コトラ（広報チーム） 
1. ステークホルダーマップとは
ステークホルダーマップの基本定義
ステークホルダーマップとは、プロジェクトや事業を取り巻く利害関係者（ステークホルダー）とその相関関係を一目で分かるように図式化したツールです。ここでの利害関係者は、顧客、従業員、株主、行政機関、地域社会など、さまざまな分野の対象を含みます。ステークホルダーマップを使用することで、「誰がどのようにプロジェクトに影響を与えるか」を視覚的に整理でき、プロジェクトマネジメントや意思決定の改善に大きく役立ちます。
ステークホルダーマップが必要とされる背景
近年、事業環境の複雑さが増してきています。グローバル化やデジタル化の進展により、プロジェクトへ影響を与えるステークホルダーの種類や数が急増しているためです。このような中で、意図しないリスクや状況を見逃すことなく、プロジェクトを円滑に進めるためには、ステークホルダーマップを作成して利害関係者を明確化し、その影響力や相互作用を把握することが重要です。これにより、プロジェクト内外で必要な協力体制を構築しやすくなります。
ステークホルダーマップとプロジェクト成功の関係性
ステークホルダーマップは、プロジェクトの成功において重要な役割を果たします。プロジェクトを円滑に進めるためには、影響力の大きいステークホルダーを適切に特定し、早期から関与を促すことが必要です。また、マップを作成することで、関係者の懸念や要望をあらかじめ理解し、それをプロジェクト計画や戦略に反映させることができます。このように、ステークホルダーマップはプロジェクトのリスクを低減し、最終的な目標達成を促進するための有力なツールとなります。
2. ステークホルダーマップ作成の手順
ステークホルダーリストの作成と分類
ステークホルダーマップを作成する第一歩は、ステークホルダーの洗い出しです。事業やプロジェクトに関与する可能性のあるすべての人物や組織をリストアップしましょう。これには、顧客、従業員、取引先、株主、行政機関、地域社会などの多岐にわたる利害関係者を含めることが重要です。
リストアップ後は、ステークホルダーを分類します。それぞれのステークホルダーが果たしている役割や、プロジェクトに対する影響度によってグループ化すると整理が容易です。また、直接関与しているか間接的な関係を持っているかで区別をつけることも効果的です。この段階で的確な分類を行うことで、後続するプロセスがスムーズになります。
影響力と関心度のマトリックス作成
ステークホルダーを分類した後は、各ステークホルダーの「影響力」と「関心度」の2軸を基にマトリックスを作成します。影響力とは、プロジェクトに対してどの程度の影響を与えるかを指し、関心度はプロジェクトへの興味や関与の深さを示します。
影響力と関心度のマトリックスを作ることで、優先的に対応すべきステークホルダーを特定することが可能になります。たとえば、高い影響力と高い関心度を持つステークホルダーは最優先で働きかけを行うべきです。一方で、低い影響力と低い関心度を持つステークホルダーについては、最小限の対応にとどめる判断ができるようになります。このマトリックスは、プロジェクトの資源を最適に配分するための指針となるでしょう。
役割と関係性をつなぐ図式化のコツ
最後に、ステークホルダーの役割と関係性を視覚化するステップに進みます。ステークホルダーマップとして図式化する際、全体像が一目で分かるように設計することが重要です。利用するツールとしては、マインドマップやマトリクス型ツール、表型などがあります。また、オンラインツールであるFigjamやMiroも活用できます。
図式化の際のポイントは、各ステークホルダーの影響力や関心度に基づき、重要な関係性を明確に強調することです。たとえば、プロジェクトリーダーと主要な協力会社とのつながりを太線で表現するなど、視覚的な工夫を取り入れると、ステークホルダーマップ自体の実用性が向上します。また、作成後のステークホルダーマップをチーム全体で共有し、フィードバックを得ることで、さらに効果的な図式化が可能になります。
3. ステークホルダーマップの効果
利害関係者間の視覚化によるコミュニケーションの円滑化
ステークホルダーマップを活用することで、プロジェクトに関連する全ての利害関係者がどのようにかかわっているかを視覚的に把握できます。この図式化により、関係性が一目でわかるため、誤解やコミュニケーションの漏れが防止されます。また、視覚情報を基に議論や説明がしやすくなるため、利害関係者との合意形成がよりスムーズに進むようになります。特に複数のステークホルダーが絡む複雑なプロジェクトでは、この効果が顕著です。
プロジェクトの全体像把握とリスク管理
ステークホルダー マップを作成することで、プロジェクトの全体像を俯瞰的に把握することができます。どのステークホルダーが最も影響力を持つのか、また、どのステークホルダーが進行に支障を与える可能性があるのかを明確にすることで、リスク管理の質が向上します。これにより、プロジェクト進行中に発生する可能性のある問題を事前に予測し、効果的な対策を講じることが可能になります。
ステークホルダーマップによる目標達成率の向上
ステークホルダーマップは、プロジェクトで設定した短期的・長期的な目標達成率を向上させるためにも役立ちます。これは、主要なステークホルダーと早期に効果的な連携を築くことが可能になるためです。また、それぞれのステークホルダーが果たす役割や責任が明確になることで、プロジェクトの方向性がブレにくくなります。こうした整備が進むことで、一体感を持った取り組みが実現し、結果的にプロジェクトの成功確率を高めることができます。
4. ステークホルダーマップの活用術
プロジェクト開始時の課題整理への活用
ステークホルダーマップは、プロジェクトの初期段階において特に有効です。このツールを活用することで、プロジェクトに関連する全ての利害関係者を網羅的に洗い出し、彼らの関係性を把握することができます。具体的には、ステークホルダー同士のつながりや、その影響範囲を明確にすることで、プロジェクトにおける潜在的な課題を浮き彫りにし、重点的に対応すべきポイントを早期に見つけ出すことが可能です。
例えば、新商品の開発プロジェクトでは、最終消費者のニーズだけでなく、仕入れ先や協力会社、行政機関といった、多様なステークホルダー間の関係性と影響度を見える化することで、想定外のリスクを事前に減らすことができます。この段階の整理によって、ステークホルダーとの信頼関係を構築しやすくなり、プロジェクトのスムーズな進行が期待できます。
継続的なプロジェクト管理での役立て方
プロジェクトは時間の経過とともに状況やステークホルダーの立場が変化することがよくあります。そのためステークホルダーマップを定期的に更新し、継続的に管理することが重要です。マップの更新を行うことで、プロジェクトにおける新たな利害関係者や、それに伴う関係性の変化をタイムリーに把握できます。
特に、長期的な事業活動や社会的なプロジェクトでは、ステークホルダー間の期待や目標が変化しやすいため、その変化に柔軟に対応する必要があります。このマップを活用することで、関係性の再構築や優先順位の見直しが効果的に行えるため、プロジェクトのリスクを最小限に抑えつつ適切に進行させられるメリットがあります。
具体的な活用例：事業やサービスデザインでの事例
ステークホルダーマップは、事業やサービスデザインにおいても非常に有用です。一例として、新たなサービスを導入する際、企業は顧客、サービス提供者、パートナー企業、公的機関などの関係者を含めたマップを作成し、各ステークホルダーがサービス設計にどのように関与するかを視覚化します。このプロセスにより、各ステークホルダーに求められるアクションや期待値を正確に認識でき、役割分担や連携の効率性を高めることができます。
例えば、地域の特産品を販売するプロジェクトの場合、農業生産者、小売業者、物流業者、さらには地域住民をステークホルダーとしてマップに載せ、それらの相互関係を見える化します。こうした事例では、ステークホルダー間の連携を強化する新たなアイデアの創出や、サービス導入時の障害を効率的に取り除けるメリットが生まれるのです。
ステークホルダーマップは単なる整理ツールではなく、事業戦略やプロジェクトデザインを成功に導くための強力な支援ツールとして機能します。適切に活用することで、より大きな成果を得られるでしょう。
5. ステークホルダーマップ作成時の注意点と改善ポイント
時間とリソースのバランス管理
ステークホルダーマップを作成する際には、限られた時間やリソースを効果的に活用することが重要です。ステークホルダーのリストアップから図式化に至るプロセスは、多くの手間や時間を要するため、優先順位を明確にしつつ進める必要があります。たとえば、重要度が低いステークホルダーに多くのリソースを投入することは避け、プロジェクトに大きな影響を与えるステークホルダーに焦点を当てることがポイントです。また、オンラインツールやテンプレートを活用することで、効率的に作業を進めることができます。
ステークホルダー情報更新の重要性
プロジェクトの状況や外部環境の変化に伴い、ステークホルダーの関心や影響力は時間とともに変化する可能性があります。そのため、ステークホルダーマップは一度作成して終わりではなく、定期的な更新が必要です。たとえば、新たなステークホルダーが関与する場合や、既存のステークホルダーの役割が変わる場合には、迅速に情報を反映させましょう。このような更新作業を怠ると、プロジェクト成功に向けた重要な判断を見落とすリスクが高まります。
失敗しやすいポイントとその回避策
ステークホルダーマップ作成時に陥りがちな失敗の一つは、関係性や影響力を過小評価したり過大評価したりすることです。特に、利害関係者の全体像を正確に把握せずにマップを作成すると、実際のプロジェクト運営において重大な問題が発生する可能性があります。このような失敗を回避するためには、チームメンバーや関連部署と緊密に連携し、異なる視点を取り入れることが有効です。また、作成したマップを通じて関係者と共有し、フィードバックを得ることで、より信頼性の高いステークホルダーマップを構築できます。
