をリアルタイムで更新できる環境を構築することも重要です。こうした連携により、リスクの見落としや対応の遅れを防ぎ、プロジェクト全体の管理能力が向上します。
リスクの発生率と影響度の評価
リスク管理を行う際には、リスクの発生率と影響度を客観的に評価することが非常に重要です。これらを評価する際は、高（重大）、中（やや影響）、低（軽微）のようにランク付けする方法が一般的です。また、発生率と影響度を掛け合わせてリスクの重大性をスコア化し、優先度を明確にする手法も効果的です。例えば、エクセルでリスクスコアを自動計算するフォーマットを作成すると評価作業が効率化します。このステップを丁寧に行うことで、重要なリスクに対して迅速に対応できるようになります。
リスク管理表を見やすくする工夫
リスク管理表は、誰が見ても理解しやすい形式で構築することが望ましいです。見やすいリスク管理表を作るポイントの一つは、カラーコードを活用することです。例えば、低リスクを緑、中リスクを黄色、高リスクを赤で表現することで、リスクの優先順位を視覚的にわかりやすく示すことができます。また、項目を整理し過不足のない情報を記載することも重要です。内容が複雑になりすぎると、チーム全体がリスク管理表を活用するハードルが高くなるため、必要最低限の情報を簡潔にまとめる工夫をしましょう。
定期的な見直しと更新の重要性
リスク管理表は、一度作成したら終わりではありません。プロジェクトの進捗や外部環境の変化に伴い、新たなリスクが発生する可能性があります。そのため、リスク管理表は定期的に見直し、適宜更新を行うことが重要です。この作業を怠ると、せっかくの管理表が形骸化し、実際のリスクに対応できないという事態が発生する恐れがあります。例えば、定期的なレビュー会議をスケジュールに取り入れ、全員で管理表のチェックと情報追加を行うようにしましょう。これにより、常に現状に即したリスク管理が可能となり、プロジェクト成功の確率を高めることができます。
初心者がつまずきやすいポイントと解決策
リスクを洗い出す際のよくある課題
リスク管理表を作成する中で、初心者が最初に直面しがちな課題はリスクの洗い出しです。リスクに対する視野が限られていたり、事象を具体的に定義できないことがよく見られます。例えば、抽象的な表現で「市場の変化」と記載するだけでは、具体的な行動に落とし込みづらくなります。また、業務内容に対する理解が不足していると、重要なリスクを見逃してしまう可能性も高まります。
この問題を解決するには、まず関連部門やチームと積極的にコミュニケーションを図り、多様な視点でリスクを共有することが大切です。また、「5W1H」を活用してリスク事象を具体化する方法も効果的です。例えば、「どのような場面で市場変化が起きるのか」「その変化がどのような影響を及ぼすのか」を具体的に書き出すと洗い出しが進めやすくなります。
リスクの分類で混乱しないためのコツ
リスクを分類する際、初心者が抱える典型的な課題は、何を基準に分類すべきか分からなくなるという点です。リスク管理表を正確に作成するためには、リスクを「戦略リスク」「オペレーショナルリスク」「財務リスク」「ハザードリスク」といったカテゴリに分けることが有効ですが、これが曖昧だと誤分類が発生し、優先順位設定にも影響します。
混乱を防ぐためには、まずリスクの定義を明確にし、その影響範囲と原因を考える習慣をつけることがポイントです。例えば、「製造プロセスの不良率が高い」という事象はオペレーショナルリスクに分類されます。このように、実例を元に考え方を整理しておくことで効率的な分類が可能になります。
対応計画がうまく進まないときの対処法
リスクに対する対応計画がうまく進まないと感じる場合、よくある原因は、対応策が具体性を欠いていることや、現実的なリソースやスケジュールが考慮されていないことです。また、リスク管理表を作成する段階で対応策に関する担当者の責任を明確にしていない場合、計画が形骸化してしまうこともあります。
この課題を解決するには、対応計画策定時にリスクの影響度や優先順位を基に「誰が・いつまでに・何を行うのか」を明記することが重要です。また、プロジェクト全体の進捗と照らし合わせて現実的な対応策にするため、チームメンバーや関係者と積極的に協議するプロセスを設けると効果的です。さらに、実行可能性を確認するために、小さな段階的な目標設定を併用するのも有効です。
リスク管理表を運用する際の注意点
リスク管理表の作成に成功しても、運用が適切に行われなければ十分な効果は得られません。特に初心者の間では、「作成したリスク管理表を更新せず放置してしまう」「関係者への共有が不足する」といったミスが起こりやすいです。このような場合、リスクへの迅速な対応が遅れ、結果的に事業やプロジェクトが大きな影響を受けるリスクが高まります。
運用を適切に行うためには、リスク管理表の定期的な見直しが不可欠です。週次または月次で内容を確認し、新たに発生したリスクや状況の変化に応じて更新を行う体制を整えましょう。また、表の共有方法を工夫し、関係者がリアルタイムでアクセス可能なツール（エクセルやクラウドベースのソフト）を活用するのも効果的です。
実務で活かすためのフィードバックの受け方
リスク管理表を作成した後、実務でどのように活かすかで最も重要なのは、フィードバックを受ける姿勢です。しかし、初心者がありがちなのは、フィードバックを単なる批判と捉えてしまい、改善に活かせないケースです。この結果、リスク管理表の品質向上や実効性が損なわれることがあります。
フィードバックを有効活用するためには、まず素直に意見を受け入れ、課題点を具体的に把握しましょう。また、フィードバックをもらう際には「どの部分をどのように改善すべきか」を具体的に聞くことがポイントです。その上で、共有された改善点をリスク管理表に即座に反映し、関係者と再度レビューを行うことで、表の実用性を高めることができます。
