コトラ（広報チーム） 
1. メールで個人情報を取り扱う際のリスクを理解する
なぜメールは危険なのか
メールは、日常業務で使用される便利なコミュニケーションツールですが、個人情報を扱う際には非常に高いリスクを伴います。その理由の一つとして、メールは送信ボタンを押した後の制御が難しく、一度送信されてしまうと、誤った相手に届いたとしても回収が困難である点が挙げられます。また、メール内容の暗号化が行われていないケースが多いため、第三者が通信を盗み見する「盗聴」のリスクも潜んでいます。特に機密性の高い個人情報が含まれている場合、その重要性はさらに高まります。
情報漏洩による企業・個人への影響
もしメールを通じて個人情報が漏洩した場合、企業や個人に多大な影響を与える可能性があります。例えば、企業の場合では、信用の失墜や顧客からの損害賠償請求につながることがあります。加えて、法的な制裁を受けたり、社会的な非難を浴びたりすることも考えられます。一方、個人の視点では、漏洩した情報が不正利用され、なりすまし犯罪やスパム被害に巻き込まれるリスクが高まります。特にデジタル化が進んだ現在では、これらのリスクへの注意がさらに求められています。
誤送信や不正アクセスの事例
メールの取り扱いで特に多いのが誤送信や不正アクセスによる事故です。例えば、宛先を間違えて意図しない第三者に個人情報を送信してしまうケースがあります。具体的には、宛先の自動補完機能（インクリメンタルサーチ）によって、同姓の異なる人物や別の顧客に送信してしまう事例が見られます。また、フィッシングメールを通じたハッキングや、メールサーバーへの不正アクセスによる情報漏洩の事例も報告されています。これらは、いずれも日常的な操作ミスや不注意が引き起こすリスクであるため、再発防止策が求められます。
暗号化されていないメールの危険性
メール通信が暗号化されていない場合、その内容はインターネット上を平文のまま送信されるため、容易に盗聴される可能性があります。特に公共Wi-Fiやセキュリティの脆弱なネットワークを使用した際には、このリスクが顕著になります。暗号化されていないメールでは、第三者に容易にアクセスされ、メール本文や添付ファイル内の個人情報が漏洩する危険性が高まります。これを防ぐためには、送信前に内容の暗号化を行うことや、安全な通信手段を選ぶことが重要です。
2. 個人情報を守るための正しいメールの使い方
パスワード付きZIPファイルの利用とその注意点
メールを使って個人情報を送信する際は、セキュリティ対策としてパスワード付きZIPファイルを利用することが一般的です。これにより、メールが万が一第三者に届いてしまっても、内容が簡単に閲覧されるリスクを軽減できます。しかし、パスワードを同じメールで送ったり、簡単に推測されるようなパスワードを設定することは避けましょう。また、近年ではパスワード付きZIPファイルの運用が「かえってリスクを伴う」との指摘もあり、利用方法の見直しも検討する必要があります。個人情報を安全にやり取りするためには、パスワード管理を徹底するだけでなく、別の安全な方法も併用することが推奨されます。
宛先の確認を習慣化する
メール誤送信の原因として最も多いのが、宛先の入力ミスです。特にインクリメンタルサーチ機能やオートコンプリート機能により、同姓同名や似た名前の相手が候補として表示されることで、誤った宛先を選ぶリスクが増大します。そのため、メールを送信する前に宛先を必ず再度確認する習慣をつけましょう。また、複数の宛先に送信する場合は、誰に送信しているかを慎重に確認する必要があります。一度送信してしまうと訂正することが難しいメールの特性を理解し、確認作業を徹底することで、個人情報の漏えいリスクを最小限に抑えましょう。
誰が見るかわからないメールの転送リスク
メールの転送も個人情報を扱う上で注意が必要なポイントです。転送されたメールがどのように扱われるかを送り手が完全に把握することは困難です。たとえば、本来限定された範囲内で共有されるべき情報が、誤って関係のない第三者に渡ってしまう可能性があります。また、転送先がさらに別の人に転送する連鎖的なリスクも考えられます。メールの個人情報を含む内容については、「転送不可」の旨を伝えるか、転送自体を避けることが重要です。
添付ファイル以外の安全な情報共有手段
個人情報をメールで共有する際には、添付ファイルを使わない安全な代替手段を検討することが有効です。例として、クラウドストレージサービスやファイル共有専用のセキュアツールを利用する方法があります。これにより、メール内で直接情報をやり取りせず、アクセス権限を持つ人だけがファイルを閲覧できる仕組みが活用できます。特に個人情報を含む機密データの場合、ファイル共有ツールを用いることで、情報漏えいのリスクを大幅に減らせます。このようなツールを導入し、適切に運用することがメール以外で個人情報を守る手段として欠かせません。
3. メール誤送信を防ぐための具体的な対策
送信前のダブルチェックの重要性
メール送信前のダブルチェックは、誤送信を防ぐための最も基本的で効果的な方法の一つです。特に宛先の確認を怠ると、間違った受信者に個人情報が送られるリスクが高まります。近年の調査では、誤送信の原因として最も多いのが宛先の入力ミスであり、全体の74.4%を占めています。宛先は自動補完機能やインクリメンタルサーチによるミスが生じやすいため、クリック前に一層の注意を払いましょう。また、本文や添付資料の内容も確認し、必要以上の情報を含めないことが重要です。
メールフィルターやツールの活用方法
メール誤送信のリスク軽減には、専用ツールやフィルター機能を活用するのも有効です。たとえば、送信前に宛先リストや添付ファイルを再確認する機能を備えたツールの使用を検討しましょう。また、特定のドメイン外の宛先や個人情報を含む文言を含むメールの送信を制限するフィルター設定を実施すれば、人的ミスによる送信を未然に防げます。これらの対策により、メールに個人情報を含む場合でも一定の安全性を保持できます。
承認フローを導入して送信ミスを防ぐ
承認フローの導入は、特に機密性の高い情報や個人情報を含むメールを扱う際に有効な手段です。メール送信の際に上司や担当部署の承認を得るプロセスを設けることで、誤送信のリスクを大幅に低減できます。NRIセキュアテクノロジーズ株式会社の調査結果でも、多くの企業がヒューマンエラーを原因とする情報漏洩を課題として挙げており、承認フローはその有力な解決策となり得ます。特に、重要な情報が含まれる場合は複数人でチェックし、送信内容が適切であることを確認したうえで送信することが推奨されます。
4. 情報セキュリティ規則と法的責任を理解する
個人情報保護法におけるメール関連の留意点
個人情報保護法では、氏名や住所、電話番号といった特定の個人を識別できる情報が「個人情報」として定義され、それを適切に取り扱う義務が事業者に課されています。メールにおいても、氏名や電話番号などが含まれる場合はもちろん、メールアドレス自体も「個人情報」に該当する可能性があります。そのため、メールで個人情報を送信・共有する際には、法律の趣旨を十分に理解し、適切な処理をする必要があります。
個人情報保護法では、特に利用目的の特定が求められており、意図しない目的で個人情報を利用することは禁止されています。メールでのやり取りの際にも、あらかじめ共有する情報の目的を明示し、個人情報を最小限にとどめる工夫が重要です。
メールアドレスも個人情報に該当する理由
一見、メールアドレスは個人情報とは無関係に思えるかもしれませんが、特定の個人を識別できる場合には「個人情報」として扱われます。たとえば、会社のメールアドレスにフルネームが含まれている場合や、特定の組織内で個人が識別できる形式になっている場合などです。また、該当しないと思われる場合でも、他の情報と結び付けることで特定の個人を識別できる状況が生じるため、慎重な取り扱いが求められます。
さらに、メールには受信者の個人情報だけでなく、送信元の情報も含まれているため、誤送信や転送ミスが発生した場合、想定外の範囲で個人情報が漏洩する危険性があります。特に送信前には、宛先の確認や内容のチェックを丁寧に行うことが欠かせません。
万が一漏洩が発生した場合の対応策
もしもメールを通じた個人情報の漏洩が発生した場合、迅速かつ適切な対応が求められます。まず、漏洩した範囲や漏洩した情報を正確に把握し、被害拡大を防ぐ措置を即座に講じる必要があります。その次に、影響を受けた当事者に速やかに連絡し、謝罪や説明を行います。同時に、再発防止策を講じることが不可欠です。
さらに、事業者が一定規模以上の個人データを保有している場合は、個人情報保護委員会への報告が義務付けられるケースもあります。この際、報告漏れや対応の遅れがあると、企業としての信頼を損なうだけでなく、法的責任を問われる可能性もあります。日頃から情報漏洩に備えた体制を整え、万が一の際に迅速かつ誠実に対応できる準備をしておきましょう。
これらの対策を実践することで、メールを利用した個人情報漏洩のリスクを最小限に抑えるとともに、法的責任を果たすことができます。情報セキュリティ意識を高め、日常業務におけるメールの扱いを見直してみてください。
5. セキュアなメール環境を構築するために
クラウドメールサービスの活用とその利点
クラウドメールサービスを活用することで、個人情報を含むメールのセキュリティを大幅に向上させることができます。クラウドメールサービスには、強力なセキュリティ機能やバックアップ機能が搭載されており、不正アクセスやデータ紛失のリスクを軽減できます。また、常に最新のセキュリティパッチが提供されるため、最新の脅威に対抗可能です。
さらに、クラウドメールサービスは多層的な認証をサポートしており、二要素認証やアクセス制限機能を活用することで、外部からの侵入を防ぐことができます。普段からメールを介して個人情報をやり取りする企業や組織にとって、導入する価値は非常に大きいと言えます。
暗号化ツールやセキュリティソフトの導入
メールを送受信する際は、暗号化ツールを利用することが重要です。暗号化は、送信データが第三者に盗み見されるリスクを大幅に低下させます。例えば、送受信メールを暗号化するSSL/TLSプロトコルは、一般的な対策として広く知られています。また、添付ファイルにはパスワードを設定し、暗号化ZIPファイルにすることも効果的です。
さらに、セキュリティソフトの導入は必須です。不正なメールを事前にブロックしたり、マルウェアやフィッシング攻撃を防ぐための検知機能が充実しているため、安心してメールを利用できる環境を整備できます。これにより、個人情報の漏洩リスクを減らすことが可能です。
定期的なセキュリティ教育の実施
セキュリティ教育を定期的に実施することで、全ての従業員が情報漏洩や誤送信のリスクを正しく理解し、適切な対策を講じられるようになります。具体的には、メールの送信先を確認する重要性や、部外者に個人情報を送信しない注意点などを共有することが挙げられます。
また、最新のセキュリティ脅威に関する情報や対応方法を学ぶ場を設けることで、従業員の意識向上に繋がります。例えば、送信先の確認が不十分で他人に個人情報が漏洩する事例などをケーススタディとして採用することで、より理解を深めることができます。このような教育は、日々変化するサイバーセキュリティ環境に適応するための鍵となります。
