コトラ（広報チーム） 
履歴書の基本とは？知っておくべきポイント
履歴書の役割と重要性
履歴書は、採用担当者に自分の経歴やスキル、人物像を伝えるための重要な書類です。特に書類選考の段階では、応募者を知る唯一の手段となるため、具体的かつ正確に記載することが求められます。また、志望動機や自己PRを通じて、会社への熱意を伝える場でもあります。このため、履歴書の書き方一つで面接に進めるかどうかが大きく左右されると言っても過言ではありません。
履歴書のフォーマットと選び方
履歴書には市販のテンプレートやダウンロード可能なフォーマットが多くあり、自分に合ったものを選ぶことが大切です。厚生労働省が推奨するテンプレートでは、2021年4月から一部の記載事項が任意となり、より柔軟に活用できるようになりました。具体的には、「性別」の記載が不要となり、また「通勤時間」や「扶養家族数」の項目が削除されています。履歴書テンプレートを選ぶ際は、記載するべき情報を網羅できるものを使用するとスムーズです。
書類作成時の心構え
履歴書を書き始める際は、自分がどのように見られたいかという点を意識しましょう。履歴書は単なる情報の羅列ではなく、自分を採用する価値があるとアピールするためのツールです。そのため、誤字脱字を避け、丁寧で分かりやすい言葉遣いを心掛けることが重要です。また、記入する前に自己分析をしっかり行い、自分の強みや応募先企業に対する熱意を明確にしておくと良いでしょう。
よくあるミスと注意点
履歴書作成時にはいくつかのよくあるミスを避ける必要があります。まず、日付の記載ミスです。履歴書の日付は、提出日を記入することが原則です。また、証明写真の貼り忘れやサイズ違いも注意が必要です。写真は最近3ヶ月以内に撮影した、清潔感のあるものでなければいけません。さらに、誤字脱字や記入漏れも頻繁に起きるミスです。特に住所や連絡先に間違いがあると重要な連絡が届かなくなる場合もあるため、記載内容を必ず二重チェックするよう心掛けましょう。
履歴書の書き方を項目別に解説
基本情報（氏名・住所・連絡先）の記載方法
履歴書の基本情報欄には、氏名、住所、連絡先といった重要な項目を正確に記載することが必須です。まず氏名ですが、戸籍上の名前を正式に記入しましょう。ふりがな欄には、「ふりがな」と書いてある場合はひらがなで、「フリガナ」の場合はカタカナで書く必要があります。
次に住所ですが、郵便番号から記載し、都道府県名から省略せずに丁寧に書きます。アパートやマンション名がある場合は、部屋番号まで漏れなく記入しましょう。連絡先については、日常的に連絡が取りやすい電話番号を記載します。また、メールアドレスを記載する場合は、ビジネス用に適したものを選びましょう。
正確さが求められる基本情報欄は、履歴書全体の印象にも関わるため、記入ミスや誤字がないように注意してください。
学歴・職歴欄の書き方とポイント
学歴・職歴欄では、時系列に沿って記載し、読みやすく整理することが重要です。学歴については、中学校卒業以降の4月入学・3月卒業の形式で記載するのが一般的です。省略せず、学校名は正式名称で書きましょう。
職歴についても、入社年と退社年を明記し、勤務先の正式名称を記載します。転職歴が多い場合は、特に関連性の高い職歴を強調することがポイントです。会社が倒産や吸収合併等で名称変更している場合でも、その当時の名前を記載するのが基本です。
最後に「以上」と記載して締めくくることで、全体の見栄えが整い、採用担当者に分かりやすい印象を与えられるでしょう。
志望動機と自己PRの書き方
志望動機と自己PRは履歴書の中でも特に重要な部分です。志望動機は、応募先企業への理解と、自分がその企業でどう貢献できるかを具体的に示すことが求められます。例えば、「御社の業界に長年興味を持ち、貴社の〇〇事業に共感しました。この経験を活かして△△を実現したい」といったように書くと効果的です。
自己PRでは、自分の強みや仕事に対する姿勢を具体例を交えて説明しましょう。「これまでの経験を通じて培ったコミュニケーションスキル」や「リーダーシップを発揮した具体的なエピソード」など、説得力のある内容がおすすめです。これにより、自分が採用後どのように活躍できるかを採用担当者にイメージしてもらえます。
免許・資格欄の効果的な記載方法
免許・資格欄は、自分が持つスキルや知識を客観的にアピールできる項目であり、効果的に記載することで採用担当者に好印象を与えます。記載する際には取得した順に書き、「普通自動車免許（AT限定）」など正式名称を省略せずに書きましょう。
業種によって求められる資格は異なるため、応募先企業や職種に関連するものを優先的に記載することが重要です。例えば、「簿記2級」「TOEIC○○点」など、応募職種に即した資格がある場合は、その取得理由や活用方法について志望動機の一部に盛り込むのも良いでしょう。
また、免許・資格に加えて進行中のもの（「〇〇試験合格に向けて勉強中」など）を添えることで、向上心や努力意欲をアピールすることもできます。
採用担当者に好印象を与えるコツ
手書きとパソコン作成の使い分け
履歴書の作成方法には手書きとパソコン作成の2種類があります。それぞれの方法にはメリットがあり、応募先のニーズや自分の特性に応じて使い分けることが大切です。手書きの履歴書は、丁寧な書面作成能力や真心を伝えるツールとして特に効果的です。一方、パソコン作成は整ったレイアウトで見やすく、ビジネススキルのアピールに役立ちます。求人内容や業界特性をよく確認し、最適な方法を選択しましょう。
履歴書用写真の選び方と注意点
履歴書用の写真は、採用担当者に最初の印象を与える重要な要素です。スーツ姿で、清潔感のある表情を意識しながら撮影することがポイントです。背景は無地の白や薄い青が適しており、履歴書に合った縦4cm×横3cmのサイズを守りましょう。また、プリクラや日常のスナップ写真を貼るのは厳禁です。写真を貼る際には、貼り付け位置や向きに注意し、しっかりと固定してください。なお、写真は撮影日から3ヶ月以内のものを使用することが望ましいです。
読みやすいレイアウト作り
採用担当者がスムーズに目を通せる履歴書を作るには、見やすいレイアウトが必要です。文面のバランスを考え、余白を適度に設けることで整った印象を与えます。また、文字は統一感を持たせるため、手書きの場合は丁寧な字を、パソコン作成の場合は適切なフォントサイズ（通常10～12ポイント）を選びましょう。特に学歴・職歴欄や志望動機・自己PR欄は重要なアピール部分ですので、内容充実と視覚的な読みやすさを両立させることを意識してください。
丁寧な言葉遣いと記載内容の統一
履歴書全体において、言葉遣いの丁寧さと記載内容の統一性は好印象に直結します。「です・ます調」を基本としながら、簡潔で分かりやすい表現を心がけましょう。また、日付や氏名、その他の情報で誤記がないよう、見直しを怠らないことが重要です。特にフォーマットによる表記方法の違いに注意し、提出先の指示に従った内容で仕上げることが大切です。誠実さが伝わるよう、最後まで丁寧に確認作業を行いましょう。
履歴書を提出する際に気をつけたいこと
日付をいつにするべきか？
履歴書の日付は、書類を提出する日付を記載するのが基本です。履歴書は正式な書類として扱われるため、日付の記入は採用担当者にとってその内容が「いつ作成されたか」の重要な情報となります。郵送の場合は投函日、メールで送る場合は送信日を記入します。ただし、持参する際には実際に渡す日付を記入することを忘れないようにしましょう。また、日付の形式には和暦・西暦がありますが、履歴書全体でどちらかに統一すると丁寧な印象を与えます。
添え状（送付状）の書き方
履歴書を郵送やメールで送る際には、添え状（送付状）を添えることで、より丁寧な印象を与えられます。添え状には、挨拶、応募書類の提出目的、自分の情報、締めの挨拶などを簡潔に記載します。これによって書類の内容が整理され、採用担当者に親切な印象を与えることができます。添え状はパソコンを使って作成するのが一般的ですが、手書きの場合も丁寧に記載しましょう。また、書式やフォーマットも整えることで、履歴書全体としての印象を向上させることができます。
履歴書の保管・封筒への入れ方
履歴書を郵送する場合は、封筒への入れ方にも注意が必要です。まず、履歴書を折りたたむときには、採用担当者が読みやすいように清潔かつきれいに折ることを心がけます。A4サイズをそのまま送付できる大きめの封筒を使うと、よりプロフェッショナルな印象を与えることができます。また、履歴書がアイロンでプレスされたように見えるファイルを使ってから封筒に入れることで、書類が乱れず整って見えるでしょう。さらに、封筒表面には相手の宛名や自分の差出人情報を明確に記載し、「履歴書在中」と赤字で記載することを忘れないようにしましょう。
メールで送る時の注意点
履歴書をメールで送る場合は、文章の形式や送信方法にも注意を払いましょう。まず、件名には「履歴書送付に関する件」といった内容が明確なタイトルを設定します。メール本文では簡潔な挨拶と応募の意図を記載し、添付ファイルとして履歴書を送付します。ファイル名は「履歴書_氏名」といった形式にして、採用担当者が内容を把握しやすいように工夫しましょう。また、ファイル形式にはPDFが推奨されます。これにより、開く側のフォーマットが崩れる心配がありません。最後に、送信前には再チェックを行い、誤字や添付忘れがないことを確認してください。