コトラ（広報チーム） 
履歴書を入れる封筒の選び方
適切なサイズの選び方と理由
履歴書を郵送する際に使用する封筒のサイズは、A4サイズがそのまま入る「角形2号」が推奨されています。これは、履歴書や職務経歴書を折らずに送付できるため、企業に対して丁寧で配慮のある印象を与えることができるからです。また、書類が折れてしまっていると読みづらさやだらしなさを感じさせる場合があるため、注意が必要です。清潔感を持って書類を届けるためにも、適切なサイズの封筒を選びましょう。
封筒の色やデザインの注意点
封筒の色は白を選ぶことが最も一般的で、ビジネスマナーの観点からも好まれます。清潔でフォーマルな印象があり、送付する相手にも好感を与えることができます。茶色や水色の封筒も使用可能ですが、柄入りやカラフルなデザインの封筒は避けるべきです。過剰な装飾や派手さはビジネスにふさわしくないため、シンプルな無地の封筒を選ぶことが一番のポイントです。
履歴書を折らないためのポイント
履歴書を折らずに郵送するためには、書類をしっかりと保護する工夫が必要です。クリアファイルを用意し、履歴書や職務経歴書をその中に入れて封筒へ封入することをおすすめします。これにより、配送中に書類が汚れたり、折れたりするリスクを最小限に抑えることができます。また、封筒内で書類がずれないよう適切なサイズの封筒を選ぶことも重要です。特に重要な応募書類であるため、印象を損ねないように細心の注意を払って保護しましょう。
封筒選びで避けるべきミス
封筒選びにおいて避けたいミスの一つは、小さいサイズの封筒を選んで書類を無理に折って詰め込むことです。これにより、受け取った側に雑な印象を与える可能性があります。また、派手なデザインや、不適切な色の封筒を選ぶこともマイナス要因となります。さらに、封筒に汚れやシワがないかを確認することも重要です。これらのポイントを押さえることで、応募書類の良い第一印象を確実に届けることができます。
履歴書を入れる封筒への宛名書きの基本
縦書き・横書きのルール
履歴書や職務経歴書を入れた封筒の宛名を記載する際は、縦書きが一般的です。特にビジネスシーンでは、縦書きが正式な形式とされています。宛名を縦書きで記載する場合は、右上から住所を順に書き始めます。一方、横書きはカジュアルな印象を与えますので、ビジネス文書にはあまり推奨されません。ただし、会社指定のテンプレートがある場合や、ほかの指示が明記されている場合は、それに従いましょう。
文字サイズや位置のバランス
封筒に記載する宛名の文字サイズや位置のバランスも非常に重要です。文字が小さすぎると読みづらくなり、大きすぎると不格好な印象を与えることになります。宛名は封筒の中央やや右寄りに配置し、バランスを意識して丁寧に記入しましょう。また、必要以上に上下や左右に寄りすぎないよう、均等に配置することが大切です。宛名を読みやすくすることが第一のマナーであり、特に履歴書や職務経歴書を扱う封筒では清潔感やきちんとした印象が求められます。
使用する文字の種類（漢数字・アラビア数字）
封筒の宛名や住所に記載する数値には、漢数字を使用するのが適切です。たとえば、「一丁目」や「二番地」といった表記が一般的です。これにより、よりフォーマルな印象を与えると同時に、日本のビジネスマナーに沿った形となります。一方、アラビア数字はカジュアルな印象を与えるため、封筒の記載には控えるようにしましょう。ただし、企業名や住所にアラビア数字が含まれる場合は、その形式に従って記載してください。
履歴書・添付書類の封入手順
書類を入れる正しい順番
履歴書や職務経歴書などの応募書類を封入する際には、書類の順番が重要です。基本的な順番は、①送付状、②履歴書、③職務経歴書の順です。送付状は応募書類のカバーのような役割を果たし、相手に対して、自分がどのような目的で書類を送っているのかを伝えるものです。その後に履歴書と職務経歴書を配置します。この順番を守ることで、相手に対する印象を良くするだけでなく、必要な情報をスムーズに確認してもらうことができます。
クリアファイルを活用するメリット
履歴書や職務経歴書を封入する際には、クリアファイルを使用することをおすすめします。クリアファイルを使うことで、書類が雨や汚れなどの影響を受けにくくなり、郵送中も折れやシワがつきにくくなります。また、クリアファイルに入れることで封入時にスムーズに整理しやすく、相手先での書類確認も容易になるため、受け取る側の配慮にもつながります。選ぶクリアファイルはシンプルな透明のものが望ましく、派手なデザインや色付きのものは避けた方が無難です。
封をする際の注意点
封筒を閉じるときは、しっかりと糊付けをして密封することが重要です。このとき、封筒の口がきちんと閉じていないと、郵送途中で書類が飛び出してしまう恐れがあります。また、封をした上で「〆」または「封」と赤字で記載するのがマナーです。これにより、受け取る側に正式に封がされた書類であることを示せます。万が一封を閉じた状態で再確認が必要な場合に備え、すべての内容を確認した上で封をするよう心がけましょう。
封入後に確認すべきチェックリスト
書類の封入後は、以下のチェックリストを参考に最終確認を行うことが重要です：
– 書類の順番が正しいか（送付状→履歴書→職務経歴書）
- すべての書類が折られていないか、クリアファイルに入っているか
– 封筒の宛名や送り主情報に誤字脱字がないか
- 封筒に「履歴書在中」または「応募書類在中」と赤字で記載されているか
– 封筒がしっかり閉じられているか
– 切手が正しい料金分貼られているか
このような確認作業を行うことで、ミスを防ぎ、相手先に対して丁寧な印象を与えることができます。
応募書類発送時のマナーと注意点
正しい切手の貼り方と料金確認
履歴書や職務経歴書を郵送する際、封筒に貼る切手の貼り方と料金の確認は非常に重要です。切手は封筒の表面の右上に真っ直ぐ貼り、斜めにならないよう注意しましょう。不適切な貼り方は、受け取る企業にだらしない印象を与えることがあります。
また、郵便料金は封筒のサイズや重量によって異なります。履歴書や職務経歴書は複数枚になることが多いため、事前に郵便局で実際の重量を測って料金を確認することがおすすめです。料金不足が発生すると企業に料金を負担させてしまい、信用を損ねる可能性があるため十分に注意してください。
郵便局で手続きをする際のポイント
履歴書などの応募書類を郵送する際には、できるだけ郵便局の窓口を利用して手続きを行うことが望ましいです。そうすることで、正確な料金を支払うことができ、相手先に必ず届くように簡易書留や速達扱いで発送することも可能です。
また、窓口では封筒の書き方や封緘が不適切でないか確認してもらえることもあります。企業にきちんとした印象を伝えるためにも、郵便局を活用することは重要なポイントです。
発送後に企業へ伝わる印象
履歴書や職務経歴書を郵送した後の印象も、応募者としての評価に繋がります。たとえば、封筒の書き方が丁寧であったり、切手や料金に問題がなく適切に送付されていることは、相手企業に自分のビジネスマナーや細やかな気遣いを感じさせます。
逆に、封筒に汚れやしわがある、宛名や住所が間違っているといったケースでは、印象が悪くなる可能性があるため注意が必要です。到着後の開封時にも目を留めてもらえるよう、最後まで丁寧に対応しましょう。
発送タイミングの適切な計画
履歴書や職務経歴書を郵送する際には、タイミングを見極めることが大切です。応募締め切りがある場合、少なくとも2～3日前には発送し、企業へ確実に届くよう計画を立てることが必要です。到着が遅れた場合、選考から外されてしまう可能性があるため遅れないようにしましょう。
また、忙しい時期や休日を挟む場合は速達サービスを利用するなど、郵便事情も考慮しながら計画を立てると安心です。タイミングの良い送付は、企業への信頼に繋がります。