コトラ（広報チーム） 
履歴書をパソコンで作成するメリットと基本情報
パソコンで履歴書を作成するメリット
パソコンで履歴書を作成することには、さまざまなメリットがあります。まず、修正が容易である点が挙げられます。一度作成した履歴書をデータとして保存しておけば、職歴やスキルの追加などの際に手間なく編集が可能です。また、パソコンで作成した履歴書は見た目が整っており、読みやすさが向上します。均一なフォントやレイアウトにより、採用担当者が内容をスムーズに把握できるのが特徴です。
さらに、データとして保存できるため、何度でも印刷して使えるほか、オンラインでの提出にも対応できます。特にメールやウェブ上でのエントリーが一般的になりつつある昨今、データ形式の履歴書は非常に便利です。
手書きとの違いは？
履歴書を手書きで作成する場合とパソコンで作成する場合には、それぞれ異なる特徴があります。手書きの履歴書は、字の丁寧さや書き手の個性が感じられるため、熱意を伝えやすいという利点があります。一方、パソコンで作成する場合は、フォーマットが整っているため、よりプロフェッショナルな印象を与えることが可能です。また、手書きではミスがあった場合、最初から書き直す必要がありますが、パソコンでは簡単に修正できるため、作業効率が高い点も大きな違いです。
ただし、一部の企業ではいまだに手書きの履歴書を求めている場合もあるため、応募先の方針を事前に確認しておくことが重要です。
パソコン作成に向いている人とは
履歴書をパソコンで作成するのに向いているのは、効率的に作業を進めたい方や、タイピングに慣れている方です。また、頻繁に履歴書を更新する必要がある転職活動中の方にとっても、パソコンは便利な選択肢です。パソコンを使用すれば、レイアウトが統一され、どの応募先にも適した書類を短時間で準備できます。
さらに、オンラインでの応募が一般的な現代では、パソコンを活用してPDF形式などで履歴書を提出できるスキルがあると非常に役立ちます。このように、パソコン作成は時間と手間を節約したい方や清潔感を重視する方に特におすすめです。
履歴書作成でよくある疑問
パソコンで履歴書を作成する際には、いくつかの疑問が浮かぶことがあります。例えば、「どのソフトウェアを使えばよいのか」といった質問がありますが、一般的にはWordやExcelの使用が推奨されています。特にExcelはレイアウトが固定しやすいため、初心者でも扱いやすいツールです。
また、「履歴書にどのフォントを使用すればよいか」と悩む方もいますが、読みやすさを考慮して明朝体やゴシック体を選ぶとよいでしょう。また、「写真はどのように貼り付けるのか」「データ形式は何を選ぶべきか」などの疑問もよく見られますが、写真はデジタルデータとして貼り付け、履歴書の提出形式はPDFが無難です。
このような疑問がある場合は、事前にテンプレートの使用例や注意点を確認するとスムーズに作成できます。
履歴書作成の準備：ツールとテンプレートの選び方
WordやExcelなどのおすすめツール
履歴書をパソコンで作成する際に最もよく使用されるツールは、Microsoft WordやExcelです。Wordは文章の入力やレイアウト調整がしやすく、プロフェッショナルな仕上がりを求める方に向いています。一方、Excelは罫線や表の作成が得意で、履歴書の基本フォーマットを効率的に構築するのに便利です。また、作成後のデータをPDF形式で保存すれば、レイアウト崩れを防げるという利点もあります。初めて履歴書をパソコンで作る方でも、これらのツールを活用することで、整った仕上がりを実現できます。
テンプレートの種類と選び方
履歴書テンプレートには、用途やアピールポイントに応じてさまざまな種類があります。一般的な履歴書ではJIS規格に基づいたフォーマットが推奨されており、基本情報や学歴、職歴、資格・スキルなどをバランスよく記載できます。また、職種や応募先の要望に応じて、志望動機や自己PRを重視したテンプレートも用意されています。テンプレートを選ぶ際は、応募する企業が特定の書式を指定している場合があるため、事前に確認することが大切です。目的や内容に合ったテンプレートを選ぶことで、印象に残る履歴書が作成できます。
無料でダウンロードできるおすすめテンプレート
インターネットでは、履歴書のテンプレートを無料でダウンロードできるサイトが多数存在します。特に、厚生労働省が推奨するJIS規格に基づいたテンプレートは、多くの企業で受け入れられやすいため、初めて履歴書を作成する方におすすめです。また、一般の求人サイトやキャリア支援サービスでは、職種別や用途別に特化したテンプレートが提供されている場合があります。これらを活用すれば、基本フォーマットに手間をかけることなく、すぐに作成作業を始められるため便利です。
テンプレートをカスタマイズする方法
ダウンロードしたテンプレートをそのまま使用するのも便利ですが、自分の経歴やアピールポイントを伝えるためには、フォーマットをカスタマイズするのも良い方法です。例えば、学歴や職歴が豊富な場合は、これに十分なスペースを確保できるようレイアウトを調整するのも効果的です。また、重要な箇所を太字にしたり、デザインをシンプルに整えたりすることで、より見やすく印象的な履歴書を完成させることができます。ただし、過度な装飾やフォーマットの変更は、企業側の印象を損ねる可能性があるため、読みやすさとバランスを重視しましょう。
パソコンで履歴書を作成する具体的な手順
基本情報を正確に入力するコツ
履歴書をパソコンで作成する際には、基本情報を正確かつ漏れなく入力することが重要です。名前や住所、電話番号、メールアドレスなどの基本項目はもちろん、学歴や職歴もそれぞれの時系列に従って記載しましょう。また、誤字や脱字を防ぐために、入力後は必ず見直しを行いましょう。特にパソコンでの入力はミスが発生しやすいため、細部の確認を怠らないようにすると良いです。
見やすいレイアウトに整える
履歴書は読みやすさが非常に重要です。フォントは見やすいものを選び、標準的なフォントサイズ（10.5～12ポイント程度）を使用しましょう。また、見出しや項目をしっかりと区切り、余白を適度に取ることで視認性が向上します。さらに、強調したいポイントに太字を使用し、内容が伝わりやすいよう工夫しましょう。ただし、派手すぎる装飾は避け、ビジネス文書としてのフォーマットを意識することが大切です。
履歴書に写真を貼り付ける方法
パソコンで履歴書を作る場合、写真の貼り付けも簡単に行えます。まずは証明写真をデジタルデータとして準備してください。履歴書テンプレートの写真貼付欄に挿入し、サイズを調整します。一般的な証明写真サイズは縦4cm×横3cmですので、バランスを確認して適切に配置しましょう。また、解像度が低い写真は避け、画質の良いものを使用することで、よりプロフェッショナルな印象を与えることができます。
データを保存・修正する際の注意点
履歴書のデータは定期的に保存し、突然のトラブルに備えましょう。保存形式はWordやExcel形式のほか、最終的にはPDF形式で保存するのがおすすめです。PDF形式はデータが崩れる心配がなく、オンライン提出にも対応しやすい形式です。また、修正が必要な場合、オリジナルの編集可能なデータも保管しておくと便利です。複数のバージョンを管理する際は、ファイル名に日付やバージョン番号を付けて整理すると良いでしょう。
完成した履歴書を印刷＆提出する際のポイント
履歴書に適切な用紙と印刷設定
履歴書を印刷する際には、用紙の種類と印刷設定に注意する必要があります。一般的にはA4サイズの高品質なコピー用紙を使用するのがおすすめです。厚さは0.1mm以上のものが適しており、仕上がりがしっかりとします。印刷設定では、片面印刷を選び、解像度を600dpi以上に設定することで、文字が鮮明に印刷されます。また、余白が重要であるため、テンプレート通りに印刷されているか確認しましょう。
プリンターの設定方法とコンビニ印刷
家庭用プリンターを使う場合は、「高画質設定」や「用紙設定」を適切に設定することが重要です。また、インク量が不足していると印刷が不均一になるため、事前にインク残量も確認しましょう。一方で、プリンターが手元にない場合は、コンビニ印刷を活用できます。USBメモリやクラウドストレージにPDF形式で保存した履歴書データを持参すれば手軽に印刷できます。コンビニのマルチコピー機では画面の指示通りに操作するだけでA4サイズの鮮明な印刷が可能です。
履歴書データをオンラインで送付する方法
オンラインで履歴書を送付する場合は、PDF形式で提出するのが一般的です。PDFは、フォーマットが崩れにくく、受け取る側にも好印象を与えるため、推奨される形式です。送付時にはファイル名に「氏名_履歴書」と記載することで、受け取る側がデータを管理しやすくなります。また、添付ファイルの容量が大きすぎると送れない場合があるため、メール送付前にはファイルサイズを確認してください。メール本文には送付の目的と添付ファイルについての簡潔な説明を書き添えると良いでしょう。
提出時に注意すべきポイント
履歴書を提出する際には、印刷だけでなく、全体の仕上がりや適切な提出方法に注意を払う必要があります。紙で提出する場合には、折り目のない状態を保つためにクリアファイルなどに入れて持参してください。また、封筒に入れる場合はA4サイズが入るものを使い、表に宛名を丁寧に記載します。オンライン提出の場合でも、入力データに誤りがないか、フォーマットが乱れていないかを改めて確認することが重要です。さらに、提出期限や企業が指定する方法に従い、ミスのない提出を心がけましょう。
