コトラ（広報チーム） 
個人情報とは？その定義と具体例
個人情報の基本定義
個人情報とは、生存している特定の個人を識別できる情報を指します。その基本的な定義は、氏名や生年月日、住所、電話番号など、特定の個人を特定することが可能な情報です。また、個人識別符号（例：パスポート番号、マイナンバー、指紋データなど）が含まれる場合も個人情報に該当します。さらに、他の情報と照合することで個人が特定できる情報も含まれます。つまり、単体では特定が難しくても、複数の情報を組み合わせることで特定可能なデータも個人情報として保護の対象になります。
個人情報に該当する具体例
個人情報の具体例として、氏名、住所、生年月日、電話番号、メールアドレス、顔写真や声の録音、さらには指紋やDNA情報などの生体情報が挙げられます。また、属性情報として学歴、職歴、家族構成や年収情報なども含まれます。現代では、これらの情報がさまざまな形でデータベース化されることが多く、個人情報の適切な管理が求められています。
個人情報保護法における位置づけ
個人情報は2003年に制定された「個人情報保護法」において、特に重要な取り扱い対象とされています。同法の目的は、個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利や利益を適切に保護することです。特に、個人情報を取り扱う企業や団体には、適切な管理や安全対策が法的に義務付けられています。さらに2022年4月の改正により、新たなルールが導入されるなど、卓越した管理と透明性が求められるようになりました。
個人情報が関連する場面とは
個人情報が関わる場面は幅広く、日常生活やビジネスのあらゆるシーンで見られます。例えば、オンラインショッピングの際の会員登録、雇用契約時の履歴書提出、行政手続きでの申請フォームの記入などが挙げられます。また、企業がマーケティング活動において顧客データを分析する場合にも、個人情報の適切な活用が求められます。このように、個人情報は私たちの生活や社会活動で欠かせない要素である一方で、その取り扱いには慎重な対応が必要です。
個人データとは？体系化された情報の定義
個人データの定義と範囲
個人データとは、個人情報保護法に基づいて定義される用語であり、「個人情報データベースに含まれる個人情報」を指します。具体的には、個人情報が体系的に構成され、電子化や目録化されて検索が可能な形式で格納されている情報を指します。これには、氏名や住所、生年月日、電話番号などが記録されたデータベースが該当し、企業や組織が情報を適切に管理する際に重要な概念となります。
個人情報との主な違い
個人情報と個人データの主な違いは、その整理状態にあります。個人情報は、構造化や整理されていない情報も含まれる一方で、個人データはデータベースなどの形で体系的に整理された情報に限定されます。例えば、メモ書きされた個人情報や紙媒体のリストは個人情報ですが、それをデジタル化して検索可能な状態にすれば個人データとなります。この違いを理解することで、情報管理の適切な方法や法的対応を見極めることが可能です。
個人データとして扱われる条件
個人データとして扱われるためには、情報がデータベース化されることが条件です。このデータベースとは、特定の個人を識別できる情報が、検索または参照可能な形で体系的に構成されているものを指します。たとえば、従業員の情報管理システムや顧客名簿などがそれに該当します。一方で、個人的に保管された名刺や未整理の情報は、この条件を満たさないため、個人データには該当しません。
データベースと個人データとの関係
データベースと個人データは深く関連しています。個人データという用語は、データベースに含まれる個人情報として法的な位置づけがなされるため、情報管理者がデータベースをどのように構築し運用するかが、個人情報保護法の遵守において重要になります。このため、データベースにはアクセス権や変更履歴管理などの安全管理措置が求められる場合があります。適切なデータベース設計は、情報漏洩リスクの低減だけでなく、法的リスクの回避にも大いに役立ちます。
個人情報・個人データ・保有個人データの違いを比較解説
保有個人データとは？基本的な概要
保有個人データとは、個人情報取扱事業者が特定の要件を満たして管理している個人データのことを指します。具体的には、事業者が当該データを「開示」、「訂正」、「削除」、「利用停止」の請求に応じることができる状態にしているデータをいいます。ただし、利用・保有期間が6か月未満など、法律で特定されていないデータは含まれません。
このようなデータの管理には、個人情報保護法に定められたルールを厳守する必要があります。例えば、適切な安全管理措置を講じ、特定の個人を識別可能な情報を漏洩しないように注意します。保有個人データを正確に理解し管理することは、法的リスクの軽減および個人の権利利益を守るために重要です。
個人情報 vs 個人データの明確な違い
個人情報と個人データの違いは、その範囲と形態にあります。個人情報は、生存する個人を特定するためのあらゆる情報を指します。その例として、氏名、住所、電話番号、顔写真や生年月日などが挙げられます。これらは単独で、または他の情報と照合することで、個人を識別することが可能です。
一方、個人データとは、個人情報がデータベース化され、検索可能な形で体系的に整理されたものです。つまり、個人データは個人情報の中でも特に構造化された情報群を指します。個人情報がデジタル管理される際に個人データとして扱われることが多く、特に情報の検索性や構造に注目が集まります。
このように、個人情報が広範な概念であるのに対し、個人データはその一部分ですが、個人情報保護法の適用範囲が異なるため、この違いを正確に把握することが重要です。
保有個人データが追加で必要な条件
保有個人データとして取り扱われるためには、個人データであることに加え、いくつかの要件を満たす必要があります。具体的には、以下の条件が挙げられます：
- 個人情報取扱事業者が当該データを自ら管理していること
- 開示、訂正、削除、利用停止など、本人からの請求に応じられる状態にあること
- 保有期間が明確に定められ、6か月以上を超える場合であること
これらの条件を満たすことで、個人情報保護法の厳しい管理基準が課される対象となります。同時に、本人が権利を行使しやすい仕組みの実現にも寄与します。これを踏まえ、企業や事業者は取り扱うデータの範囲を明確にし、適切な対応を行うことが求められます。
違いを理解する重要性
個人情報、個人データ、保有個人データの違いを理解することは、適切な情報管理と法的リスクの回避につながります。特に、用語の違いを正確に認識することで、個々のデータ取り扱いにおける義務や必要な管理措置を明確にすることが可能です。例えば、個人データや保有個人データには、より高いセキュリティ要件が課されることが多いため、誤解して取り扱うと法律違反となる可能性があります。
また、情報漏洩や紛失などに対する防止策の策定にも役立ちます。企業や組織は、自身が管理している情報の種類や範囲を正確に把握し、法律に基づいた対策を徹底することが求められます。これにより、情報の有用性を損なうことなく、個人の権利利益を適切に保護することができます。
個人情報と個人データを扱う際の注意点
適切な管理方法とは
個人情報や個人データを適切に管理するためには、まずその取り扱い対象を正確に把握することが重要です。具体的には、個人情報や個人データがどこに保管されているのか、どの範囲までがその対象になるのかを整理する必要があります。また、アクセス権限を明確化し、取り扱い権限のない従業員がアクセスできないようにすることが適切な管理の第一歩です。定期的にデータの更新状況や保管状況を確認することも、誤った利用や漏洩を防ぐために重要です。
安全管理措置を実施するポイント
安全管理措置を実施する際には、技術的な対応と物理的な対応の両方を行うことが求められます。技術的な対応としては、データの暗号化やセキュリティソフトの導入が挙げられます。特に個人データを含むデータベースについては、外部からの不正アクセスを防ぐためにファイアウォールや侵入検知システムを活用することが推奨されます。一方で、物理的な面では、個人情報が保管されている施設への入退室管理を強化することや、紙媒体での情報は施錠可能なキャビネットに保管することが基本です。これらの対策を適切に組み合わせることで、個人情報漏洩リスクを最小化できます。
法的リスク回避のための注意点
個人情報や個人データを取り扱う際に法的リスクを回避するためには、まず個人情報保護法に定められた要件を遵守することが必要です。例えば、個人情報を収集する際には、利用目的を明確にし、本人の同意を得ることが求められます。また、第三者提供を行う場合にも事前に同意を取得することが基本です。さらに、個人情報取扱事業者としての義務を果たすため、社員への研修を通して法令遵守を周知徹底することも重要です。これにより、法的トラブルの発生可能性を効果的に軽減することができます。
事例から学ぶトラブル防止策
過去の事例には、適切な管理が行われなかったことで発生した情報漏洩や、目的外利用が原因で問題となったケースが多数あります。例えば、個人情報データベースに適切なアクセス制限を設けていなかったため、大量の個人データが流出した事例が挙げられます。このようなトラブルを防ぐためには、アクセスログの定期的な監査を行うことが有効です。また、不要となった個人情報を適切に廃棄せず、結果的に外部に流出した事例も見受けられます。この場合、データの削除手順を定め、自動削除やシュレッダーの利用を徹底させることでリスクを軽減できます。これらの事例を参考にしながら自社の管理方法を見直すことがトラブル防止のカギとなります。
