コトラ（広報チーム） 
クリアファイルに履歴書を入れるべき理由
履歴書を保護する役割
履歴書をクリアファイルに入れる最大の理由の一つは、大切な書類である履歴書を保護するためです。採用担当者に手渡す際や郵送する際に、折れや汚れ、破損が起こらないようにすることは非常に重要です。クリアファイルは、書類を外部環境から守る役割を果たし、履歴書の見栄えをキレイに保つ助けとなります。
見た目の丁寧さと印象への影響
履歴書をクリアファイルに入れることで、採用担当者に対して丁寧さと気配りの印象を与えることができます。履歴書は応募者の第一印象を形成する重要な書類であるため、その取り扱い一つで評価が変わることもあるのです。クリアファイルを利用することで、履歴書全体の見た目が整い、きちんとした印象を強調できます。
水濡れや折れの防止効果
クリアファイルを使うことで、履歴書を水濡れや折れから確実に守ることができます。特に、雨の日の持参や郵送時にはトラブルを避けるために必須といえます。クリアファイルは厚みがあり水を弾く素材で作られているため、書類が濡れるリスクを低減させます。また、折れ目を回避するためにも、クリアファイルと適切なサイズの封筒を組み合わせることが大切です。
郵送時のトラブルを防ぐため
履歴書を郵送する場合、クリアファイルに入れることで多くのトラブルを回避することができます。封筒の中で書類が折れ曲がってしまったり、郵送中の衝撃で汚れてしまう恐れがありますが、クリアファイルを使用することによりこれらの問題を防ぎます。また、クリアファイルは履歴書を正しい順序に保つ役割も果たし、採用担当者にとっても管理しやすい状態を保つことができます。
クリアファイルを使った履歴書の正しい準備方法
クリアファイルの選び方: 色やサイズ
履歴書をクリアファイルに丁寧に収納するためには、クリアファイルの種類を適切に選ぶことが重要です。一般的に、透明なクリアファイルが推奨されます。透明なタイプは内部が確認しやすく、採用担当者に対しても見た目が整っているという良い印象を与えます。色付きや装飾があるクリアファイルは避け、ビジネスの場にふさわしいシンプルなデザインを選びましょう。
サイズは履歴書がちょうど収まるA4サイズがおすすめです。履歴書のサイズがB5の場合でも、折らずに入るA4サイズのクリアファイルを選ぶことで、書類がしっかり保護されます。また、クリアファイルの厚みが薄すぎると折れ曲がりやすくなるため、しっかりした作りのものを選びましょう。
履歴書をクリアファイルに入れる際のポイント
履歴書をクリアファイルに入れる際は、順序と向きを考慮することが大切です。例えば、送付状がある場合は、送付状を一番上にし、その下に履歴書、さらに職務経歴書やその他必要書類を順に重ねます。このように順序立てて入れると、採用担当者が書類をスムーズに確認でき、良い印象を与えます。
また、履歴書に汚れやヨレがないことを確認するのも重要です。クリアファイルに入れる前に、手元のテーブルや作業環境をきれいにし、整理整頓した状態で作業するよう心がけましょう。細部に配慮する態度がアピールにつながることを忘れないでください。
封筒への入れ方と手順
履歴書をクリアファイルに入れた後、封筒に入れる際の手順もポイントです。封筒は、履歴書が入る「角型2号」（角2）や「角型A4号」（角A4）を使用します。ただし、複数の書類を同封する場合は、角A4では収まらない可能性があるため注意が必要です。
封筒に入れる際は、クリアファイルに入れた書類を折らずに収めます。そして封筒の表には「履歴書在中」と赤字で記載し、目立ちやすく四角で囲むのが一般的なマナーです。また、裏面には自分の住所と氏名を明記し、送付先がはっきりわかる状態にしておきます。
クリップや付箋を使うべきか？
クリップや付箋の使用は、場合によっては有効ですが注意が必要です。基本的には、クリアファイルに入れて提出する場合、クリップを使う必要はありません。ただし、複数の書類をしっかりまとめたい場合は、ステンレス製などのシンプルなクリップを用いることで、書類がばらつくのを防ぎます。
一方で、派手なデザインの付箋やクリップは避けましょう。これらは応募先企業に対してカジュアルな印象を与える可能性があり、ビジネスマナーとして適切でない場合があります。書類を補助するアイテムを使用する際は、常に「簡潔かつ丁寧」を心がけることが大切です。
クリアファイルを使った履歴書の手渡しマナー
面接時の正しい渡し方
面接時に履歴書を渡す際、正しい方法で渡すことが重要です。まず、履歴書はクリアファイルに入れた状態で封筒に入れたまま持参するのが基本のマナーです。面接室に入った後、採用担当者に渡す際は必ず封筒からクリアファイルごと取り出し、履歴書が折れたり汚れたりしていないことを確認しましょう。渡す際には両手で持ち、面接官に正面を向けて差し出します。「失礼いたします。本日は履歴書をお持ちしました」と一言添えると、より丁寧な印象を与えることができます。
好印象を与えるための一言挨拶
履歴書を渡す際には、ただ渡すだけでなく適切な挨拶を付け加えることで好印象を与えることができます。たとえば、「本日お時間をいただき、ありがとうございます。履歴書をお持ちしましたのでご確認ください」といった言葉を加えると丁寧さや真摯な態度が伝わります。また、笑顔で相手の目を見て渡すことで、印象がさらに良くなります。こうした細かな配慮が、採用担当者へあなたの誠実さを示すポイントとなります。
封筒から取り出すタイミング
履歴書を渡す際、封筒から取り出すタイミングも重要です。面接が始まる前や案内の時点では取り出さず、面接官に渡す直前に封筒からクリアファイルごと取り出すのが適切です。席に着いた後、採用担当者が履歴書の受け渡しを促した際に取り出すようにしましょう。封筒から取り出す際は丁寧に行い、履歴書自体が汚れないよう十分注意してください。また、履歴書はクリアファイルに入れた状態で渡すのが基本ですが、面接官が指示した場合は、クリアファイルから取り出して本体を渡す準備もしておきましょう。
履歴書のクリアファイルに関する注意点
クリアファイルの不要なケース
履歴書を提出する際にクリアファイルの使用は基本的にはマナーの一環として推奨されますが、必ずしも必要ではない場合もあります。例えば、企業から「クリアファイルは不要」と明記されている場合や、アルバイトやパートなど簡易な応募で、特に指示がない場合には使用を省略しても問題ありません。また、応募する業界や企業の風土によっても異なりますので、事前に企業の指定があるかどうかを確認することが重要です。指示を無視してクリアファイルを使用すると、企業の意向に反していると見なされる可能性があります。
クリアファイルを再利用する際の注意点
クリアファイルを再利用したい場合には、清潔感や見た目の状態に十分配慮しましょう。特に使用済みのクリアファイルに汚れや折れ、またはラベルの跡などが残っていると、採用担当者に良い印象を与えられない可能性があります。履歴書は応募者の第一印象を左右する重要な書類ですので、再利用する場合でも新品に近い状態を保ったクリアファイルを選ぶことが望ましいです。また、会社ごとに他の応募書類と混同しないよう注意を払う必要があります。
デザインや装飾が与える意外な印象
クリアファイルのデザインや装飾が履歴書の印象に影響を与える場合があります。特に、派手な色や装飾がついたクリアファイルは一般的なビジネスマナーにおいては適切ではなく、採用担当者に軽率な印象を与えてしまう恐れがあります。無地で透明、もしくは半透明のシンプルなクリアファイルを選ぶと安心です。また、デザイン性を重視しすぎた結果、履歴書の内容より見た目が目立ってしまうことも避けるべきポイントです。採用においては中身が重要視されるため、装飾を控えたものを使用しましょう。
他の書類との兼ね合いについて
履歴書をクリアファイルに入れる際には、他の応募書類との兼ね合いを考慮する必要があります。例えば、送付状や職務経歴書などの書類が同封されている場合、これらを1つのクリアファイルにまとめることで、採用担当者に渡しやすくなるだけでなく、書類が紛失しにくくなります。ただし、あまりに分厚くなりすぎる場合は別々に整理することも検討してください。また、書類を入れる順序にも気を配り、履歴書を最も目立つ位置に配置するなどの工夫をすると、採用担当者に好印象を与えやすくなります。
