コトラ（広報チーム） 
履歴書の送付状の役割と重要性
送付状が採用担当者に与える印象
履歴書の送付状は、採用担当者に対して応募者の第一印象を左右する重要な役割を果たします。特に送付状がきれいに整えられており、誤字脱字がなく丁寧に書かれている場合、採用担当者に好感や信頼感を与える可能性があります。送付状から伝わる礼儀正しさや配慮が、ビジネスマナーを兼ね備えた候補者であることを印象付けるのに役立ちます。
送付状の基本的な役割とは？
送付状の基本的な役割は、「誰が」「何を」「どれだけ」送ったのかを述べることにあります。主に履歴書や職務経歴書などの書類を郵送する際に、その内容を簡潔に伝えることで、採用担当者が同封物を整理しやすくする役割を担います。また、挨拶文や時候の挨拶を盛り込むことで、相手に対する敬意を示す形にもなります。結果的に、送付状は応募者のビジネスマナーを測る一つの指標としても判断されます。
送付状を添えることで得られるメリット
送付状を履歴書に添えることで、いくつかのメリットが得られます。まず、相手に対する礼儀を表す手段となり、応募者が真摯に採用活動に取り組んでいる姿勢をアピールできます。また、書類選考時に他の候補者との差別化を図るポイントとしての役割も期待できます。さらに、送付状に書かれた文面が整っている場合、応募する企業への思いや配慮が伝わり、選考全体でプラスの印象を与える可能性があります。
手書きの送付状：特徴とポイント
手書きが好まれるシチュエーション
手書きの送付状は、特に応募先が古風な慣習を重んじる業界や、企業文化として「丁寧さ」や「真摯な姿勢」が求められる場合に好まれることがあります。例えば、伝統的な日本の企業や個人経営の事務所などでは、手書きの送付状を添えることで、相手に誠実な印象を与えることができるでしょう。また、ご自身の文字を通じてアピールポイントを伝えたい場合や、親しみを強調したい場合にも適しています。履歴書の送付状を手書きで作成することは、大切な書類であるという姿勢を示す良い方法です。
手書きならではの注意点とコツ
手書きの送付状はその丁寧さが評価されますが、作成時にはいくつか注意すべき点があります。まず、字の美しさよりも「読みやすさ」を重視することが大切です。文字が乱雑だと、逆にマイナスの印象を与える場合があります。事前に下書きを行い、構成や内容をしっかりと確認してから清書するようにしましょう。また、修正液や修正テープの使用は避けるべきです。ミスをした場合は新しい用紙に書き直すことが必要です。さらに、簡潔でわかりやすい文章を心がけることで、応募先に好印象を与えることができます。
用紙や文字サイズなどの具体的なポイント
手書きの送付状を作成する際は、用紙選びや文字サイズにも注意が必要です。無地の白い便箋を使用し、縦書きで作成することが推奨されます。また、筆記用具は黒のボールペンか万年筆を使用するのが一般的です。文字サイズに関しては、行間を適度に空けつつ、読みやすい大きさで書くことを心がけましょう。一行に詰め込みすぎず、全体的にゆとりのあるレイアウトにすると読みやすい印象を与えます。さらに、用紙が折れている、汚れている、あるいはしわがついていると礼を欠いていると見なされる可能性があるため、送付前に最終確認をすることが重要です。
PCで作成する送付状：メリットと作成時の注意
PC作成の主なメリットとは？
PCで送付状を作成する主なメリットは、その「効率性」と「見やすさ」にあります。就職活動や転職活動では、同じ書類を複数の企業に送ることがあるため、PCを使えばテンプレートを活用して迅速に作成することができます。また、パソコン作成ではフォントの統一が可能なので、文字の大きさやスタイルが整理され、見栄えが良く読み手に好印象を与えられます。さらに、誤字脱字があった場合でも、修正が簡単に行える点も大きな利点です。
ビジネスマナーを守るためのフォーマット選び
送付状をPCで作成する際には、ビジネスマナーを意識したフォーマットを選ぶことが重要です。一般的にはA4サイズで横書きが適しています。フォントは読みやすいものを選び、例えば「MS 明朝」や「游ゴシック」のようなビジネス向けのフォントがよく使われます。文字の大きさは10.5〜12ポイント程度を目安にし、行間を適切に設定して見やすいレイアウトに仕上げます。また、宛名や日付、差出人情報といった基本情報がきちんと配置され、構成が整っていることが大切です。フォーマットを整えることで、送付状全体の印象が良くなり、採用担当者に分かりやすい書類として受け取られるでしょう。
印刷時の見た目や”誤字脱字”に注意する方法
送付状をPCで作成した後、必ず印刷した際の見た目を確認することが必要です。デジタル画面と印刷物では微妙に印象が異なる場合があるため、プリントアウトして全体のバランスや余白の有無を確認しましょう。また、特に気をつけたいのは誤字脱字です。履歴書や送付状に誤字脱字があると、注意力や誠実さに疑問を抱かれる可能性があります。対策としては、作成後に自分以外の第三者に一度チェックしてもらうことが効果的です。また、PDF形式で保存し直してから印刷することで、フォーマットや配置のずれを防ぐことができます。最後に、印刷した書類が清潔で折れやヨレがないかどうかも確認しましょう。細部に注意を払うことが書類全体の完成度を高めるポイントです。
手書きとPC作成、どちらを選ぶべきか？
選択肢の判断基準：応募先と状況の確認
履歴書の送付状を手書きにするかPCで作成するかは、応募先企業や状況を踏まえて判断することが重要です。例えば、応募先が伝統的な企業であったり、特に「丁寧さ」や「熱意」が求められる職種の場合、手書きの送付状が好印象を与える場合があります。対して、IT企業やデジタル分野ではPC作成の送付状が適したケースも多く、効率性やビジネスマナーの観点で好まれる傾向があります。
手書きとPC作成、使い分けの具体的事例
具体的には、以下のような場面で送り方を使い分ける例が考えられます。例えば、伝統工芸や接客重視の業種では、手書きの送付状を添えることで、文字から応募者の温かみや誠実さが伝わり、印象が良くなります。一方、ビジネス文書の形式や見やすさが重視される職種や企業では、PCを使って作成した整ったフォーマットの送付状が好まれます。また、企業が特定の形式を指定している場合やオンライン応募が主流の会社では、指定内容に従ったPC作成が必須です。
送付状における最も重要なポイントとは？
手書きかPC作成かに関わらず、送付状で最も重要なのは、「読みやすさ」と「内容の正確さ」です。採用担当者は大量の書類を目にします。その中で、誤字脱字がなく、簡潔かつ分かりやすい内容が記載された送付状は、好印象を与える傾向があります。また、応募先に対する感謝や熱意を込めることも大切です。手書きの場合は文字が整っていることに配慮し、PC作成の場合はフォーマットや行間を適切に設定することで、プロフェッショナルな印象を与えられます。