コトラ（広報チーム） 
送付状・添え状の基本知識
送付状・添え状とは何か？
送付状・添え状とは、履歴書や職務経歴書などの応募書類を郵送する際に同封するあいさつ状のことです。ビジネス文書として定型的な構成を持ち、応募書類の内容を補足する役割を果たします。「送り状」とも呼ばれることがあり、これは文書に対する心遣いやマナーを示す表現のひとつです。送付状は応募者がどのような目的で、何を送付したのかを採用担当者に明確に伝えるための重要な役割を果たします。
送付状の役割と必要性
送付状は、応募書類を送る際の「あいさつ」を担う役割があります。特に履歴書や職務経歴書などの公式書類が相手に届く際に、「誰が」「何を」「どのような意図で」送ったのかを一目で把握できるようにするための文書です。また、送付状には季節の挨拶や簡単な自己PRを記載する場合もあり、第一印象を左右する重要な要素として採用担当者の目に留まります。送付状を添付することで、応募者の丁寧さやマナー意識の高さが伝わり、信頼感を与えることができます。
添え状とカバーレターの違い
送付状や添え状と、カバーレターは似たような役割を持つ文書ですが、その用途や記載内容にいくつかの違いがあります。送付状・添え状は、主に採用書類の補足情報や挨拶文を伝えるための文書であり、正式なビジネス文書としてフォーマルな体裁が求められます。一方でカバーレターは、履歴書や職務経歴書の内容をより具体的にアピールするために用いられる文書です。カバーレターでは志望動機や自己PRに重点を置くため、送付状とは異なり内容がより充実しています。ただし、企業によってはカバーレターを求められる場合もあるため、準備しておくことが適切です。
送付状はなぜ重要か？採用担当者の視点
採用担当者にとって送付状は、応募者のビジネスマナーやコミュニケーション能力を判断する重要な指標のひとつです。大量の履歴書を扱う中で送付状が添付されていると、相手が送付書類やその目的を迅速に理解でき、業務の効率化にもつながります。また、送付状は応募者の人柄や細部への配慮を伝える大切なツールです。書類選考が厳しい企業では、送付状の有無や内容が選考結果に影響を与えることもあります。送付状を通じて丁寧さと真摯な姿勢を示し、採用担当者に好印象を与えることが採用への第一歩となります。
履歴書送付時の送付状・添え状の書き方
送付状の基本構成とフォーマット
送付状は、履歴書を郵送する際に同封するビジネス文書であり、以下の基本構成を守ることが重要です。まず、日付を右上に記載し、その下に宛名を左上に配置します。次に、差出人の住所や氏名、連絡先を記載し、前文・主文・末文といった流れで内容を構成します。前文では簡単な挨拶を述べ、主文では応募の経緯や志望動機を簡潔に説明します。そして末文で感謝の言葉を添えるとともに、面接への意気込みを伝えると良いでしょう。また、最後に送付した書類の一覧を記載するのも重要です。縦書きよりも横書きが一般的であり、正式なビジネス文書として採用担当者に良い印象を与えられるよう、フォーマットを整えることがポイントです。
テンプレートを使った簡単な作成方法
送付状はゼロから作成するのは少々手間がかかるため、テンプレートを活用することで効率的に作成できます。企業向けの転職支援サイトや就職情報サイトでは、多数のテンプレートが提供されています。テンプレートを選ぶ際には、履歴書や職務経歴書のデザインや形式に合わせたものを選ぶと統一感が出ます。テンプレートは基本的な構成（挨拶文、自己PR、志望動機、送付内容の確認など）が整っており、必要部分を適宜修正すれば完成します。また、テンプレート内で書き込む際も過度に形式的にならないよう、自分の言葉でまとめることで個性を出すことができます。
挨拶文や自己PRで採用担当者に好印象を与えるコツ
送付状の挨拶文や自己PRには、採用担当者に興味を持ってもらい、好印象を与える工夫が必要です。挨拶文には、季節の言葉や時事にちなんだ表現を取り入れると和やかな雰囲気が生まれます。また、自己PRでは、志望動機を簡潔に述べるだけでなく、自分の強みやスキルが応募企業にとってどのように役立つのかを明確に伝えましょう。例えば、「豊富な営業経験を通じて培ったコミュニケーション力を活かし、貴社の新規顧客開拓に貢献したいと考えています」という具体的な表現を入れることで、採用担当者に内容がより伝わりやすくなります。その際、言葉遣いに配慮し、読みやすい簡潔な文章を心がけることが重要です。
手書きとパソコン作成のどちらが良い？
送付状を作成する際には、手書きかパソコンかで迷う場面もあると思います。それぞれに利点があるため、送付先の雰囲気や業種によって使い分けると良いでしょう。一般的に、ビジネス文書としてはパソコンで作成したものが好まれます。整然としたフォーマットで書類としての体裁が整い、採用担当者にとっても読みやすいという利点があります。一方で、企業文化や業種によっては、温かみや人柄を重視される場合もあります。その際は手書きの送付状が適しており、丁寧さや誠意を伝えることができます。ただし、手書きの場合には誤字や文字の見やすさに特に注意を払いましょう。パソコン作成が基本ですが、応募先の特性を考慮し、適切な形式を選ぶことが大切です。
送付状・添え状を準備する際の注意点
送付状に含めるべき具体的な内容
送付状は履歴書や職務経歴書を送付する際に同封する大切な挨拶状です。正しく記載することで採用担当者に良い印象を与えることができます。具体的には、以下の要素を含めることが重要です：
- 日付： 送付状を作成した日付を右上に記載します。
- 宛名： 応募先企業名や採用担当者名を正確に記入します。
- 差出人情報： 自分の氏名、住所、電話番号などの連絡先を明記します。
- 前文： 応募の挨拶や時候の挨拶を述べます。
- 応募の目的： どのポジションに応募しているのか、具体的に記載します。
- 志望動機と自己PR： 簡潔でポイントを押さえた文章でアピールします。
- 結語： 御礼の言葉と今後の連絡に関する依頼を含めます。
- 同封書類の概要：“履歴書・職務経歴書の同封”などをリスト形式で簡単に説明します。
これらをきちんと盛り込むことで、採用担当者に対して信頼感や礼儀正しさを伝えることができます。
形式や誤字脱字に注意！送付状のチェックポイント
送付状を作成する際には、形式の正しさや誤字脱字の有無を特に注意する必要があります。採用担当者に不快感を与えることなく、きちんとした印象を与えるためには、以下のチェックポイントを押さえましょう：
- フォーマットの適切さ： ビジネスマナーとして横書きの形式を基本とし、フォントや文字サイズにも注意しましょう。
- 誤字脱字を避ける： 送付状内での誤字脱字はマイナス印象を与えます。作成後に丁寧に見直したり、第三者にチェックを依頼すると良いでしょう。
- 情報の正確性： 企業名や担当者名、応募ポジション名などの情報が間違っていないか確認します。
- 過剰な装飾： 内容を簡潔・明確に伝えることが重要ですので、装飾的な文言や余計な情報は控えます。
これらを徹底することで、「送付状」という書面からも応募者としての誠実さが伝わるはずです。
採用担当者に避けられるNG例
送付状の内容や形式によっては、採用担当者に悪い印象を与えてしまうこともあります。以下は注意すべき主なNG例です：
- 敬語の誤り： ビジネス文書として適切な敬語を使用していない場合、マイナス評価につながります。
- 企業名や担当者名のミス： 間違った企業名や採用担当者の名前を記載すると、応募先への配慮が感じられません。
- 汎用的すぎる内容： テンプレートをそのまま使用し、自分の言葉が含まれていない場合、熱意が伝わらないことがあります。
- 乱雑なレイアウト： 適切にフォーマットが整えられておらず、読みづらい書面は印象を悪化させます。
これらのミスを避けることで、採用担当者にきちんとした印象を与えることができます。
応募書類の一部として送付状をどう位置づけるか
送付状は履歴書や職務経歴書と同様に、応募書類の重要な一部と考えられます。単なる添え物ではなく、採用担当者に対して、自分の礼儀正しさや志望度を伝える機会と捉えましょう。具体的には以下のような役割を果たします：
- 挨拶文としての役割： 応募に際しての感謝の気持ちや意気込みを簡潔に伝えます。
- 応募状況の確認： どのポジションに応募しているか、同封している書類の一覧とともに明記することで情報を整理して伝えます。
- 自己アピールの場： 簡潔な自己PRを含めることで、採用担当者の興味を引くことが可能です。
このように送付状は、応募の第一印象を左右する重要な書類であり、応募者としての礼儀と意思を表現する一助となります。
履歴書と送付状を送る際のマナー
郵送時の適切な封筒や送付手順
履歴書と送付状を郵送する際には、マナーを守った送付方法が求められます。まず、使用する封筒は一般的に白色の角形2号封筒が推奨されます。このサイズの封筒は、履歴書や送付状を折らずにそのまま入れることができ、書類が綺麗な状態で相手に届くためです。
送付手順としては、送付状を一番上、次に履歴書や職務経歴書を重ねて準備します。同封書類全体をクリアファイルに入れることで、水濡れや汚れから守る工夫も重要です。また、基本的にはパソコンで作成された送付状がおすすめですが、宛名や差出人名は手書きすることで丁寧な印象を与えられます。最後に、封筒内に過不足なく書類が入っているか確認し、封を閉じてから封筒の裏面に自分の氏名と住所を記載しましょう。
メール送付時の書式とマナー
履歴書や送付状をメールで送付する際には、送付状はメールの本文に含めるのが一般的です。送付状をメールの添付ファイルとして送る場合もありますが、採用担当者にとって手間が増える可能性があるため避けるのが無難です。
メール本文に送付状を記載する場合にも、ビジネスメールとしての基本的な書式を守ることが大切です。具体的には、件名に「応募書類送付の件」などの具体的な内容を明記し、本文では必ず「頭語」と「結語」を用いて丁寧な言葉遣いを心掛けてください。また、送付状の本文内では、自分の氏名や連絡先、応募するポジション名、同封する書類の内容について簡潔に記載します。この際に誤字脱字がないか二重チェックすることも重要です。
送付状の保管と転用時の注意点
一度作成した送付状や履歴書を保管し、転用するのは効率的ですが、その際には必ず内容を見直し、応募先ごとに適した表現に修正することが求められます。特に、宛名や志望動機部分が以前の応募先に対応したままでは、相手企業に失礼となり、採用担当者に悪い印象を与えかねません。
また、送付状の保管はデジタルデータと紙の両方で行うと便利です。デジタルデータの場合はWordやPDFで保存し、ファイル名に応募日や企業名を含めて整理しておくと、後で見返す際にも分かりやすくなります。転用する際には、具体的な内容を最新の情報に更新し、応募先の特徴に合った送付状に仕上げましょう。
応募先ごとに送付内容をカスタマイズする方法
送付状は、すべての企業に同じ内容で提出するのではなく、応募先ごとにカスタマイズすることが理想とされています。特に、志望動機や自己PRの部分では、それぞれの企業の方針や募集要項に合わせた内容を記載することで、採用担当者に「この企業に合った人材だ」という印象を与えることができます。
例えば、企業のホームページや求人情報を参照し、どのようなスキルや経験が重視されているのかを確認しておくとよいでしょう。それに基づいて、自身の経験やスキルを具体的に関連付けて記載することで、より説得力のある送付状が作成できます。送付状を作成する際には、各募集要項との整合性を再確認し、統一感のある応募書類を意識すると効果的です。
送付状・添え状でワンランク上の印象を残すために
文章でプロフェッショナル感を伝えるコツ
送付状や添え状では、ただ形式を満たすだけでなく、文章の中からプロフェッショナル感を伝えることが大切です。そのためには、まずビジネス文書としての基本的な構成やマナーを守ることが重要です。具体的には、「拝啓」「敬具」などの頭語・結語、適切な表現での丁寧な言葉遣い、よく整理された構成を意識しましょう。また、履歴書と一貫性のある表現を用いると、統一感のある印象を与えることができます。
さらには、文章の内容に具体性を持たせることも効果的です。「応募した職種に対する志望理由」や、「自分の強みを生かしてどう貢献できるか」を簡潔に述べることで、読み手である採用担当者に「この応募者に会いたい」と思ってもらえる可能性が高まります。テンプレートを活用する場合でも、自分の個性を反映しながらアレンジを加える心配りを忘れないようにしましょう。
採用担当者に適切にアピールするポイント
送付状は採用担当者に向けて、あなたがどのような人物であるかを伝える大切なツールです。この書面を通じて、履歴書では伝えきれない「あなたらしさ」や「仕事への意欲」をアピールすることが可能です。そのため、採用担当者の関心に寄り添った内容を意識して書くことがポイントです。
具体的には、自分が応募企業に感じた魅力やその企業で実現したい目標を述べると効果的です。また、送付状内で履歴書の特定の部分に触れ、深掘りすることも良い方法です。たとえば、「これまでの経験を活かしてこんな形で貢献したい」といったアプローチは、応募書類全体を通して一貫したメッセージを伝える助けとなります。採用担当者の側に立ち、「なぜこの人を採用すべきか」を明確に示すよう心掛けましょう。
細部の工夫で他の応募者と差をつける方法
選考の際、細部への気配りや工夫は採用担当者に強く印象づけるポイントとなります。たとえば、日付や宛名の形式が正確であることは基本ですが、企業ごとに送付内容をカスタマイズし、相手に合わせたメッセージを記載することで、他の応募者との差をつけることができます。
また、季節の挨拶や簡単な時事に触れることで文章に親しみやすさを加える工夫も有効です。しかしながら、感情的になり過ぎず、ビジネス文書としての礼儀を保つことが肝心です。さらに、誤字脱字を徹底的にチェックし、読み手が安心して読める正確さが求められます。プロフェッショナル感を伝えるためには、細部まで丁寧に配慮する姿勢が欠かせません。
これらの小さな工夫が積み重なることで、採用担当者に「この人は信頼できそうだ」という印象を与えることができ、結果として選考を有利に進める助けとなります。
