コトラ（広報チーム） 
1. 職務経歴書の基本理解：一般事務職のポイント
職務経歴書とは？履歴書との違い
職務経歴書とは、あなたがこれまでに経験してきた業務内容や実績、スキルを詳細に記載した書類です。履歴書が学歴や職歴を簡潔に記載する「概要書」だとすれば、職務経歴書はそれをさらに深掘りし、「具体的な成果」や「業務内容」を企業へアピールするためのツールといえます。
一般事務職においては、職務経歴書を通して日々の業務の中でどれだけ効率的に業務を遂行してきたか、また自身のスキルがどのように活かされたかを具体的に伝える必要があります。そのため、企業側が求めるポイントを押さえた構成が重要です。
一般事務職の特性に合わせた書き方
一般事務職の職務経歴書を作成する際は、事務職特有の業務に合わせた内容を丁寧に記載することが求められます。例えば、「書類作成」や「備品管理」「データ入力」さらには「顧客対応」など、具体的にどのような業務を行ってきたかを明確に示しましょう。
具体的な記載方法としては、「1日の作業量」や「管理していた資料の数」、「データ入力の正確性」など、数値を使って業務の成果を示すことで説得力がアップします。また、スキル面ではPC操作能力（ExcelやWordのスキル）やタイピング速度など、一般事務に欠かせないスキルをアピールすることが効果的です。
採用担当者が注目するポイントは？
採用担当者は、職務経歴書を通じて応募者が募集するポジションで即戦力となるかどうかを判断しています。一般事務職の場合、以下のポイントが注目される傾向にあります。
- 業務遂行能力： 日々の事務作業を正確かつ迅速にこなせる力。
- コミュニケーション力： 社内外との連携や折衝がスムーズにできる力。
- スキルの証明： PCスキルや事務処理に必要な資格があるか。
これらを意識して具体的なエピソードと共に記載することで、職務経歴書の内容に説得力を持たせることができます。また、企業の採用ニーズを事前にリサーチし、そのニーズに合致した内容を追加することもポイントです。
2. 構成とフォーマット作成のコツ
テンプレートを上手に活用しよう
職務経歴書作成において、テンプレートを活用することは非常に有用です。特に初めて職務経歴書を作成する場合、何から始めれば良いか分からなくなることがあります。しかし、一般事務職向けの職務経歴書テンプレートを使えば、その構成や記載内容を簡単に把握しやすくなります。
テンプレートには、職務経歴書を構成する基本要素が揃っています。たとえば「職務要約」「職務経歴」「スキル・資格」「自己PR」といった構成が含まれているため、自分に合った内容を埋めていくだけで作成が進みます。職務内容や実績などの具体的な情報が整理されているテンプレートを選ぶと、採用担当者にも伝わりやすい職務経歴書となります。
職務内容を明確に書くための構成
一般事務職の職務経歴書では、実際の職務内容を明確に記載することが重要です。職務内容としては「書類作成・整理」「データ入力」「顧客対応」「備品管理・発注」などが主な業務となります。それぞれの業務を具体的かつ簡潔に記載し、過去の仕事でどのような役割を果たしていたのかを伝えましょう。
例えば、データ入力の業務を担当していた場合は、具体的な件数や使用ソフト名を記載すると説得力が増します。また、書類作成に関するエピソードには、効率化を図った取り組みや正確さを評価された経験を盛り込むとアピールポイントになります。こういった記載により、採用担当者にとって必要な情報が伝わりやすくなります。
見やすさを優先！フォーマットのおすすめ
職務経歴書は採用担当者にとって一目で内容が分かりやすく、読みやすいフォーマットにすることが大切です。余白を適度に使い、各セクションを見出しで分けて整理することを心がけましょう。一般事務職の場合、ビジネスマナーや事務処理能力が求められる職種ですので、職務経歴書の見た目自体が「整理整頓ができる人」という印象を与える要素にもなります。
推奨されるフォントは、読みやすいゴシック体や明朝体で、文字サイズは10〜12ポイント程度が適切です。また、箇条書きを活用して職務内容や実績を分かりやすく整理し、一つひとつの情報が読み手にストレスなく伝わることを意識しましょう。さらに、応募企業の指定フォーマットがある場合は、それに従うことを忘れないでください。
3. 実績を活かす！説得力のある経験・スキル記載法
数字で示す実績の書き方
一般事務職の職務経歴書では、具体性を持たせるために数字を活用して実績を示すことが重要です。例えば、「日々のデータ入力を担当」ではなく、「1日100件以上のデータ入力を迅速かつ正確に処理」といった形で、取り扱った業務量や成果の規模感を明確化します。また、「備品管理に注力」とするよりも、「年間100万円の備品費を適切に管理し、10％のコスト削減を達成」といった具体的な数字を挙げることで、採用担当者にあなたの貢献度を伝えることができます。
経験・スキルをアピールする具体例
一般事務職では、幅広い業務知識と職種特有のスキルをどのように業務に活かしたかが採用担当者に評価されるポイントです。例えば、「ExcelとAccessを使用して定期的に社内データ集計を行い、従業員に分かりやすいレポートを作成」という記載のように、作業内容だけでなく具体的なツール活用や提供した価値を明記します。また、「来客対応と電話応対を担当」といった記述を、「1日平均50件の来客応対と電話対応を実施し、クレーム件数を削減」などの成果を含めて記載すれば、実務能力の高さをより印象付けることが可能です。
キャリアの棚卸しでアピールポイントを発掘
初めて職務経歴書を作成する場合、過去の業務内容を振り返り、自分の強みや成果を整理することが大切です。一般事務職は、日々の業務がルーチン化しやすいため、特に数字や具体例を使って実績を掘り下げる作業が重要です。例えば「書類整理」といった業務も、「1年間で数千枚の書類を効率的に電子化し、検索性を大幅に向上させた」と表現することで、アピールポイントに変わります。また、過去の経験を振り返る際には、同じく一般事務職で成功している事例やテンプレートを参考にすることで、記載内容の精度を高められるでしょう。
4. 応募企業に響く「自己PR」と「志望動機」の書き方
自己PRでみせる“即戦力感”
一般事務の職務経歴書を書く際、自己PRでは採用担当者に「即戦力として活躍できる」と感じてもらう内容が重要です。そのためには、これまで培ってきた経験やスキルを具体的なエピソードとともにアピールしましょう。例えば、「バックオフィス業務全般を3年間担当し、書類作成やデータ入力においてミス率を〇％削減した」といった具合に、数値で成果を示すと説得力が増します。
特に、幅広い業務に柔軟に対応できる力や、正確性・効率性を兼ね備えた事務スキルをアピールすることが重要です。また、PCスキルやツール活用能力を具体的に述べることで、一般事務としての専門性が伝わりやすくなります。「マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）の資格を保有し、エクセルを使ったデータ分析や報告書作成を効率化」といった記述も効果的です。
志望企業のニーズの捉え方
採用担当者に響く職務経歴書を作成するには、応募企業が事務職に求めるニーズを正確に把握することが大切です。そのため、企業が公開している求人情報や公式サイトを参考に、どのような業務内容やスキルを重視しているのかリサーチしましょう。そして、それに関連する自身の経験やスキルを具体的に記載します。
例えば、「貴社では、各部門との連携を重視した業務が求められると理解しました。私は前職で他部門と密に連携しながらプロジェクトの進行をサポートした経験があり、貴社でもそのスキルを活かせると考えています」といった形です。このように企業のニーズと自己の経験・スキルを結び付けることで、応募先にフィットした人材であることを強調できます。
前職の経験を活用する具体的方法
一般事務職では、前職での経験を応募企業でどのように活かせるかを明確に伝えることが求められます。そのためには、自分がこれまで携わってきた業務内容を細かく棚卸しし、応募企業で役立つスキルや経験をピックアップしましょう。
例えば、書類管理やデータ入力の経験がある場合、「〇年間にわたり、請求書や契約書などの書類管理を行い、月間〇件の処理を担当。ミスのない業務管理を徹底しました」と記載することで、実績を具体的に伝えることができます。また、在庫管理や発注業務を担当していた場合は、「業務の効率化に努めた結果、納期遅延の削減やコスト管理の改善に貢献しました」と具体例を添えると説得力が増します。
さらに、応募企業で実現したいゴールと過去の経験を関連付けることがポイントです。例えば、社内での調整業務の経験を活かし、応募企業のチーム間の連携をサポートしたいという意欲を伝えるのも有効なアプローチです。このように、前職での成果をもとに、自分が企業に貢献できる具体的方法を示しましょう。
5. 注意点と先輩たちの成功例
陥りやすいミスと対策
一般事務の職務経歴書では、採用担当者に「業務内容が曖昧」と感じさせてしまうケースがよく見られます。このミスを防ぐためには、職務内容を簡潔かつ具体的に記載することがポイントです。例えば、「書類作成」だけでなく、「Excelを用いて毎月200件の注文データを管理・集計」といった具合に詳細を明記することで説得力が増します。
また、冗長な文章や多すぎる情報も避けたいところです。採用担当者は限られた時間で書類を確認するため、重要なアピールポイントを簡潔に伝えることを心がけましょう。そのためには、職務経歴書を作成後に自分自身で見直し、余分な記載を削除する作業を忘れないようにしてください。
さらに、応募企業のニーズを無視して汎用的な内容の職務経歴書を送るのも誤りです。事前に企業の求人情報をしっかりと調査し、その企業が求めている「一般事務」の役割にあわせたスキルや経験を明確にアピールすることが重要です。
成功した職務経歴書の事例
成功した職務経歴書の特徴は、「応募企業のニーズ」に応えつつ「具体的な実績」と「スキル」を的確に示している点です。例えば、一般事務の経験として「備品管理」や「スケジュール調整」のみを挙げるのではなく、「月間500件以上の注文処理を1人で対応し、ミス率ゼロを達成」「部門全体のスケジュールを取りまとめ、年間計画の遅延を防止」といった具体的な成果と、関連する数字を盛り込んだ記載が効果的です。
また、使い慣れたツール（例: Excelやグループウェアの活用）、取得している資格（例: MOS資格や簿記検定）がしっかりと書かれている職務経歴書は、採用担当者に「即戦力」としての印象を与えるケースが多いです。
加えて、文章構成が簡潔であり、全体に統一感があるフォーマットが使用されている点も成功例の共通点と言えます。多くの応募者がいる中で、「見やすさ」や「整理された情報」は大きなアドバンテージとなります。
完成したら見直してチェック！
職務経歴書が完成したら、まずは誤字脱字を徹底的にチェックしましょう。ささいな誤りでも、プロとしての信用を損ないかねません。また、読み手目線で「伝えたいポイントがしっかり書かれているか」を確認することも重要です。知人または転職アドバイザーなど、第三者に依頼して客観的なフィードバックをもらうとさらに効果的です。
また、応募する企業や職種によって、強調すべきポイントを微調整することも忘れないでください。同じ一般事務でも、データ入力に重点を置く企業もあれば、スケジュール管理能力が重視される企業もあります。そのため、提出前には必ず応募先の求めるスキルや役割に合っているかを確認し、必要があれば編集を加えましょう。
最後に、フォーマットの統一感や見やすさも大切です。フォントや行間、段落などが揃っていないと、読みにくい印象を与えてしまいます。特に数字や箇条書きは目立つので、一貫したスタイルで整えて仕上げてください。