コトラ（広報チーム） 
履歴書在中の基本知識
「履歴書在中」の意味と役割
「履歴書在中」とは、封筒の中に履歴書が含まれていることを示す記載です。この記載は、採用担当者が一目で中に履歴書が入っていることを把握できるようにするために重要です。特に企業には多くの郵便物が届きますが、「履歴書在中」と記載することで選考書類として迅速に取り扱われやすくなります。つまり、「履歴書在中」とは単なる封筒上のメッセージではなく、この書類が正式な選考のための書類であることを示す役割を果たしているのです。
「履歴書在中」と「応募書類在中」の違い
「履歴書在中」と「応募書類在中」の違いについては送付する書類の内容により使い分けます。履歴書のみを送付する場合は「履歴書在中」が適切です。一方で、履歴書以外にも職務経歴書や志望動機書、ポートフォリオなど複数の書類を同封する場合には「応募書類在中」と記載します。これにより採用担当者に内容を誤解されるリスクを避けることができます。そのため、送付する書類の種類に応じて適切な記載を選ぶことがマナーの一環とされています。
記載が必要な理由と重要性
「履歴書在中」と記載する理由は、採用担当者が多数の郵便物から重要な応募書類を容易に認識できるようにするためです。特に大規模な企業や忙しい部署では、多くの郵送物が届くため、記載がない場合に履歴書が適切に分類されず、確認が遅れる可能性があります。また、「履歴書在中」と記載することは応募者としての基本的なマナーでもあります。細部まで配慮が行き届いていると印象を与えるため、採用担当者に好印象を与えることが期待できます。
記載しない場合のリスク
「履歴書在中」の記載をしない場合、封筒が採用担当者にすぐに渡らないリスクがあります。特に企業の中には多くの部署や部門が存在し、郵便物が一般部署に渡ってしまうケースも少なくありません。その結果、選考過程が遅れるだけでなく、場合によっては重要書類が紛失してしまう可能性もあります。また、記載を怠ることで基本的なビジネスマナーが欠如していると受け取られる可能性があり、応募者としての第一印象に影響を与えることも考えられます。そのため、履歴書を送付する際は「履歴書在中」と明確に記載することが重要です。
履歴書在中の正しい書き方
文字の色とペン選びのポイント
履歴書在中を封筒に記載する際の文字色は、一般的に赤色が推奨されます。赤色は重要な書類であることを強調する効果があるためです。使用するペンは、油性のものを選びましょう。水性ペンでは配送時に滲む可能性があるため、公式な書類には適しません。また、細字のペンよりも中字以上のペンを使用することで、文字がはっきりと目立つようになります。
記載する位置と大きさの目安
「履歴書在中」は封筒の表面に記載しましょう。具体的には、宛名が記載されている側の右下または左下が一般的です。また、文字の大きさは、一目で重要書類であることが分かるサイズを意識しましょう。標準的には、縦幅で2～3センチメートル程度の大きさが適切です。大きすぎず、小さすぎず、バランス良く配置することで、封筒全体の清潔感を保つことができます。
手書きとスタンプの違い
履歴書在中の記載は、手書きとスタンプのいずれでも問題ありません。手書きの場合は、読みやすい文字で丁寧に記載することが重要です。手書きの文字には人柄が反映されるため、清潔感と正確さを意識しましょう。一方でスタンプを使用する場合は、簡単かつ均一な仕上がりが得られるため、時間の節約につながります。ただし、スタンプの印影が薄いと読みにくくなってしまうため、しっかり押すことを心がけてください。
正しい範囲を囲む方法
「履歴書在中」と記載した文字の周りには、赤色の油性ペンで四角く囲むのが一般的なマナーです。この囲み線は文字との距離を適度に保ち、読みやすさを損なわないよう配慮しましょう。目安として、文字から上下左右それぞれ約1センチメートル以上の間隔を確保するとバランスよく仕上がります。また、定規を使用して真っ直ぐな線で囲むことで清潔感を保つことができます。囲み線には、採用担当者への配慮や重要性の強調といった意味が込められています。
履歴書送付時の封筒に関する基本マナー
封筒のサイズや材質の選び方
履歴書を送付する際には、封筒のサイズや材質を適切に選ぶことが重要です。一般的に使用されるのは、角形A4号または角形2号の封筒です。このサイズを選ぶことで、履歴書や他の関連書類を折らずにそのまま封筒に入れることができます。また、材質についてはしっかりとした厚みのあるクラフト紙や白の封筒が好まれます。薄い紙や安価な封筒を使用すると、書類が破損する可能性があり、採用担当者に対して気遣いが不足している印象を与える恐れがあります。
封筒の色と第一印象の関係
封筒の色は、第一印象に大きな影響を与えます。特に白色の封筒は、清潔感や信頼感を与えるため、採用シーンで最も無難な選択肢です。一方で、濃い色や装飾のある封筒は、ビジネスの場にそぐわない場合があるため避けましょう。また、クリーム色のような落ち着いた色も場合によっては選ばれますが、履歴書在中といった正式な用途では、白封筒が安心です。
宛名書きのルールと注意点
封筒の宛名書きにはルールがあります。まず、宛名は封筒の中央に大きく記載し、読みやすさを意識することが大切です。企業名や部署名、担当者名（可能であれば人事担当者のフルネーム）を正確に書きましょう。その下に「御中」または「様」をつけることで敬意を示すことができます。また、封筒表面の右下もしくは左下に「履歴書在中」と赤字で記載し、周囲を赤い四角で囲むことを忘れないようにしましょう。この表記があることによって、採用担当者が書類を迅速に確認することができ、誤送を防ぐことにもつながります。
履歴書の折り方・入れ方
履歴書を封筒に入れる際は、なるべく折らないことが基本です。このため、A4サイズの書類がそのまま入る角型封筒が推奨されます。ただし、どうしても折る必要がある場合は三つ折りにして、清潔感を損なわないよう注意してください。封入時には、履歴書の表紙が上向きになるように入れ、他の書類がある場合は順序を整えて並べましょう。特に封筒の中でずれないよう、クリアファイルにまとめて入れると、書類の状態が保たれ、より丁寧な印象を与えることができます。
履歴書在中記載に関するよくある疑問と注意点
赤字で書くべき？適切な色の選び方
「履歴書在中」の記載には赤色のペンが推奨されています。赤色を使用することで、封筒に記載した内容が目立ち、採用担当者が封筒の目的をすぐに理解しやすくなるためです。特に油性ペンを使用することで、インクが封筒上でにじみにくく、見た目も綺麗に仕上がります。一方、黒や青のペンを使っても間違いではないものの、ビジネスマナーとしては赤色の使用が一般的とされています。採用担当者に良い印象を与えるためにも、赤色を選ぶことをおすすめします。
記載範囲を囲むべき理由とは
「履歴書在中」と記載した範囲を赤い四角で囲むことは、特定の書類が同封されていることを一目でわかりやすくするために重要です。多くの手紙や書類が届く企業では、封筒の外観から中身を素早く判断するのが大切です。範囲を囲むことで「この封筒は重要な履歴書が入っている」と視覚的に伝わりやすくなります。また、囲うことで文字が埋もれることなく際立ち、受け取った側に確実に記録が残る点でも有効です。
手渡しと郵送時の違い
「履歴書在中」の記載は、手渡しの場合でも郵送の場合でも基本的には必要です。郵送の場合、郵便物は多くのステップを経て相手先に届きますが、記載がないと封筒が他部署や無関係な人に届いてしまうリスクがあります。一方、手渡しの場合でも、相手が受け取る際に内容を一目で確認できるため、やはり記載しておく方がマナーとして適切です。特に職場の受付担当者が受け取る場合、「履歴書在中」の記載があると内容を迷わず採用担当者に届けることが可能になります。
記載し忘れた場合の対処法
「履歴書在中」と封筒に記載し忘れた場合でも、慌てず適切な対応を取ることが大切です。まず、郵送前に気づいた場合は新しい封筒に記載し直すのがベストです。封筒の状態がきれいであれば、上からペンで追加記載する方法でも問題はありませんが、見た目が乱れる場合は新しい封筒を使う方が印象が良くなります。また、送付後に記載忘れに気づいた場合は、相手先に電話やメールで連絡し、書類の誤配を防ぐためのフォローを行いましょう。誠意を持って対応すれば、大きな問題に発展するケースは少ないです。