コトラ（広報チーム） 
個人情報の保存期間とは？
保存期間の基本概念
個人情報の保存期間とは、収集・取得した個人情報を法的または業務上必要な範囲で保持し、その期間を過ぎた場合には適切に削除や廃棄を行うための期間のことです。保存期間は、個人情報保護法や各種関連法規、利用目的に応じて設定されることが一般的です。長期間の保管がセキュリティリスクを高めることもあり、適切な設定が求められます。
法律に基づく保存期間の定義
個人情報の保存期間は、関係する法律や規制によって定義される場合があります。例えば、法人税法では源泉徴収票の保存期間は7年、労働基準法では従業員名簿や出勤簿は3年の保存が義務付けられています。また、個人情報保護法では、個人データの利用目的が達成された際には「遅滞なく消去するよう努める」べきという規定が設けられています。これにより、必要以上の長期保存が回避されるよう管理することが重要です。
保存期間を設定する必要性
保存期間を明確に設定することは、法令遵守の観点だけでなく、リスク管理の面でも重要です。漫然と個人情報を保持し続けると、情報漏洩や不正利用のリスクが高まります。また、保存期間が明確であれば、情報の管理に関する内部統制や従業員への周知も行いやすくなります。特に企業が法的規制を遵守し、信用を維持するためには、適切な保存期間の設定は欠かせません。
保存期間が規定されていない場合の対処法
保存期間が法律や規制で明確に定められていない場合は、自社の利用目的や事業の性質に応じて合理的な期間を設定する必要があります。例えば、契約書類や顧客データなど、特定の業務に必要な情報については、業界の慣習や事例を参考にすることが有効です。また、利用目的が明確でなくなった個人情報は、法律に基づいて「遅滞なく」廃棄する努力が求められます。内部ルールの策定や定期的な見直しも重要です。
保存期間の過ぎた情報の取り扱い
保存期間を過ぎた個人情報は、遅滞なく安全に削除または処分することが求められます。例えば、書類の場合はシュレッダーで裁断し、デジタルデータの場合はデータ復元が不可能な方法で削除します。特に廃棄時には情報漏洩のリスクを最小限に抑えるために、安全管理措置を徹底する必要があります。また、保存期間経過後も個人情報を保管し続けると、法的リスクや企業イメージの低下を引き起こす可能性があるため注意が必要です。
法律や規制に応じた保存期間の基準
個人情報保護法と保存期間
個人情報保護法では、個人情報の保存期間について具体的な数字は定めていませんが、「利用目的を達成したときは、遅滞なく当該データを削除するよう努める」ことが求められています（法第22条）。したがって、利用目的が達成された場合や個人情報が不要になった場合には、速やかに廃棄または削除を検討する必要があります。
さらに、個人情報の扱いにおいては「漫然と保管し続けること」はリスクを伴うため、適切な期限を設定し、定期的に見直すことが重要です。例えば、顧客データや従業員のデータは、必要性がなくなった段階で確実に処理することが法令やセキュリティ管理の観点から推奨されます。
医療・公共関連の保存期間規定
医療や公共分野における個人情報の保存期間には、法律や業界基準に基づいた具体的な規定があります。たとえば、医療記録は通常、医療法に基づき5年間保存することが義務付けられています。また、労働基準法では退職者の健康診断個票を5年間保存する必要があると定められています。
このような分野では、保存期間の長短がデータの性質によって細かく規定されるため、法令を遵守しながら適切な期間を設定することが求められます。また、過去の記録を適切に管理することで、万が一のトラブルや法的対応に備えることができる点も重要です。
業界別の保存期間の実例
業界ごとに保存期間は異なり、それぞれの基準に従う必要があります。たとえば、経理・税務関連では、法人税法施行規則により源泉徴収票や支払調書などを7年間保存することが義務付けられています。一方、労働基準法に基づき従業員名簿や出勤簿は3年の保存期限が課されています。
また、金融や不動産などの業界では、取引記録や顧客情報を一定期間保存する義務があります。このような業界ごとの実例を参考にしながら、自社や業務の特性に合致した保存期間を設定しましょう。
法律違反時のリスクと罰則
法律や規制に反した個人情報の保存や取扱いを行った場合、企業や個人は重大な罰則を受けるリスクがあります。たとえば、個人情報保護法に違反すると、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が科される可能性があります。また、これにより企業イメージが大きく損なわれる場合もあります。
さらに、顧客や従業員の個人情報が漏洩した場合、法的責任に加えて高額な賠償請求が行われる恐れもあるため、適切な保存管理と廃棄手続きが欠かせません。
第三者提供記録とその保存期間
個人情報保護法第29条では、個人データを第三者に提供する場合、提供記録を「原則として3年間」保存する義務が規定されています。これには、提供先の情報や提供日時、目的などを正確に記録しておく必要があります。
この規定の背景には、データ提供の透明性を確保し、提供後の責任を明確化する意図があります。ただし、特定の条件下ではこの保存義務が免除される場合もあるため、法令やガイドラインを詳細に確認することが重要です。
第三者提供記録を適切に管理することは、法律遵守の基本であり、不正使用や訴訟リスクを回避するための重要なポイントと言えるでしょう。
保存期間を決める際のポイントと注意点
利用目的に応じた保存期間設定の方法
個人情報の保存期間を設定する際には、まずその情報がどのような利用目的で収集されたかを明確にすることが重要です。個人情報保護法に基づき、利用目的が達成された後は速やかに情報を廃棄することが求められています。たとえば、顧客サービスに使用する情報であれば、契約が終了した時点やサービス提供が完了した時点が保存の最終期限になる場合があります。一方で、法令や業務運用上、保存が必要な情報もあるため、それぞれの利用目的に合った保管期間を慎重に設定することが重要です。
リスク管理の観点からの保存期間設定
個人情報の保存期間を決める際には、情報が過剰に長期間保存されることによるリスクを考える必要があります。例えば、保存期限を過ぎても不要な情報を保持していると、情報漏洩や不正アクセスのリスクが増える可能性があります。したがって、保存期間を設定する際は情報の重要性や機密性だけでなく、漏洩リスクや外部攻撃に対する対策も考慮しましょう。また、内部監査や定期的な見直しを行い、リスク管理を強化することも有効です。
保存期間が過剰に長い場合のデメリット
個人情報の保存期間が過剰に長い場合、いくつかの問題が発生する可能性があります。まず、情報を保有し続けることにより漏洩リスクが増大します。次に、データ管理コストの増加が挙げられます。必要のない情報を長期間保存することで、システムの負荷やストレージコストが高まる可能性があります。また、法的に保存義務のない情報を保有し続けることで、個人情報保護法に違反するリスクもあるため注意が必要です。
保存期間の見直し方法
保存期間を適正に管理するには、定期的な見直しが欠かせません。まず重要なのは、自社の業務内容に関連する法令や業界規制を再確認することです。法律に定められた保存期限が変更される場合があるため、常に最新の情報を確認することが求められます。その上で、現在保管している個人情報を分類し、目的が達成され不要となった情報や保存期限を超過した情報を廃棄するプロセスを整備しましょう。このように定期的な見直しを行うことで、必要最低限の情報を安全に管理することが可能となります。
企業間での保存期間設定事例
業種や企業によって個人情報の保存期間の設定方法には違いがあります。たとえば、法令や業界ガイドラインに基づいて保存期間が規定されている業界も多くあります。たとえば、労働基準法に基づき従業員名簿を3年間保存する必要があるように、雇用に関するデータは法的要件を遵守して管理されています。一方で、顧客データを取り扱う業界では、契約期間中のみ必要な情報を保存し、契約終了後には個人情報を速やかに削除するケースもあります。このような実例を参考にすることで、自社業務に合った保存期間の設定を行うことが可能となります。
実務における保存期間管理のベストプラクティス
保存期間管理を効率化する具体的なツール
保存期間の管理を効率化するためには、専用ツールやシステムの活用が有効です。たとえば、文書やデータを分類・整理し、保存期間を自動的に追跡できるドキュメント管理システム（DMS）などがあります。また、業界や法律に応じた保管期間を設定し、期限が近づいた際に通知を行う機能が搭載されたツールも存在します。これにより、個人情報の適切な保管期間の遵守が容易になります。クラウド型のツールを利用すれば、データの分散管理や情報流出のリスク軽減にも役立ちます。
保存期間終了後の安全なデータ消去方法
保存期間が終了した個人情報を適切かつ安全に廃棄することは、法令遵守の観点から非常に重要です。データ消去には紙媒体の場合とデジタル媒体の場合で異なるアプローチが必要です。紙媒体の情報は、シュレッダーや焼却処分が一般的です。一方、デジタルデータの場合は、専用のデータ消去ソフトを使用して復元不可能な状態にするか、ハードウェアの物理的破壊が推奨されます。また、廃棄作業の記録を残し、必要に応じて第三者に証明できる体制を整えましょう。
従業員研修による保存期間遵守の徹底
個人情報の保存期間を遵守するためには、従業員一人ひとりの意識向上が欠かせません。定期的な従業員研修を通じて、個人情報保護法をはじめとした関連法令の理解を深めるとともに、保存期間やデータ削除のルールについて学ぶ機会を設けましょう。また、実務上よくあるトラブルやその対策例を共有することで現場の対応力を高めることもできます。研修内容を明確にし、更新が必要な場合には随時見直していくことが重要です。
外部委託時の保存期間に関する注意点
個人情報の管理業務を外部委託する際は、保存期間に関する取り決めを明確にし、契約書に記載することが必要です。委託先が保存期間を遵守し、適切な管理体制を整えているかを事前に確認し、定期的な監査や報告体制を構築することが求められます。また、保存期間終了後の情報廃棄についても細かく確認し、不適切な処理が行われないよう監視を強化することが重要です。
保存期間に関する定期的な監査の重要性
個人情報の保存期間を適切に管理するためには、定期的な監査を実施することが必要です。監査を通じて、保存が不要な個人情報が適切に廃棄されているか、また保存期間の設定が最新の法律やルールに沿っているかを確認できます。内部監査だけでなく、外部の専門家による客観的な監査を受けることも効果的です。こうした取り組みは、情報漏洩リスクの軽減に加え、信用失墜や法的トラブルを未然に防ぐためにも重要なポイントです。
