コトラ（広報チーム） 
履歴書に適した封筒の基本情報
封筒のサイズと用途
履歴書を送る際には、書類を折らずに送ることが基本的なマナーとなっています。そのため、封筒のサイズにはこだわる必要があります。一般的には「角形2号」や「角形A4号」といったA4サイズがそのまま入る大きさの封筒が推奨されます。このサイズを使用すれば、履歴書や添え状、職務経歴書など複数の書類をきれいな状態で送ることができます。書類が折り曲げられていると、雑に見えたりマイナスの印象を与える可能性がありますので注意が必要です。
封筒の色の選び方
履歴書を送る際の封筒の色として最も適しているのは「白色」です。白い封筒は清潔感や誠実さを演出できるため、ビジネスシーンでは幅広く使用されています。一方で、茶色の封筒はカジュアルな印象を与えることがあるため、履歴書の送付にはあまり向いていません。採用担当者に好印象を与えるためにも、白い封筒を選ぶことがマナーとされています。
角形2号が一般的な理由
履歴書を送る際に「角形2号」が使われるのは、標準的なA4サイズの履歴書や添え状が折らずにそのまま入るためです。ほとんどの企業がA4サイズで書類を受け付けていることから、このサイズが汎用的となっています。また、角形2号の封筒は文房具店やコンビニなどで簡単に手に入り、取り扱いが便利であることも理由の一つです。この標準サイズを使用することで、相手に対して配慮が行き届いた印象を与えることができます。
封筒の書き方と正しいマナー
表面に記載するべき情報
履歴書を送る際、封筒の表面にはしっかりと必要な情報を記載することが求められます。送り先の宛名には、企業名や部署名、担当者名を正式名称で記載します。例えば、企業名には「株式会社」などの正式な形を書き、省略は避けましょう。また、住所は丁寧に都道府県名から始め、市区町村や番地まで正確に書きます。マンション名や部屋番号がある場合も書き漏れがないよう注意してください。同時に、差出人の氏名と住所も封筒の左上に明確に記載することで、返送が必要になった際にもスムーズになります。
「履歴書在中」の書き方と赤枠の描き方
封筒の左下には「履歴書在中」と赤字で明確に記載します。この記載には、採用担当者が中身を一目で理解できるよう工夫する意味があります。「履歴書在中」は専用のスタンプを使用するか、丁寧に手書きで書きましょう。さらに、「履歴書在中」の文字を囲む赤枠を引くことも重要です。この赤枠は定規を使い、きちんと直線で描くようにします。枠は封筒のサイズやスペースに合わせ、各辺が均等になるよう仕上げると、美しく整った印象を与えることができます。
裏面の情報と〆マーク
封筒の裏面には、重要なポイントとして、差出人の情報を忘れず記載します。氏名や住所を記載する際は、宛先と同様に誤字脱字を避け、正式な表記となっているか確認を徹底しましょう。また、封筒をしっかりと閉じた後、封をした部分に「〆」マークを記入します。この「〆」マークには、封をきちんと閉じた意思を示す意味があります。マークは封筒の真ん中にバランス良く書くことで、採用担当者への配慮や丁寧さを表すことが可能です。
履歴書を封筒に入れる際の注意点
折らずに入れるための工夫
履歴書を封筒に入れる際には、できるだけ折り目をつけないようにしましょう。採用担当者にとって第一印象は非常に重要であり、履歴書がシワや折れ目で乱れていると、適切な配慮がされていないと思われる可能性があります。封筒のサイズは、履歴書を折らずに入れられる「角形2号」や「角形A4号」を選ぶのが一般的です。また、封筒の中に書類が滑り込むように入れる際に、端を軽く揃えることでスムーズに収めることができます。
クリアファイルの使用が推奨される理由
履歴書を封筒に入れる際は、クリアファイルに入れることを強くおすすめします。クリアファイルを使用することで、履歴書や職務経歴書などの応募書類が封筒の中で乱れたり、配送中に折れたり汚れたりするのを防ぐことができます。万が一、雨などで封筒が濡れてしまった場合でも、クリアファイルが書類を保護してくれるため、より安心です。採用担当者が書類を確認する際に、まとまって見やすくなり、好印象を与える効果も期待できます。
応募書類の順番と並べ方
履歴書や職務経歴書などの応募書類を封筒に入れる際には、一定の順番と並べ方を意識しましょう。まず、一番上に送付状（添え状）を配置します。その下に履歴書、職務経歴書の順番に重ね、その他の必要書類を揃えます。この順番にすると、採用担当者が中身を確認しやすくなり、読み始める際の流れもスムーズになります。また、この順序が乱れないよう、書類はしっかりと揃え、クリアファイルに収めてから封筒に入れることをおすすめします。
履歴書の郵送と手渡し時のポイント
郵送時の正しい宛名記載法
履歴書を郵送する際、封筒の表面に記載する宛名は正確かつ丁寧に書く必要があります。まず重要なのは、送り先の企業名や部署名を正式名称で記載することです。「株式会社」や「有限会社」などの法人格は省略せず、正確に記入してください。また、個人宛の場合は「○○様」と敬称を忘れないようにしましょう。部署名も含める場合は「○○部 部長 ○○様」という形が一般的です。
住所についても正確さが求められます。会社の住所は公式ウェブサイトや求人票を確認し、誤字や記載漏れがないように書きましょう。特に建物名やフロア情報などの詳細を忘れないよう注意が必要です。宛名や住所の間違いは、マイナスの印象を与えるだけでなく、書類が届かない可能性もあるため、最後まで確認を怠らないようにしましょう。
切手の選び方と貼り方の注意点
履歴書が含まれる封筒を郵送する際は、適切な切手を選び、正確な金額を計算して貼付することが重要です。通常、履歴書をクリアファイルに入れ、A4サイズの封筒を使用する場合、郵便物の重さは50gを超えることが多いため、84円（定形外郵便物）の切手よりも高い料金が必要となる場合が多いです。郵便窓口で実際の重さを測定してもらい、料金不足を防ぎましょう。
切手の貼り方にも注意が必要です。封筒の表面、右上にまっすぐ貼ることが基本です。また、切手の数が多くなる場合は、重ならないように綺麗に配置してください。切手が曲がっていたり、汚れていると、応募者としての印象が悪くなる可能性がありますので、細心の注意を払いましょう。
手渡し時に注意すべきマナー
履歴書を手渡しする場合、郵送とは異なるマナーが求められます。まず、封筒の表面に「履歴書在中」とは書かず、シンプルに「応募書類在中」とだけ記載してください。また、手渡しの際は封筒の蓋を閉じず、糊付けもしない状態で持参するのが一般的です。ただし、封筒の口には必ず折り込みをして中身がこぼれないように配慮しましょう。
企業の担当者へ手渡しする際には、封筒から履歴書を取り出し、内容を確認できる状態で直接渡すのが望ましいマナーです。その際、担当者に対して丁寧な挨拶を忘れず、履歴書の向きにも注意しましょう。また、封筒自体が汚れていたり、しわが寄っていると印象が悪くなるため、事前に状態を確認してください。清潔感を保った状態で手渡しすることが、採用担当者に好印象を与える鍵です。
採用担当者に好印象を与える封筒のポイント
清潔感のある封筒選び
履歴書を送る際には、清潔感のある封筒を選ぶことが大切です。採用担当者は、応募書類だけでなく封筒の見た目からも印象を受け取ります。そのため、白無地の封筒を使用するのが一般的です。茶封筒はビジネスシーンでは場合によって受け入れられますが、履歴書送付には適していません。汚れやしわのない封筒を選び、新品を使うことを心がけましょう。第一印象を左右する大事なポイントです。
住所表記の丁寧さが印象に与える影響
封筒の表記が正確で丁寧であることは非常に重要です。宛名や送り主の住所に誤字脱字があると、採用担当者に「注意力が不足している人」という印象を与えてしまいます。会社名や担当者の名前は正式名称で記載し、省略や略字を避けるようにしましょう。また、字は丁寧に書くことが基本です。パソコンで印刷する場合でも、文字のレイアウトやフォントを整えることを意識してください。丁寧さが評価され、きちんとした印象を与えることができます。
封筒の管理と破損を防ぐコツ
履歴書を送る封筒が配達途中で破損しないようにするには、いくつかの工夫が必要です。まず、角形2号などの適切なサイズの封筒を使用し、書類を折らずに入れられる状態にすることが重要です。さらに、書類をクリアファイルに入れてから封筒に収めることで、書類が水や汚れから保護されるだけでなく、封筒自体の形状が保たれやすくなります。また、封の部分にはしっかりと糊付けを行い、上に「〆」マークを記載して封入したことが分かるようにしましょう。このように細かな配慮をすることで、封筒が採用担当者に届く時点で良好な状態が保たれるため、好印象へと繋がります。