コトラ（広報チーム） 
1. 履歴書封筒の基本知識
封筒のサイズや種類を選ぶ基準
履歴書を郵送する際は、封筒のサイズや種類選びが重要です。標準的な履歴書はA4やB5サイズが多いですが、それを折らずに入れるためには、「角2サイズ」（332×240mm）の封筒が適しています。これにより、書類がシワや折れを防ぎ、受け取る側にも丁寧な印象を与えられます。また、厚手で丈夫な紙を使用した封筒を選ぶことで、中身の保護がさらに強化されます。
封筒の色とデザインの注意点
履歴書を郵送する封筒の色は「白」または「薄いベージュ」が一般的で、ビジネスマナー上でも安心です。特殊な色や過度なデザインが施された封筒は、真剣さや丁寧さを欠く印象を与える可能性があります。また、光沢のある封筒よりも、マットな質感のものがフォーマルな場面に適しています。シンプルで上品な封筒を選び、第一印象を良くすることを心がけましょう。
履歴書は折らずに送るべき？
履歴書はできる限り折らずに送るのが基本です。折り目のついた履歴書は、見た目が悪く内容も読みにくくなり、採用担当者に悪い印象を与える可能性があります。特に美しいフォーマットで作成された履歴書が折れていると、せっかくの努力が台無しになってしまいます。「角2サイズ」の封筒を使用することで折らずに済み、書類を綺麗な状態で送ることができます。
クリアファイルは必要？
履歴書を郵送する際には、クリアファイルの使用をおすすめします。クリアファイルに入れることで、書類が封筒の中で折れたり汚れたりするのを防ぐことができます。また、応募書類をクリアファイルに整えてから封入することで、受け取った担当者が中身を確認しやすくなるというメリットもあります。クリアファイルを用いることで、「細部にまで気を配れる人」という印象を与えることができるでしょう。
封筒に適した筆記用具の選び方
応募書類を送る封筒には、適切な筆記用具を使用することが重要です。黒の油性ペンまたはサインペンを選び、明確で読みやすい字になるように書きます。鉛筆やボールペンは、にじみや薄さが目立つため避けたほうが良いでしょう。また、封筒に文字を書く際は、縦書きが一般的であり、企業名や宛名は適切な敬称を用いて丁寧に記載することを心掛けましょう。清潔感のある手書き文字は、応募者の真摯さを伝える要素となります。
2. 履歴書封筒の表書きと裏書き
宛名の正しい書き方と配置
履歴書を郵送する際、封筒の宛名書きは相手に敬意を示すため、正しい形式で記載する必要があります。宛名は封筒の表面に中央寄りに縦書きで記載し、「会社名」「部署名」「担当者名」の順で書きます。個人宛の場合は「〇〇様」、企業や部署宛の場合は「〇〇御中」を使用するのが一般的です。なお、事前に印刷された「〇〇行」がある場合は、これを二重線で消し、「御中」に書き換えるのを忘れないようにしましょう。また、誤字脱字がないか確認し、郵便番号や住所、企業名は正式名称を省略せずに書きましょう。
「履歴書在中」の書き方とポイント
封筒には履歴書が入っていることを示すため、表面の左下に赤字で「履歴書在中」と書きます。この表記は、企業側の担当者が封筒の中身を判断しやすくなるための重要なマナーです。万が一、「履歴書在中」の記載がない場合、開封が遅れることや誤送が発生するリスクがあります。定規を使用して赤い枠で囲むと、より視認性が高まります。また、縦長の封筒を使用する場合は文字も縦書きにすることで、一貫性を持たせることができます。
差出人情報を間違えないための注意
封筒の裏面には差出人情報を忘れずに記載しましょう。具体的には、「郵便番号」「住所」「氏名」を封筒の左下側に記入します。自分の名前に「様」をつけないこと、住所の省略を避けることがポイントです。また、誤字や書き間違いがあると返送時にトラブルが起こる可能性があるため、丁寧に確認しながら書くことが大切です。特に郵便番号や建物名が抜けてしまうと、配達が遅れる原因となるため注意が必要です。
封筒に印刷する場合の注意点
近年では、手書きではなく印刷で宛名や「履歴書在中」を記載するケースも増えています。印刷する際は、フォントを落ち着いた書体（ゴシック体や明朝体）に設定し、読みやすさを心がけましょう。相手に失礼にならないよう、適切な文字サイズで配置します。また、封筒全体のバランスを確認し、文字が中央に均等に配置されるように調整することも重要です。印刷内容の誤字脱字や配置ミスがあると、マイナスの印象を与えてしまう恐れがあるため、プリント前に入念にチェックしてください。
3. 内容物の封入方法と準備
履歴書と職務経歴書を折らないコツ
履歴書や職務経歴書を郵送する際は、相手方に好印象を与えるためにも書類を折らずに封入することが基本です。まず、書類のサイズはA4が一般的ですので、これに対応する「角2」サイズの封筒を選びましょう。角2封筒はA4サイズの書類をそのまま入れることができるため、折り目をつける必要がありません。また、書類が封筒内で動いて折れたりシワがついたりしないように、クリアファイルに入れるとより安心です。
送付状（添え状）の役割と書き方
履歴書を郵送する際には送付状（添え状）を同封するのがマナーです。送付状には、誰がどの書類を何の目的で送付しているのかを明確に記載します。これによって、書類を受け取った採用担当者に対して礼儀を示し、丁寧な印象を与えることができます。送付状を作成する際は、自身の名前や連絡先、送付先、提出する書類名を正確に記載することが重要です。また、「履歴書 郵送」という行為自体への感謝を簡潔に述べると、より丁寧な印象を与えることができるでしょう。
書類を傷めない入れ方のポイント
履歴書や職務経歴書、送付状を封筒に入れる際は、書類の上下や表裏の向きに注意してください。通常、書類の内容が封筒を開けた際にすぐ読めるよう、「履歴書」から送付状までを順番に重ねて入れるのがおすすめです。また、書類が封筒の中で滑り落ちたり折れたりするのを防ぐため、全ての書類をクリアファイルにまとめて封入すると良いでしょう。これによって、書類を傷めるリスクを最小限に抑えることができます。
開封されやすい封筒の閉じ方
郵送時の封筒は、粘着部分をしっかりと閉じることが重要です。ただし、採用担当者にとって開封しやすい封筒にする工夫も必要です。例えば、粘着部分を簡易的なテープ留めにするか、完全に糊付けする場合でも「封」の字を書き加えることで、きちんとした印象を与えられます。また、封筒の裏側に自身の名前や住所も明記しておくことで、返送が必要な場合に備えることも忘れないようにしましょう。
4. 履歴書郵送時のマナー
封筒の投函前に確認すべき事項
履歴書を郵送する際には、投函前にいくつかのポイントを確認することが大事です。まず、封筒に記載された宛名や差出人情報、さらには「履歴書在中」の赤字表記が正確であるかを再チェックしてください。特に誤字や記載漏れは、応募先の企業に対して悪印象を与えてしまうこともあるため、入念に確認することが重要です。また、封筒の表記が縦書きで統一されているか、郵便番号や住所に不備がないかを見直しましょう。封筒に書類を入れる際には、上下や表裏を間違えないよう注意する必要があります。さらに、書類が折れていないか、封がしっかりと閉じられているかも必ず確認してください。
郵送方法の種類とおすすめ
履歴書を郵送する際の方法としては、普通郵便や速達、簡易書留などが一般的に使用されます。それぞれにメリットがありますが、履歴書のような重要な書類の場合、確実に届けたいのであれば、追跡可能な簡易書留や速達を選ぶことがおすすめです。急ぎの際には速達が役立ちます。普通郵便は料金が安価な点が利点ですが、到着の確認ができないことから、応募先からの信頼を考えると慎重に選んだほうがよいでしょう。郵送方法を選ぶ際は締切日や「必着」指定があるかどうかも考慮し、必要に応じて、追加料金を支払って確実な方法を取ることを推奨します。
切手の貼り方と料金不足の防止
切手の貼り方にも注意が必要です。まず、封筒の左上にまっすぐ丁寧に貼り付けることを心がけてください。料金不足は相手企業に迷惑をかける場合があるため、封筒の重量を事前に郵便局で計ってもらい、適切な切手料金を確認することが大切です。履歴書や職務経歴書を含む場合、書類の重量が予定よりも重くなることもあるため、行き違いを防ぐためにも必ず正確な料金を知ったうえで郵送しましょう。また、封筒に「履歴書在中」などの記載を追加する際には、その分のインクや封筒の素材による重さも念頭に置くことがポイントです。
追跡や配達証明を利用すべき場面
履歴書を確実に届ける必要がある場合には、追跡サービスや配達証明を活用することをお勧めします。例えば、応募先が「必着」と指定している場合や、重要書類を送付する場合には、配達状況を確認できる追跡番号付きの簡易書留が安心です。また、採用担当者に書類がちゃんと到着したかを証明するためには、配達証明を追加で利用するのも有効です。これにより、発送後に万が一のトラブルが発生した際にも、迅速に対応が可能となります。郵便局窓口でオプションを選ぶ際には、あらかじめ自分の書類の重要性やスケジュールを考慮して適切なサービスを選びましょう。
5. 注意すべき具体例とよくある質問
実際にあったNG例と改善方法
履歴書郵送においては、細かな点が採用担当者への印象を左右する場合があります。例えば、一例として多いのが「封筒のサイズ」や「書き方」のミスです。応募書類を折りたたんで通常サイズの封筒に入れて送付するケースでは、書類に折り目がついてしまい、丁寧さを欠く印象を与えます。この問題を改善するためには、A4書類をそのまま収容できる「角2サイズ」の封筒を選び、履歴書や職務経歴書を折らないことを徹底する必要があります。
また、封筒の宛名の書き方として、個人名の場合には「〇〇様」、企業や部署の場合には「〇〇御中」とし、「行」が印字されている場合は二重線で消すのが正しいマナーです。これを誤ると、応募者としての基本的なマナーを理解していないという印象を与えてしまいます。
さらに、赤字で「履歴書在中」と封筒に明示することを忘れるのもよくあるミスです。この点を改善するためには、封筒の左下に目立つ赤字で正確に記載することを習慣化するとよいでしょう。
履歴書封筒に関するよくある質問集
履歴書を郵送する際には、封筒に関してよくある質問が多数あります。その中の一部を紹介しつつ回答します。
Q1. 封筒の色は白以外でも問題ないですか？\
封筒は白色が一般的です。特にビジネスの場においては清潔感や誠実さを伝える白を選ぶのが無難です。色付き封筒は避けた方がよいでしょう。
Q2. 封筒の表書きは横書きでも大丈夫ですか？\
縦書きが主流であり、正式な文書としての体裁を整えるためには縦書きが好ましいです。ただし、企業の指定がある場合はその指示に従うようにしてください。
Q3. 郵送前にどのようなチェックを行うのがベストですか？\
郵送前には、「宛名や差出人情報の誤りがないか」「切手の貼り忘れや料金不足がないか」「封筒の中身が正しく揃っているか」を入念に確認してください。
複数の企業に送る場合の注意点
同時に複数の企業へ応募書類を郵送する場合、慎重な確認が必要です。特に見落とされやすいのが「送付先企業の宛名」です。同じ書類をコピーして使用すると、企業名や担当者名を間違えるリスクが高まります。この問題を防ぐために、それぞれの封筒ごとに手書きで宛名を記載し、最終チェックを行いましょう。
さらに、送付状にも注意が必要です。送付状の本文に記載する企業名や部署名を正確にするだけでなく、使い回しによるミスを避けるため、必ず内容を都度確認することが重要です。一通り内容を確認した上で、クリアファイルなどを活用して書類をきれいにまとめると、より丁寧な印象を与えられるでしょう。
入社後に影響を与える小さなマナー
履歴書や封筒の取り扱いに細心の注意を払うことは、単なる応募の一環ではなく、入社後における評価にもつながる可能性があります。基礎的なビジネスマナーが徹底されているかを押さえる点で、郵送時の振る舞いや細部への配慮が見られるのです。
例えば、宛名や表書きに誤りがないか、書類を丁寧にまとめ封筒に収めているかといった点が、応募者の「正確性」や「誠実さ」を間接的に伝えることになります。加えて、「履歴書在中」などの記載の有無や、切手の正しい貼付位置を守れるかも評価ポイントの一つといえるでしょう。
小さなマナーを徹底することは、入社後の業務における信頼につながります。些細なことと思わず、正確かつ丁寧に対応することを心がけましょう。