コトラ（広報チーム） 
履歴書封筒の基本マナー
封筒のサイズと色の選び方
履歴書を郵送する際には、封筒の選び方に注意が必要です。まず、サイズはA4サイズの書類が折らずに入る「角2サイズ」（332×240mm）が最適です。これにより、相手に書類をきれいな状態で届けることが可能です。また、封筒の色は清潔感を重視し、白色が推奨されます。緊急の場合や白色がない場合に限り、茶封筒でも問題ありませんが、できるだけ白色を選ぶようにしましょう。
さらに、封筒の材質も重要です。しっかりとした厚みのある封筒を使用することで、中の書類が破れたり折れたりするリスクを軽減できます。同時に、履歴書をクリアファイルに入れることで、濡れや汚れを防ぐ工夫もしておくと安心です。
宛名の書き方のポイント
封筒の宛名は、履歴書や職務経歴書の第一印象に直結する重要な項目です。宛名は一般的に縦書きで記載します。会社名や部署名の後には必ず「御中」を添え、採用担当者個人名が分かっている場合には「〇〇様」と記載してください。
また、応募先の住所や会社名は正確に記載し、誤字脱字がないか必ず確認します。特に「行」などの表記がある場合、二重線を引いて「御中」と書き直すことを忘れないようにしましょう。そして、左下部分には赤字で「履歴書在中」または「応募書類在中」と明記します。この一文がないと、採用担当者に書類が正しく届かない可能性があるため注意が必要です。
適切な書類の準備方法
履歴書を送付する際には、必要な書類を適切に準備することが重要です。基本的に履歴書、職務経歴書、添え状などの書類を順序よく同封します。書類は封筒に入れる前に内容を最終確認し、誤字脱字がないかを再チェックしましょう。
また、履歴書や職務経歴書の用紙が汚れていないか、折れ目がついていないかも確認してください。これらは応募者としての丁寧さや配慮を示すポイントとなります。同封する添え状には、「お忙しい中恐れ入りますが、ぜひご覧いただきたく存じます」といった配慮の言葉を盛り込み、あいさつ文や目的を簡潔に伝えましょう。
最後に、書類を封筒に入れる前にクリアファイルに挟むことで、運搬中の汚れや湿気を避ける対策を行うと安心です。これらの準備を怠らず整えることで、応募先に好印象を与えることができます。
履歴書封筒の正しい書き方
企業宛と個人宛の違い
履歴書を封筒に入れて送る際、宛名の違いに注意しましょう。企業宛の場合は「〇〇株式会社 御中」、特定の部門宛であれば「〇〇株式会社 人事部 御中」と記載します。一方で、個人宛の場合は「〇〇株式会社 採用担当 ○○様」のように「様」を使うことが基本です。
さらに、「〇〇行」との表記が事前に印刷されている場合は、必ず二重線で消して、横に「御中」または「様」を書き直してください。宛名が正確で丁寧であることは、応募者としての基本的なマナーです。
手書きと印刷の使い分け
履歴書封筒の宛名を書く際、手書きか印刷か迷う方も多いですが、応募する企業や状況に応じて使い分けることが大切です。伝統を重んじる企業や公務員試験では、心を込めた手書きが好まれる場合が多いです。一方、IT企業やカジュアルな業界では、整然とした印刷のほうが良い印象を与えることもあります。
手書きの場合は、丁寧な字を心がけ、黒の油性ペンを用いるのが基本です。印刷の場合は、フォントや文字サイズを選び、正確に配置することを意識しましょう。いずれの場合も、誤字や文字のかすれがないように注意してください。
封筒に添える送付状のマナー
履歴書とともに送付状を同封するのは、応募者としての基本的なマナーです。送付状は、応募書類の内容を簡潔に紹介し、企業への感謝や自分をアピールするための重要な書類です。必ずA4サイズの上質な紙に印刷または手書きし、履歴書や職務経歴書と合わせて封筒に入れましょう。
送付状には、以下のような構成を心がけてください。最初に日付、宛先（採用担当者や人事部宛）、自分の連絡先を記載します。その後、応募の経緯や書類内容の説明、感謝の気持ちを述べ、最後に署名をする形にします。また、書類との体裁を揃え、清潔で汚れのないものを使用することが大切です。
履歴書封筒の封入方法
書類の入れ方と順番
履歴書を封筒に封入する際には、見た目の清潔感や順序を意識することが大切です。まず、書類が折れ曲がらないように、A4サイズをそのまま収納できる「角2サイズ」の封筒を選びましょう。応募書類はクリアファイルに入れて保護するのがおすすめです。
書類を入れる順番にも注意が必要です。基本的には、上から順に「送付状」、「履歴書」、「職務経歴書」、「その他の書類（資格証明書やポートフォリオなど）」という順になります。この並び方は、企業が重要な情報から確認しやすいよう配慮したものです。
封筒に書類を入れる際には、クリアファイルごと封筒にスムーズに収まるか確認し、無理に詰め込まないようにしましょう。必要に応じて、書類の重さや量に合わせた封筒を選択してください。
封筒のしっかりした閉じ方
封筒を閉じる際は、中身が漏れたり紛失したりしないために、しっかりとした対策が必要です。封筒のフラップを糊付けして閉じ、糊の乾燥を確認します。その上で、封をした印として、フラップ部分に「〆」マークを記入すると、安心感が高まります。
また、内容物が正常に入れられているか再度確認した後に封を閉じることも大切です。不備があった場合、後から修正するのは手間がかかるため、最終確認は慎重に行いましょう。
さらに、郵送時の安全性を考慮し、テープで封を補強しておく方法も有効です。ただし、その際も見た目が不格好にならないよう配慮してください。
切手や封筒のチェックポイント
郵送時には、適切な切手を貼付することが必須です。履歴書を含んだ封筒は複数の書類を同封するため、重さによって必要な郵送料金が変わります。郵便局で重さを測り、正しい金額の切手を貼ることで、不足料金によるトラブルを防止しましょう。
また、封筒の表面には左下に赤字で「応募書類在中」と記載し、受け取る企業に書類であることが一目でわかるようにするのがマナーです。さらに、封筒自体の外観にも気を配り、汚れやシワがない状態を確認してください。これらを怠ると、応募者としての印象に影響を与える可能性があります。
最後に、郵便物が投函後きちんと企業に届くよう、発送前に郵便番号や宛先の記載に誤りがないことを再確認しましょう。封筒の書き方や切手の貼付にまで気を配ることで、履歴書郵送のマナーを守った印象を残すことができます。
履歴書封筒の郵送と手渡しの注意点
郵送時に注意すべきこと
履歴書を郵送する際は、封筒の選び方や宛名の書き方、郵送方法について特に注意が必要です。まず、封筒のサイズはA4の書類がそのまま入る「角2サイズ」を選ぶことが基本的なマナーです。送り先の相手に失礼のないよう、白色や無地の封筒を使用するのが望ましいでしょう。
表面の宛名書きでは、会社名や担当部署、担当者名を正確に記入し、企業の場合は「株式会社〇〇人事部御中」、担当者名が分かっている場合は「〇〇様」と記載します。また、応募書類であることがすぐに分かるよう、左下に赤字で「応募書類在中」と記載することを忘れないようにしてください。
郵送する際は、書類が丁寧に整理されているかを確認しましょう。履歴書、職務経歴書、添え状などをクリアファイルに入れることで、書類を綺麗な状態で送付することができます。さらに、郵便料金を間違えないように事前に郵便局で確認し、必要に応じて速達や追跡可能なサービスを利用すると安心です。
手渡しの場合のマナー
履歴書を封筒に入れて直接企業に手渡しする場合は、礼儀正しいマナーを意識することが大切です。封筒を渡す際には、クリアファイルに入れた書類を封筒の中に入れ、封筒の口を閉じないでおきます。封を閉じてしまうと、相手が中身を確認する際に手間が増えてしまうため注意しましょう。
手渡しする際は、封筒に表裏の記載を忘れずに行い、自信を持って提出してください。履歴書や封筒の書き方に問題がないか事前に確認したうえで、丁寧に企業担当者へ渡すことが重要です。また、企業に到着した際は、担当者の名前をきちんと確認し、「〇〇様にお渡ししたい書類がございます」といった失礼のない言葉遣いで伝えるよう心がけましょう。
送付後の確認方法
履歴書の郵送後や手渡し後には、適切に処理されたかの確認も大切です。郵送の場合、追跡番号付きの郵便サービスを利用すると、確実に相手に届いたことを確認できます。特に応募締切日が迫っている場合など、きちんと履歴書が到着しているかを確認すると安心でしょう。
また、手渡しの場合も後日フォローアップとして、書類が無事に届いているかを確認することをお勧めします。ただし、確認の際には電話やメールを使用する場合、自分の名前と応募書類に関する件名を明確に伝えることがポイントです。このような確認は適度なタイミングで行い、相手の負担にならないようにしましょう。