コトラ（広報チーム） 
1. インシデントレポートとは？
インシデントの基本概念と定義
インシデントとは、事故やミスにつながる可能性がある事象を指します。具体的には、医療や介護分野においてヒヤリとしたり、ハッとするような瞬間や、実際には重大なトラブルに発展しなかったものの、改善が必要とされる出来事を指しています。厚生労働省では、誤った医療行為が発見された場合や、それによる影響がなかった事態として定義しています。このような事象は未遂に終わる場合が多く、ヒヤリ・ハットという言葉で表現されることもあります。
インシデントレポートの目的と重要性
インシデントレポートは、発生した問題を記録し、その原因を分析するために作成されます。このレポートの最も重要な目的は、再発防止のための改善策を導き出すことです。特に医療現場や介護現場では、小さなトラブルが大きなアクシデントにつながる可能性があるため、こうした事象を記録し、それを共有することが安全管理に直結します。また、インシデントレポートは反省文ではなく、事実を正確に記録するツールです。これにより、責任追及ではなく、職場全体の安全意識向上を図ることが可能です。
医療・介護分野における具体例
医療・介護分野では、インシデントは多岐にわたります。例えば、患者に投与する薬剤を間違えたが、すぐに気づき実害を防ぐことができた場合や、異なる医療器具を使用直前で発見できたケースなどが挙げられます。また、介護現場では、利用者が滑りそうになったもののスタッフが支えて転倒を回避した場合もインシデントとして記録されます。このような事例を記録することで、業務フローや注意点を見直す材料となり、さらに安全な環境を作ることができます。
インシデントとアクシデントの違い
インシデントとアクシデントは混同されがちですが、重要な違いがあります。インシデントは、結果的に事故や患者への影響を回避できた出来事を指します。一方で、アクシデントは事故そのものであり、患者や利用者に実際の被害や影響が及んだ場合を指します。例えば、投薬ミスが確認され、適切な処置が施され問題を未然に防げた場合はインシデントですが、この対応が遅れ患者に副作用が発生した場合はアクシデントとなります。この違いを明確に理解することが、報告内容を整理し、適切な改善策を講じるうえで非常に重要です。
2. インシデントレポート作成の基本構成
6W1Hを活用した記載方法
インシデントレポートを作成する際には、6W1Hを活用することで、事象の発生状況をより正確かつ簡潔に伝えることができます。6W1Hとは、「いつ（When）」、「どこで（Where）」、「誰が（Who）」、「誰に（Whom）」、「なぜ（Why）」、「何を（What）」、「どのように（How）」の要素をまとめたフレームワークです。具体的には、発生日時や場所、関与者、原因や背景、そして発生状況の詳細を順序立てて記載します。この方法を使用することで、漏れのない情報伝達が可能となり、医療ミスの改善や再発防止に役立ちます。
記載するべき要素とフォーマット
インシデントレポートを書く際には、情報が一貫して正確であることが求められます。そのため、以下の要素を必ず記載することが重要です。
- 発生日時：何月何日、何時ごろに事象が発生したのかを明記します。
- 発生場所：具体的な部屋名やエリア名を記載します。
- 発生状況：どのような事象が発生したかを具体的に説明します。
- 発生原因：事象の背景にある原因や要因を分析して記載します。
- 影響度：その事象が患者や関係者にどの程度の影響を与えたのかを記載します。
- 対応状況：事象発生後にどのような対応を行ったのかを記録します。
これらの情報を統一フォーマットで記載することで、読み手にとって分かりやすく、かつ分析や改善に役立てることができます。多くの場合、病院や施設では無料で提供されているテンプレートやフォーマットがあるため、それらを活用するのがおすすめです。
成功事例から学ぶレポートの基本構造
具体的な成功事例を学ぶことで、インシデントレポート作成の質を高めることができます。例えば、ある病院では「短く簡潔な記載」と「明確な原因分析」にフォーカスすることで、対応策の具体化に成功しました。この事例では、6W1Hに基づき影響度や発生状況を分かりやすく記載し、医療ミスの再発防止につながったとされています。
成功するインシデントレポートの書き方の基本構造として、まず事象の事実を客観的に記述し、次にその原因を簡潔に分析します。その後、それに基づく対応策や今後の予防策を提案する形式を取ると効果的です。このように、書き方のポイントを押さえたレポートは、チーム全体での情報共有やヒヤリ・ハットの見える化にも大いに貢献します。
3. インシデントレポートを書く際のポイントと注意点
客観性を保つための注意点
インシデントレポートの書き方で特に重要なのは、客観性を保つことです。記録する際は個人的な感情や主観を排除し、事実を正確かつ具体的に記載するように心がけましょう。例えば、「看護師がミスをした」といった感情的な表現ではなく、「看護師Aが午前〇時に患者Bへ投薬を実施した際、誤った薬品を使用した」といった具体的な情報を記載することが求められます。これにより、事象の正確な把握と分析が可能になり、再発防止策を立てる上でのデータとして機能します。
反省文ではなく事実を記載すること
インシデントレポートは反省文や謝罪の場ではなく、現場で起きた事実を正確に記録するためのものです。多くの人が「自分の失敗を弁明しなければ」と感じることがありますが、レポートの目的は責任を追及することではありません。むしろ、原因を明確にし再発を防ぐことです。そのため、「もっと注意すべきだった」というような個人的な意見や主観ではなく、「患者Cが点滴を受けている際に、〇〇という手順を飛ばしてしまった」というように、起きた事象を時系列で整理して記載するようにしましょう。
記載漏れを防ぐ方法
インシデントレポートを記録する際には、記載漏れを防ぐことも大切なポイントです。発生日時、場所、発生状況、原因、影響度、対応状況といった基本情報は必ず盛り込みましょう。また、6W1H（いつ、どこで、誰が、誰に、なぜ、何を、どのように）を意識することで、漏れのない記録が可能になります。事前に病院や施設が配布しているフォーマットやテンプレートを活用することで、スムーズに記載が進められ、重要な情報の漏れを防ぐことができます。
入力システムや手書きの違い
インシデントレポートは、記録する方法として入力システムを使う場合と手書きの場合があります。それぞれにメリットとデメリットがあるため、業務の環境や状況に応じて適切に選択することが大切です。入力システムは、記録を電子的に管理できるため、検索や分析が容易になります。一方、手書きの場合は機器やネットワークに影響されることなく、すぐに記録できるという利点があります。ただし、手書きでは読みにくくなったり情報が抜けたりするリスクがあるため、記載内容を整理してから書き始めることが重要です。
4. 初心者が直面しやすい課題とその解決法
書き方がわからない時の対処法
インシデントレポートの書き方がわからない場合、まずは基本構成を把握することが重要です。インシデントレポートには、6W1H（いつ、どこで、誰が、誰に、なぜ、何を、どのように）を基準に状況を整理して記載するのが基本です。このフレームワークを活用することで、抜け漏れを防ぎながら、わかりやすく具体的な報告が可能になります。
さらに、インシデントレポートのテンプレートを活用するのも有効な方法です。無料でダウンロードできるフォーマットも存在するため、活用して全体の流れや記載順序を把握しましょう。また、過去に書かれたレポートや成功事例を確認することも学びの一助となります。特に、医療現場で報告された具体例などを参考にすることで、より実践的な書き方のイメージがつかめるでしょう。
上司や同僚に確認すべきポイント
初心者がインシデントレポートを書く際には、上司や同僚への相談も有効です。まず、記載内容が客観的で正確かどうかを確認してもらいましょう。インシデントの記録は責任追及ではなく、改善策の提案や再発防止を目的としているため、一方的な主観や誤解を生む表現を避ける必要があります。
また、レポートに記載すべき重要な要素が漏れていないかも、相談するポイントです。特に、発生状況や影響度、対応状況といった項目は現場ごとにフォーマットが異なることがあります。そのため、職場の規定やフォーマットに沿って作成できているかどうかを確認するのが安心です。具体的な事例に基づいてアドバイスをもらうと、自信を持って作成に取り組むことができるでしょう。
事前に準備しておくべき情報
インシデントレポートの作成にあたっては、情報の損失を防ぐために、事前準備が欠かせません。6W1Hを基に、インシデント発生の日時、発生場所、関与した人、事象の詳細、原因や背景、実施した対策など、必要な情報を紙にメモしたりシステムに記録しておくとスムーズに進められます。
さらに、インシデントのレベル区分（影響度）も把握しておくことが重要です。医療現場では、厚生労働省が定めるレベル分類が一般的に使用されており、これを基準にインシデントの重大度を適切に判断しましょう。また、テンプレートを事前に印刷して手元に置いておけば、記載漏れを防ぐ手助けとなります。
準備段階を丁寧に行うことで、インシデントレポート作成時に焦ることなく、必要事項を簡潔かつ正確に記載することが可能になります。
5. 実際の場面で活用するためのヒント
インシデントを未然に防ぐ活用事例
インシデントレポートは、単に過去の出来事を記録するためだけのものではなく、将来的なインシデントの発生を未然に防ぐ重要なツールでもあります。例えば、医療現場ではヒヤリ・ハット事例を定期的に共有し、類似の事象を防ぐための注意喚起や改善策を講じている施設があります。インシデントレポートには事象の詳細や発生原因が記載されるため、過去の事象から学ぶことが可能です。また、定期的にレポートを分析し、パターンや共通点を把握することで、トレーニングの充実やフロー改善につなげることができます。
職場の環境に応じた運用方法
インシデントレポートの運用方法は職場の環境に応じてカスタマイズすることが重要です。例えば、大規模な病院では、専用の入力システムを導入し、迅速に情報を集約・分析できる環境を整えるケースが多く見られます。一方、小規模なクリニックや施設では、紙ベースのレポートを使用し、シンプルなフォーマットで運用を回していることもあります。いずれにしても、現場のスタッフ全員が「誰でも簡単に記載できる」「即時に共有・確認できる」仕組みを構築することが、スムーズな運用のカギです。職場全体でインシデントレポートの重要性を共有し、定期的な見直しを行うことも非常に効果的です。
チームでインシデント情報を共有する重要性
インシデント情報をチーム全体で共有することは、医療や介護の現場において非常に重要です。個人レベルでは見落としや誤解が生じる可能性がありますが、チームで情報を共有することで多角的な視点から問題を捉えられるようになります。また、情報共有は他部署との連携強化にもつながり、全体の業務効率を向上させる効果も期待できます。具体的には、定例ミーティングや研修会で実例を用いながら共有することで、具体的な注意点や改善策が全員に浸透しやすくなります。情報共有は単なる報告作業ではなく、職場の安全文化を育むための大切な取り組みです。
