コトラ（広報チーム） 
郵送前に確認すべき基本事項
封筒の選び方：サイズと種類のポイント
履歴書を郵送する際に適切なサイズと種類の封筒を選ぶことは、受け取る相手に良い印象を与えるために重要です。特に推奨されるサイズは、A4の書類が折らずにそのまま入る「角形A4号（縦297mm×横210mm）」または「角形2号（縦332mm×横240mm）」です。このサイズを選ぶことで書類に折り目がつかず、綺麗な状態で送ることができます。
封筒の色は、落ち着いた白やクリーム色を選択すると、ビジネス文書としての正式な印象が保てます。また、ある程度の厚みがあるものを選ぶことで、中の書類が破れたり傷んだりするリスクを減らすことができます。これらのポイントを押さえることで、履歴書の送り方の基本をしっかりと守ることが可能です。
履歴書の折り方と入れ方：綺麗な印象を与える工夫
履歴書を封筒に入れる際には、折り目がつかないよう工夫することが大切です。A4サイズの履歴書をそのまま入れられる封筒を使用する場合、書類を折らずにそのままクリアファイルに入れてから封筒に封入します。クリアファイルを利用することで、封筒内での書類の移動を防ぎ、書類の汚れや水濡れを予防することができます。
封筒へ入れる順序にも注意が必要です。一般的な順序としては、上から送付状（添え状）、履歴書、職務経歴書、その他必要書類の順に揃えます。この順序を守ることで、受け取る側が内容をスムーズに確認できます。また、封筒の上下や裏表が逆になっていないかも最終確認を行い、細部にわたる配慮を心がけましょう。
添え状は必要？送付状作成の重要性と書き方
履歴書を郵送する際には、添え状（送付状）を同封するのが基本的なマナーです。添え状は、「誰が」「どのような目的で」「どの書類を送っているのか」を簡潔に伝える役割を果たします。これを同封することで、書類の受け取り担当者に対して丁寧な印象を与えることができます。
送付状の書き方には、いくつかのポイントがあります。まず、宛名として企業名や部署名、担当者名を正しく記載し、敬称の使い方に注意します。企業宛の場合は「御中」、担当者名の場合は「様」を使用し、併用しないようにしましょう。また、本文には挨拶や応募の目的、郵送書類の内容を盛り込み、最後に簡潔なお礼の言葉を添えます。署名欄には、自分の名前と連絡先を明記します。
簡単なポイントを押さえた添え状の同封により、履歴書の送り方において他の応募者との差別化を図ることができます。また、送り先がどの書類を受け取っているのかを一目で把握できるため、相手の手間を省くことにもつながります。
封筒の外側の書き方と細かいルール
宛名の正しい書き方：企業名や担当者名の注意点
履歴書の送り方において、宛名の記載は非常に重要なポイントです。封筒の宛名は、必ず略さず正式名称を使用しましょう。企業名や部署名を正確に書き、個人宛であれば「〇〇様」、部署や会社宛であれば「〇〇御中」を使用します。ただし、「〇〇様」と「〇〇御中」を併用するのはマナー違反となるため注意が必要です。また、住所を書く際も都道府県から省略せず記載し、郵便番号や丁目などに間違いがないかを何度も確認しましょう。会社や担当者名に誤字があると、印象を大きく損ないかねませんので、最後に必ずチェックしてください。
「履歴書在中」の記載方法とルール
封筒の表面には、左下部分に赤字で「履歴書在中」と記載することがマナーです。この記載により、人事担当者が書類を迅速に認識し、適切に処理することができます。もし履歴書以外にも添え状や職務経歴書が含まれている場合は、「応募書類在中」と書き換えても問題ありません。書く際は定規を使用して線を引き、文字を丁寧に記載することで、きちんとした印象を与えられます。また、スタンプが市販されているので、それを活用するのも一つの方法です。赤色以外のインクは使わないように注意しましょう。
ペンやインクの適切な選択：細部で伝わる印象
宛名や「履歴書在中」の記載には、黒または濃い青の油性ペンを使うのが基本です。水性ペンや鉛筆で書くと、配送中に文字がかすれたり消えたりする可能性があり、非常に不適切です。また、インクのかすれやにじみがないよう、適度に新しいペンを使用することを心がけましょう。さらに、文字の大きさやバランスにも気を配り、きれいで読みやすく書くことが重要です。見た目が整った封筒は、それだけで好印象を与える効果があります。細かい部分まで配慮することで、履歴書の送り方全体においてプロ意識をアピールすることができます。
郵送方法の選び方と注意点
郵便局利用のメリットと手続きを解説
履歴書の送り方として、郵便局を利用することには多くのメリットがあります。郵便局を利用すると、窓口で正確な郵便料金を計算してもらえるため、切手代の不足というトラブルを防ぐことができます。また、速達や追跡サービスなどのオプションも利用できるため、応募書類の到着を確実に管理したい場合に安心です。
郵便局での手続きは非常に簡単です。窓口のスタッフに「書類を確実に届けたい」と伝えれば、最適な郵送方法を案内してくれます。発送前には、封筒の宛名や自身の住所が正しく書かれているか、必要な情報が漏れていないかを再確認しましょう。郵便窓口ではその場で不明点を相談できるため、初めての方にもおすすめです。
ポスト投函で気をつけるべき点
履歴書をポスト投函する場合は、いくつかの注意点を押さえておく必要があります。まず、切手代が正確に貼られているかを確認することが重要です。切手代不足による返送は企業に対して誠実さを欠く印象を与えかねません。また、ポストの回収時間にも注意しましょう。締切日などで応募書類を早めに届けたい場合は、当日の回収時間までに投函を済ませるようにしてください。
さらに、ポスト投函を利用する際には、封筒が雨などで濡れてしまわないよう注意が必要です。クリアファイルを使用することで、書類を水濡れから保護する工夫をするのがおすすめです。信頼性を高めるためには、重要な応募書類であれば、可能な限り郵便局の窓口を利用する方が安心でしょう。
速達や追跡サービスの利用の判断基準
履歴書を郵送する際、速達や追跡サービスを利用するかどうかは、状況によって判断する必要があります。急ぎの案件や締切が迫っている場合には、速達を利用することで確実に書類を期限内に届けることができます。速達郵便は通常の郵便物よりも早く配達されるため、企業側にも迅速な対応をアピールできるでしょう。
また、重要な書類が含まれている場合や、送付先への確実な到着を確認したい場合には、追跡サービスを利用するのがおすすめです。日本郵便の「レターパックプラス」や「簡易書留」を使用することで追跡番号が付与され、発送後も配達状況を確認することができます。この機能により、郵送トラブルのリスクを大幅に軽減することが可能です。
速達や追跡サービスは追加料金が必要ですが、書類の到着が確実であることを重視する場合には、選択肢の一つとして検討する価値があります。
履歴書郵送後のフォローアップ方法
郵送完了の確認方法：トラブルを防ぐ工夫
履歴書を郵送した後は、無事に相手先に届いたかどうかを確認することが重要です。万が一郵便事故が発生した場合には、採用選考に悪影響を及ぼす可能性があるためです。郵便局の「追跡サービス」を利用すると、郵送状況をリアルタイムで確認することができます。郵便物が到達したかどうかが分かることで、不安を軽減できるでしょう。
また、重要な書類を送る際には、「簡易書留」や「特定記録郵便」を利用するのがおすすめです。これらのサービスを活用することで、郵送先の受領を記録に残せるため、万が一トラブルが生じた場合でも対処がしやすくなります。
お礼状や連絡方法で差をつける印象管理
履歴書郵送後は、お礼状や感謝の連絡をすることで、採用担当者に良い印象を与えることができます。特に中途採用や少人数の企業では、こうしたコミュニケーションが評価につながる場合もあります。お礼状は、メールや手紙で送るのが一般的です。
手紙で送る場合は、簡潔にまとめることがポイントです。「履歴書を確かに送付した」旨を伝えるとともに、「選考の機会をいただき感謝しています」といった前向きな言葉を添えると印象が良くなります。メールで送る場合も同様に、誤字脱字に注意し、ビジネスメールとして丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
万が一のトラブル時の対応策
郵送中にトラブルが発生した場合には、迅速かつ適切な対応が求められます。例えば、履歴書が郵送先に届いていないと企業から連絡を受けた場合は、まず追跡番号を利用して状況を確認しましょう。それでも解決しない場合には、郵便局に問い合わせを行うことが重要です。
また、急ぎの場合には、書類を再度準備し、速達やメールで送付すると良いでしょう。そして、企業には事情を丁寧に説明し、誠意を持って謝罪することで、信頼回復につなげるよう心がけます。履歴書の送り方に万全を期すことで、こうしたトラブルの発生を未然に防ぐ努力も大切です。