コトラ（広報チーム） 
卒業証明書とは何か
卒業証明書の基本的な定義
卒業証明書とは、特定の教育機関で所定の課程を修了し、正式に卒業したことを証明する公的な書類です。この証明書は、公的な場面や手続きを行う際に個人の学歴を裏付ける重要な書類として用いられます。大学や専門学校、高校などさまざまな教育機関で発行されており、一定のフォーマットに基づいて作成されているのが一般的です。
卒業証明書と卒業証書の違い
卒業証明書と卒業証書は、名称が似ているため混同されがちですが、役割や性質が異なります。卒業証書は、卒業式で学校から授与される記念的な文書であり、教育機関で正式に卒業を認定された証として用いられます。一方で卒業証明書は、就職活動や行政手続きなど、第三者に卒業の事実を証明するための公式文書です。卒業証書が失われた場合には再発行できませんが、卒業証明書は申請することで何度でも取得可能である点が大きな違いです。
卒業証明書の形式と情報内容
卒業証明書は、用紙の形式や情報内容が発行する教育機関によって若干異なりますが、基本的には以下の情報が記載されています。
- 教育機関の名称および所在地
- 卒業者の氏名と生年月日
- 卒業年月日
- 課程または専攻の名称
- 発行日と発行番号
加えて、学校の公印や担当者の署名が記載されることが多く、公式性が担保されています。また、企業や行政が指定するフォーマットが存在する場合には、それに応じて別途作成することもあります。第二新卒の方の場合、転職活動などで卒業証明書が必要となるケースもあるため、必要事項が正しく記載されているか確認しておくことが重要です。
卒業証明書が必要となる場面
新卒採用や第二新卒での提出例
卒業証明書は新卒採用や第二新卒での就職活動で、必須となる場合があります。企業は応募者が履歴書に記載した学歴情報の正確性を確認するために、卒業証明書の提出を求めることが一般的です。特に新卒の場合、最終学歴が入社後のキャリアに直接関わるため、提出が不可欠とされることが多いです。
第二新卒の場合でも、一度社会人経験があるとはいえ、卒業後短期間での転職活動を行うことから、学歴の証明が重要視される場合があります。提出の時期は、内定後や入社時に求められることが多いですが、企業によって異なるため事前に確認が必要です。
転職時に求められるケースとは
転職活動では卒業証明書の提出を求められるケースは、新卒採用と比べて少ない傾向にあります。しかし、特定の職種や業界では例外として必要となる場合があります。例えば、学歴が業務に直結する専門分野（教育機関や医療機関）や、企業の採用基準に学歴が厳密に含まれる場合などです。
また、第二新卒の転職では、先述の通り冒頭のキャリアがまだ短いこともあり、新卒時と同様に卒業証明書が必要になることがあります。提出のタイミングとしては、内定後が一般的ですが、企業ごとに要求される時期が異なるため、必要に応じて早めに用意しておくことが大切です。
学歴詐称防止としての役割
卒業証明書は、学歴詐称を防ぐ重要な役割を担っています。採用活動において、履歴書や職務経歴書に記載された学歴の信憑性を確認するため、企業は卒業証明書の提出を義務付けることがあります。特に学歴が採用基準となるような職種では、この書類の提出が厳格に求められる傾向があります。
学歴詐称は雇用契約の信用を崩す重大な行為と見なされるため、企業側が慎重に確認するのは当然のことです。その結果、卒業証明書がない場合、内定が破棄されるリスクもあるため注意が必要です。
資格取得や行政手続きでの使用
卒業証明書は、さまざまな資格取得や行政手続きにおいても必要となる書類の一つです。資格試験によっては、受験の資格基準として所定の学歴を持つことが求められ、その証明として卒業証明書を提出する必要があります。
また、公的な場面でも、特定の補助金申請や留学手続きなどで卒業証明書が必要とされるケースがあります。このような場面では、公式な書類としての信頼性が求められるため、事前に最新のものを準備しておくことが重要です。特に郵送などでの発行申請には時間がかかる場合があるため、余裕をもって準備することを心掛けましょう。
卒業証明書の取得方法
発行を申請する方法（直接・郵送）
卒業証明書を取得するには、学校の窓口で直接申請する方法と郵送を利用する方法があります。直接申請の場合は、学校の事務室や証明書発行窓口で必要事項を記入し、身分証明書を提示します。その場で発行されることも多く、小規模な手続きで済む場合が一般的です。一方、郵送での申請は、学校指定の申請書に必要事項を記入し、身分証明書のコピーや返信用封筒、発行手数料を同封して送付する必要があります。地方や遠方に住んでいる場合は、この郵送手続きが便利です。
オンラインで申請可能な場合
近年では、卒業証明書をオンライン申請できる学校も増えています。各学校が提供する専用の申請システムやメールフォームを利用することで、窓口や郵送の手間を省略できる場合があります。特に大規模な大学や一部の専門学校では、電子申請が一般化しており、申請後には郵送で証明書が届けられる仕組みです。オンライン申請を利用する際には、必要な認証情報や申請料の支払い方法（クレジットカードや銀行振込）について、事前に確認することが大切です。
発行に必要な書類や情報
卒業証明書を発行するためには、いくつかの書類や情報が必要です。申請時には通常、本人確認書類（運転免許証や保険証など）の提示、学生時代の学籍番号や卒業年月が求められます。また、郵送申請の場合は、返信用封筒と切手を忘れずに同封してください。代理人を通じて申請する場合には、委任状や代理人の身分証明書も必要となります。これらの書類を準備しておくことで、スムーズに手続きが進められます。
発行費用と期間の目安
卒業証明書を発行するには、発行手数料が必要です。多くの場合、1通につき数百円から千円程度の手数料が設定されています。支払い方法は、窓口で直接現金払いをすることが多いですが、郵送やオンライン申請では振込やクレジットカードによる支払いが可能な場合もあります。発行期間の目安は学校によって異なりますが、窓口申請の場合は即日発行が可能なケースもあります。一方で、郵送申請やオンライン申請では、数日から2週間以上かかる場合もあるため、特に第二新卒での就職活動や資格試験の受験など、提出期限が決まっている場合には余裕を持って準備することが重要です。
卒業証明書に関するトラブルとその対処法
紛失した場合の再発行方法
卒業証明書を紛失してしまった場合でも、再発行が可能です。一般的には卒業した学校に直接申請することで手続きを進めることができます。窓口申請の場合には身分証明書を提示し、必要事項を記入することで即日発行されることもあります。一方、郵送での申請においては学校指定の申請用紙を使用し、本人確認書類のコピーや返信用封筒などを同封する必要があります。また、発行手数料がかかる場合が多いのであらかじめ卒業校に確認して準備しておくとスムーズです。第二新卒や資格取得を目指す際に卒業証明書が求められる場面もあるため、早めに再発行対応を進めるのがおすすめです。
学校が廃校になった場合の対応策
卒業した学校が廃校になってしまった場合でも、卒業証明書を取得することは可能です。このような際には、その学校を運営していた教育機関の後継組織や教育委員会に問い合わせる必要があります。学校が廃校になった場合でも卒業生の記録は保存されていることが多く、そこから証明書を発行してもらう流れとなります。また、私立学校で廃校になった場合は法人の管理下で保管されている可能性が高いため、文部科学省の案内を参考に連絡先を見つけることが一般的です。転職活動や第二新卒として新たなキャリアを追求する際、卒業証明書が必要になる可能性を念頭に早めに対応策を講じておくとよいでしょう。
期限が切れてしまった場合の対処
卒業証明書そのものには有効期限が設けられていない場合がほとんどですが、企業や資格試験によっては発行日から数カ月以内のものを求められることがあります。その場合、以前提出した卒業証明書が期限切れと判断されるケースがあります。こうした状況では、再度学校に申請を行い、新しい卒業証明書を発行してもらう必要があります。特に郵送申請の場合は発行までに時間がかかることがあるため、余裕を持ったスケジュールで対応するのが重要です。また、第二新卒として就職面接や内定後に証明書提出を求められる場合、期限切れを防ぐためにもあらかじめ発行手続きを確認しておくことが推奨されます。
卒業証明書を正しく扱うためのポイント
提出書類として扱う際の注意点
卒業証明書は、就職や転職活動などで正式な証明書類として使用される重要な書類です。企業や組織が求める場合には、発行から3ヶ月以内の新しいものが推奨されることが多いため、提出前に発行日を確認することが重要です。また、基本的に原本が必要とされる場合が多いため、コピーを提出するのではなく、必ず正式なものを用意するようにしましょう。特に第二新卒など、学歴を確認されやすい状況では、正式な卒業証明書を迅速に提出できるよう準備を進めることがポイントです。
コピーの使用可否とオリジナルの保管方法
卒業証明書は、原則として原本の提出が求められる書類です。しかし、一部の場面ではコピーが認められる場合もありますが、確認の際には提出先に事前に問い合わせを行うようにしましょう。また、オリジナルの卒業証明書は貴重な書類ですので、直射日光や湿気の多い場所を避けて保管してください。クリアファイルに入れた後、重要書類と一緒にファイルや専用の保管ケースに保管するとよいでしょう。提出が必要になった際も、卒業証明書がすぐに取り出せるよう整理整頓を心がけることが大切です。
重要書類としての意識と管理
卒業証明書は、学歴を証明する唯一の公式書類であり、特に第二新卒や就職希望者にとって重要な役割を果たします。このような重要書類を紛失しないためには、日頃から責任を持って管理することが必要です。原本を必要以上に持ち出さずに済むよう、事前にコピーを取っておくと安心です。また、もし卒業証明書を紛失してしまった場合に備えて、再発行に必要な情報や手続き方法についても確認しておくとよいでしょう。提出が求められた際に慌てないためにも、日頃から計画的な書類管理を意識しましょう。
