コトラ（広報チーム） 
卒業証書と卒業証明書とは？
卒業証書の定義と基本的な特徴
卒業証書は、学校が定める全ての課程を修了したことを証明する正式な書類です。これは学校教育法施行規則に基づいて発行され、卒業式で授与されることが一般的です。卒業証書には、学校名、卒業年月日、生徒の氏名、校長または学長の署名が記載されており、学校ごとに異なる文面やデザインが特徴です。
一方で、卒業証書は一度発行されると再発行ができない点が注意点です。そのため、一生の記念品として大切に保管されるべき書類と言えます。
卒業証明書の定義と基本的な特徴
卒業証明書は、卒業した事実を公的に証明するための書類です。主に卒業後に学校へ申請することで発行され、就職活動や資格試験、進学手続きなどで必要になることが多くあります。この証明書は何度でも発行可能であり、必要な際に柔軟に取得できる点が特徴です。
卒業証明書には氏名、卒業年月日、学校名、学部や学科名、学位の種類、さらには発行日の情報が記載されます。また、発行時には学校印や校長の署名が付与され、公的な効力を持つ書類となります。
「証書」と「証明書」の違いは何か
「卒業証書」と「卒業証明書」の違いは主にその目的と役割にあります。卒業証書は、卒業式で授与される「記念的な書類」であり、卒業したことの正式な証明であると同時に、思い出の品として保管される傾向があります。一方、卒業証明書は、卒業の事実を第三者に公式に証明することを目的とした「実務的な書類」であり、卒業後の手続きや申請時に活用されます。
また、再発行の可否も大きな違いです。前述の通り、卒業証書は基本的に再発行ができませんが、卒業証明書は必要に応じて何度でも申請が可能な点で利便性に優れています。
両方の役割の比較
卒業証書と卒業証明書はどちらも大切な書類であり、それぞれ異なる役割を果たします。卒業証書は記憶や記念としての側面が強く、一生にわたって大事に保管されるべきものです。卒業証明書は、進学、就職、資格試験といった具体的な用途で頻繁に活用されます。
たとえば、資格試験や企業への書類提出では卒業証明書が求められることが多いため、発行手続きの方法や費用についてあらかじめ確認しておくことが重要です。このように、用途に応じて両方の役割を理解し適切に使い分けることが大切です。
卒業証書の用途と保管方法
卒業証書が必要な場面とは
卒業証書は、学校を卒業したという事実を正式に証明する重要な書類です。通常、卒業式で授与されるもので、主に個人の卒業を祝う記念的な役割を持ちます。そのため、卒業証書自体が求められる場面は限られますが、特定の手続きで必要になる場合があります。たとえば、海外での留学手続きや特定の資格の申請では、原本の提出やコピーを求められることがあるのです。一方、多くの日常的な手続きにおいては、卒業証書の代わりに卒業証明書が採用されることが一般的です。
保管時の注意点やおすすめの保管方法
卒業証書は、再発行が基本的にできないため、失くさないようにすることが非常に重要です。まず、卒業証書は紙で構成されているため、湿気や直射日光の影響を受けやすい点に注意が必要です。防水性のある封筒やファイルに入れ、不透明なケースで保管することをおすすめします。また、火災や盗難に備えるため、防火金庫を活用する家庭も増えています。さらに、デジタル化が進む現代では、卒業証書をスキャンして電子データとして保存しておくことも良い対策です。ただし、データは第三者に漏れるリスクがあるため、厳重に管理しましょう。
卒業証書を紛失した場合の対処法
万が一、卒業証書を紛失してしまった場合、基本的には再発行ができないため代替手段を検討する必要があります。多くの場合、卒業証明書を取得することで事足りることが多いため、まずは学校に問い合わせて卒業証明書を発行してもらうよう手続きを進めましょう。資格試験や進学先などで正式な証明が必要な場合でも、卒業証明書で対応が可能な場面がほとんどです。また、もし卒業証書のデザインや形式が必要な特別な手続きの場合には、学校と直接相談して対応策を検討してもらうことをおすすめします。
卒業証明書の用途と取得方法
卒業証明書が求められる場面
卒業証明書は、卒業した事実を公式に証明する書類であり、さまざまな場面で必要とされることがあります。主に就職活動や転職時に提出を求められることが多く、履歴書に記載した学歴を裏付ける目的で用いられます。また、大学や専門学校への進学手続きや、資格試験の受験資格を確認する際にも提出が必要となる場合があります。これらの場面では、迅速かつ正確な提出が求められるため、事前に必要な書類を確認しておくことが重要です。
卒業証明書を取得する方法
卒業証明書を取得するには、卒業した学校に申請を行う必要があります。多くの場合、学校の窓口で直接申請できるほか、郵送やオンライン申請にも対応している場合があります。申請の際には、申請者本人であることを確認するための身分証明書や必要書類、場合によっては手数料が必要です。学校ごとに申請方法や必要事項が異なるため、事前に公式ウェブサイトや学校に問い合わせて確認しておくとスムーズに手続きが進みます。
オンライン申請や郵送での取得手続き
近年、多くの学校が卒業証明書のオンライン申請に対応しており、自宅から簡単に手続きを進めることが可能です。オンライン申請では、学校の公式ウェブサイトから専用のフォームに情報を入力し、必要書類をアップロードする形が一般的です。一方で、郵送を利用する場合には、申請書を学校から取り寄せたりダウンロードしたりして、必要事項を記入し、身分証明書のコピーや発行手数料を同封します。どちらの方法でも発行までに一定の時間がかかるため、必要なタイミングに間に合うよう余裕を持って手続きを行うことが大切です。
発行時の必要書類と注意点
卒業証明書を発行する際には、いくつかの書類が必要になります。主な必要書類としては、申請者本人の身分証明書（運転免許証やマイナンバーカードなど）のコピーが挙げられます。また、郵送で申請する場合には返信用封筒や切手を同封する必要がある場合もあります。学校によって要求される情報が異なることがあるため、申請前に必ず詳細を確認してください。さらに、発行には手数料がかかる場合が多く、一般的には500円ほどの費用が必要です。手続きに不備があると発行が遅れてしまう可能性があるため、記載内容や提出書類に誤りがないか注意深く確認しておきましょう。
どちらを使うべきかの判断基準
就職活動で提出が求められる書類
就職活動の際には多くの場合、「卒業証明書」の提出が求められることが一般的です。企業側は応募者が履歴書に記載した学歴の正当性を確認するために、この証明書を必要とします。ただし、卒業証書ではなく卒業証明書が求められる理由として、卒業証明書は正確な卒業年月日や学部・学科といった詳細情報が記載されており、証明書としての公式性が強いことが挙げられます。また、卒業証書は再発行ができないものなので、企業が手続きの段階で提出後の返却を前提としない「卒業証明書」を指定するケースが多いのです。
資格試験や官公庁手続きで利用される例
資格試験や官公庁へ提出する書類としても、「卒業証明書」が一般的に指定されるケースが多いです。一部の資格試験では、受験資格として特定の学位や学歴が求められる場合があり、その確認のために提出が必要となります。同様に、官公庁が関係する手続きや申請においても、履歴書の学歴を確認する手段として卒業証明書が求められることがあります。このような公式手続きにおいては、再発行が可能な卒業証明書の方が適した書類とされています。
状況別の選択方法
卒業証書と卒業証明書は、それぞれ適した用途が異なります。例えば、個人的な場面で学業を証明したい場合には「卒業証書」を提示することが適している場合もありますが、就職活動や資格試験など公的な場面では「卒業証明書」を選ぶべきです。また、必要書類が指定されている場合にはその指示に従うことが基本ですが、不明な場合には卒業証明書を優先的に用意することが無難といえます。
双方を必要とする場合の対処法
特定の状況下では、卒業証書と卒業証明書の両方を求められる場合もあります。このようなケースでは、まず卒業証書を保有していることを確認したうえで、卒業証明書を取得する必要があります。卒業証書は再発行ができないため特に重要な書類として保管し、提出が求められる場合はコピーでの対応が可能か確認することが望ましいです。一方で、卒業証明書は再発行が可能なので、必要に応じて速やかに学校の窓口やオンライン申請を利用することで対応できます。
まとめ：「卒業証書」と「卒業証明書」の活用法を理解しよう
役割と用途をしっかり区別する重要性
「卒業証書」と「卒業証明書」はどちらも学校を卒業したことを証明する重要な書類ですが、その役割と用途には明確な違いがあります。卒業証書は主に記念品や正式な認定の象徴として扱われ、再発行ができないため、大切に保管する必要があります。一方、卒業証明書は、就職活動や資格試験、進学手続きなどで卒業の事実を証明するために活用されます。目的に応じてどちらを使用するべきか、区別することが非常に重要です。
必要に応じた適切な準備の仕方
それぞれの書類を必要な場面でスムーズに活用するためには、事前の準備が大切です。卒業証書は紛失しないよう、専用ケースや防水性の高い収納用品で保管することをおすすめします。また、卒業証明書は再発行が可能なため、就職活動や資格試験の前に必要な分を事前に申請しておくと安心です。具体的には、申請に必要な書類や手数料を確認し、早めに準備を進めることがポイントです。
進学・就職に向けた事前準備のポイント
進学や就職活動では、卒業証明書が必須書類として求められるケースが多くあります。特に大学の進学手続きや資格試験の受験資格を得るために求められる場合もあるため、対象となる機関の提出要件を事前にしっかり確認しておくことが重要です。また、学校が廃校や統合されている場合には、発行窓口を早めに調べておくと手続きがスムーズに進みます。このように、書類の必要場面に合わせた準備を整えることで、進学や就職をスムーズに進めることができるでしょう。
