コトラ（広報チーム） 
履歴書をメールで送る必要性とその背景
現代の採用シーンにおけるメール送信の利便性
現代の採用シーンにおいて、履歴書をメールで送ることは非常に一般的になっています。その理由の一つは、通信手段としてのメールはスピード感や利便性が高いためです。企業は多くの応募者から履歴書を受け取りますが、メールであれば短時間で効率的に応募書類を管理できます。また、送り手である応募者にとっても、自宅や外出先から簡単に送信ができ、郵送にかかる手間や費用を省くことができます。
履歴書をメールで送る機会が増えた理由
履歴書をメールで送る機会が増えた背景には、採用活動のデジタル化があります。特に新型コロナウイルス感染症の影響により、多くの企業がリモート面接を取り入れたことで、書類選考もデジタル形式に移行する動きが加速しました。また、オンライン求人サイトや採用管理システム（ATS）の利用が広まったことで、履歴書や職務経歴書を紙でやり取りする必要が減少しました。これにより、企業側も応募者側も手軽に書類の送受信ができるようになり、全体的な採用プロセスの迅速化が図られています。
郵送との違いとデジタル化の影響
履歴書をメールで送ることには、郵送とは異なるメリットが多くあります。特にメールでは、送付した時点で相手に書類が届くタイミングを把握できるため、送付確認が容易です。一方、郵送の場合は到着までに数日を要し、追跡サービスを利用しない限り到着状況を確認することが難しい場合があります。また、環境への配慮や業務の効率化といった観点からも、デジタル化の流れが進んでいます。企業側もペーパーレス化を進める中で、電子データでの管理がより一般的となっており、履歴書をメールで送ることが増えています。
メール送信時に守るべき基本マナー
件名の書き方：シンプルかつ明確に
履歴書をメールで送る際の件名は、採用担当者が一目で用件を把握できるよう、シンプルかつ明確に記載することが重要です。例えば、「履歴書送付のお知らせ（氏名）」や「応募書類の提出について（氏名）」といった形式が適切です。これにより、送信者が誰であるかを瞬時に理解でき、メールが埋もれてしまうリスクを軽減することができます。企業によっては指定されたフォーマットがある場合もあるので、事前に確認することが必要です。
本文の構成と例文：簡潔に伝えるコツ
メール本文では、要点を簡潔にまとめながらも礼儀を重視することが重要です。「挨拶」「送信目的」「添付内容の説明」「締めの言葉」の4つの要素を押さえることで、スムーズに意思を伝えることができます。以下は具体的な例文です：
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○○株式会社 採用担当者様 お世話になっております。◯◯と申します。 このたび、貴社△△職種への応募のため、履歴書を添付にて送信いたします。 お忙しい中恐縮ではございますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。 何卒よろしくお願いいたします。
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本文が過剰に長くなるのは避け、採用担当者の負担を軽減する配慮も必要です。
宛先設定の注意点：敬称と適切な送信方法
履歴書をメールで送る際、宛先の設定が非常に重要です。まず、送信先メールアドレスの誤りを防ぐために、スライド入力やコピー＆ペーストで慎重に確認してください。また、送信先が個人の場合は、「○○様」といった敬称を付け、複数名が関わる場合は「○○部 担当者様」など適切な表現を用いましょう。
さらに、宛先設定では「TO（宛先）」と「CC（同時送信）」の使い分けにも注意が必要です。採用担当者のみが受信対象であれば「TO」のみを使用し、関係者が含まれる場合には「CC」に追加するのがマナーです。「BCC」に関しては、誤送信を防ぐためにもあまり使用しないのが一般的です。
文字装飾のルール：装飾は最小限に
メールの本文では、読みやすさを損なわないよう、文字の装飾は最小限に留めることが大切です。基本的には、標準的なフォントと文字サイズを使い、無駄な太字や色変更は避けましょう。また、感嘆符（！）や過剰な顔文字などもビジネスメールにふさわしくありません。
リスト形式や改行を適度に使用して、文章を整理することで、採用担当者に伝わりやすい構成を心がけることが重要です。視覚的にも整ったメールは、その内容に対する印象を向上させることができます。
履歴書データの作成から添付まで
ファイル形式の選び方（PDF推奨）
履歴書をメールで送る際は、PDF形式を選ぶのが最適です。PDFは、どの端末やソフトウェアでもレイアウトが崩れることなく閲覧できるため、受け取り手にとっても利便性が高い形式です。一方で、WordやExcelといった編集可能な形式では、開いた際に文字化けや体裁崩れが生じる可能性があります。採用担当者がスムーズに内容を確認できるよう、PDF形式で作成した履歴書を送付することを心掛けましょう。
ファイル名の付け方：受け取り手に配慮する
履歴書のファイル名は受け取り手が内容をすぐに把握できるよう、シンプルかつわかりやすいものにしましょう。具体的には、「履歴書_氏名.pdf」の形式が推奨されます。例えとして、「履歴書_山田太郎.pdf」のように記載することで、採用担当者がファイルを快適に管理できるようになります。一般的な「新規ドキュメント.pdf」や「履歴書.pdf」のような汎用的な名前は避け、個人を特定できる情報を盛り込むことが大切です。
パスワード設定の必要性と注意点
重要な個人情報が含まれる履歴書をメールで送る場合、セキュリティ対策としてファイルにパスワードを設定することが推奨されます。これにより、万が一メールが第三者に流出しても、情報漏えいのリスクを軽減できます。パスワードは、履歴書を添付するメールとは別に送信することが基本マナーです。例えば、履歴書送付後に「パスワードを別メールでお伝えいたします」と本文中で伝え、別途送る形が望ましいです。また、誕生日や簡単な文字列など、推測されやすいパスワードは避け、英数字や記号を組み合わせた強固なものを設定してください。
クラウドストレージ経由で送る場合の注意
履歴書をメールに直接添付せず、クラウドストレージサービス（Google DriveやDropboxなど）を利用して共有するケースもあります。この場合、まずは企業の指示に従うことが最優先です。リンクを共有する際は、公開設定を「特定のメールアドレスにのみ共有」とするなど、プライバシー設定を適切に行いましょう。また、リンクには有効期限を設けると、セキュリティがさらに強化されます。そしてメール内には「以下のリンクより履歴書をご確認ください」と明記し、リンクが悪用されないよう簡潔に伝えましょう。クラウドストレージ経由の場合でも、ファイル名やパスワードの設定に配慮することで、受け取り手の印象を良くすることができます。
送信前に実施すべきチェックリスト
誤字脱字や内容の確認
履歴書をメールで送る際には、誤字脱字がないかを必ず確認しましょう。特に、採用担当者の名前や会社名、敬語の使い方には細心の注意を払うことが重要です。文章内にミスがあると、応募者としての評価を下げかねません。自信が持てない場合は、一度書き上げたメールをしばらく時間をおいてから再確認したり、第三者にチェックしてもらうのも良い方法です。また、「履歴書 送る メール」としての内容が不足していないか、全体の流れが分かりやすいかも見直しましょう。
送付先アドレスの再確認
送信前に、送付先アドレスが正しいかを必ず再確認しましょう。特に、入力ミスによる送信エラーや、別の人物に誤送信するリスクを防ぐためです。多くの場合、企業の採用担当者は特定のメールアドレスを応募専用として指定することがあり、それに従うことが求められます。また、現職の社用メールアカウントから送信すると不適切な印象を与えかねないため、必ず個人のメールアドレスを使用してください。
添付漏れ防止のための工夫
履歴書をメールで送る際、最も多いミスの一つが添付漏れです。送信前に、必ずファイルが添付されているか、メールソフトやサービスの「添付ファイル」の表示を確認してください。また、履歴書のファイル形式はPDFが推奨されています。「履歴書_氏名.pdf」といったわかりやすいファイル名も重要です。さらに、自分のメール作成ルールとして、「添付ファイルを挿入する→メール本文を書く」の順番を守ると、添付忘れを防ぎやすくなります。
履歴書送信後のパスワード送信方法
履歴書をメールで送る場合、セキュリティ対策としてファイルにパスワードを設定することが推奨されます。パスワードは、履歴書を送付したメールとは別のメールで送信するのがマナーです。例えば、「先ほど送付した履歴書に設定したパスワードは以下の通りです」といった内容を短く明示します。また、企業が指定している方法がある場合は、その指示を最優先で従いましょう。これらの対応により、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。
ケース別対応：応募者から見た実例
企業から履歴書送付を指示された場合の対応
企業から履歴書をメールで送るよう指示された場合、まずは企業からの案内やテンプレートをしっかり確認しましょう。特にメールの件名や本文の書き方、ファイル形式、ファイル名について具体的な指定がある場合には、その指示通りに従うことが重要です。指定がない場合、件名は「○○株式会社 ○○職応募 履歴書送付（氏名）」というようにシンプルかつ明確な書き方を心がけましょう。
本文では、以下のような簡潔な表現が適しています。
「お世話になっております。○○職に応募させていただいております、○○（氏名）と申します。\
このたび貴社のご指示により、履歴書を送付させていただきますのでご査収のほどよろしくお願いいたします。\
何か不備がございましたら、お手数ですがお知らせいただければ幸いです。\
以上、どうぞよろしくお願い申し上げます。」
このように要点を簡潔にまとめ、丁寧さを心がけることで、メールを受け取った担当者に好印象を与えることができます。また、履歴書のファイルは「履歴書_氏名.pdf」とし、受け取り側が混乱しないようにしましょう。
自主的な応募時のメール例文
企業が求人情報を公開している場合、応募を希望する際には履歴書をメールで送ることが一般的です。この場合、件名は「○○職応募 履歴書送付（氏名）」とし、メールの中身を簡潔にまとめることが重要です。
以下のような例文が参考になります。
「お世話になっております。貴社の○○職の求人募集を拝見し、応募を希望しております○○（氏名）と申します。\
本メールにて履歴書を添付の上、応募書類をご送付させていただきます。\
つきましては、選考にご考慮いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。」
このように丁寧な言葉遣いを心がけつつ、情報を簡潔に記載することがポイントです。また、メール送信時には添付漏れがないか、また誤字脱字がないかを再確認することを忘れないようにしましょう。
返信時に注意が必要なポイント
企業からのメールに返信する際は、件名を変更せず、元の件名に「Re:」が付いた形で返信することが一般的です。返信時には、本文に必ず感謝の言葉を含めることと、簡潔に要件を伝えることを意識しましょう。
例えば、以下のような例文が考えられます。
「お世話になっております。この度はご返信くださりありがとうございます。履歴書をご査収いただきましたこと、大変感謝しております。\
何か追加で必要な書類や情報がございましたら、いつでもご連絡いただければ幸いです。どうぞよろしくお願い申し上げます。」
また、送信する際、冒頭に元のメール内容を引用することで、担当者がスムーズにやりとりを追跡できるよう配慮することも大切です。
複数の企業へ応募する際の差別化方法
複数の企業へ履歴書をメールで送ることも少なくありませんが、それぞれの企業にあわせた内容を心がけることで印象的なメールを作成することができます。具体的には、メール本文では志望動機や企業に対する具体的なリサーチを反映させることで他の応募者との差別化を図れます。
例えば、「貴社の○○業界への貢献姿勢に共感し、その一員として働きたいと強く感じております」というように、企業特有のポイントを文章に反映させることが効果的です。また、添付ファイル名は常に企業ごとに適切に設定し、間違いがないよう注意しましょう。
さらに、メールの送信時刻にも注意が必要です。一般的には早朝や深夜を避け、日中のオフィスアワー内に送るほうが好印象を与えます。こうした細やかな気遣いが、採用担当者に良い印象を与える要素となります。
メール送信後のフォローアップ対応
送信確認メールのタイミング
履歴書をメールで送る際には、送信後の確認も非常に重要です。送信時に「送信済み」の通知が表示されたとしても、必ず実際に相手に届いているかどうかを確認する必要があります。これにより、万一メールが迷惑メールフォルダに振り分けられていた場合や、アドレスが誤っていた場合でも迅速に対処できます。
送信確認メールを送るタイミングは、原則として履歴書送信後から1〜2日以内が目安です。この際、件名には「履歴書送付に関するご確認」など要件が明確に伝わる内容を記載し、簡潔に送信した日時や件名を再度触れておきましょう。
企業から返信がない場合のリマインダー
履歴書をメールで送った後、一定期間返信がない場合には、適切なタイミングでリマインドを行うことが求められます。一般的に、履歴書送信後1週間経っても連絡がない場合は、失礼にあたらないよう配慮しつつ、確認のご連絡を送るとよいでしょう。
リマインダーのメールでは、履歴書を送付した日時、送信先のメールアドレス、応募ポストなどを簡潔に述べ、相手にすぐに状況を理解してもらえる内容を心がけます。例えば、「恐れ入りますが、先日送付させていただきました履歴書のご確認をお願いできますでしょうか」といった丁寧な表現を用いることが重要です。
送信後の電話連絡のマナー
送信後にメールでの確認が困難な場合や、採用スケジュールが迫っている場合には電話連絡が有効な手段となります。ただし、電話をかける際はタイミングやトーンに注意することで、失礼のない対応を心がけることができます。
電話連絡をする場合、まずは応募先企業の勤務時間内にかけるよう配慮しましょう。「先日、履歴書をメールで送付させていただきました〇〇と申します」と自己紹介を行い、「その後のご確認をお願いしたくお電話いたしました」と簡潔に要件を伝えることが大切です。また、相手の都合が悪そうであれば「改めてご対応いただけるお時間をお知らせいただけますと幸いです」と提案することも好印象につながります。
採用担当者への礼状送信のポイント
履歴書をメールで送った後、選考を終えた際には採用担当者に感謝を伝える礼状を送ることがおすすめです。この礼状は、相手に対する礼節を示すと同時に、ポジティブな印象を残す大切なツールとなります。
メールで礼状を送る場合は、「この度はお忙しい中選考のお時間をいただきありがとうございました」といった言葉で感謝の意を伝えると良いでしょう。また、面接や選考過程で得られた気づきや感謝の気持ちを具体的に述べることで、温かみのある文章になります。なお、送信するタイミングは選考結果が出た直後が適切です。