コトラ（広報チーム） 
情報システム部の概要
情報システム部が担う社内の役割
情報システム部は、社員がパソコンやスマートフォン、業務システム、ネットワークなどを安全かつ円滑に利用できるよう支える部門です。一般に「情シス」と呼ばれることもあります。
担当範囲は企業によって異なりますが、単に機器の不具合を直すだけではありません。事業や現場の課題を把握し、必要な仕組みを考え、導入後も安定して使える状態を維持することが求められます。情報を守るルールを整え、社員に守ってもらうための周知や教育を行うことも重要な仕事です。
情報システム部は、社内のさまざまな部門と関わります。営業、経理、人事、総務、現場部門など、それぞれが使う仕組みや抱える課題を理解し、業務を進めやすくする役割を担います。
社内SEとの違い
情報システム部は部門の名称であり、社内SEは職種や担当者を指す言葉です。情報システム部に所属する社員が社内SEと呼ばれるケースは多いものの、必ずしも同じ意味ではありません。
社内SEは、自社の業務に必要なシステムの企画、導入、運用、改善などを担当する人です。一方で、情報システム部には社内SEのほか、インフラ運用、情報セキュリティ、ヘルプデスク、機器管理、契約管理などを主に担当する人がいる場合があります。
また、システムの開発を自社で行う企業では、社内SEが設計や開発まで担うことがあります。外部のシステム会社へ開発を依頼する企業では、要件整理、進行管理、受け入れ確認、運用設計などが中心になる傾向があります。
情報システム部が必要とされる背景
多くの企業で、日常業務はパソコンやクラウドサービス、業務システムなしには進めにくくなっています。営業活動、会計処理、勤怠管理、採用活動、社内連絡、顧客情報の管理など、幅広い業務が情報システムと結び付いています。
そのため、システムが停止したり、アカウントを不正に利用されたりすると、業務の遅れや情報漏えいにつながるおそれがあります。働き方の多様化によって、社外から業務を行う機会が増えたことも、情報を安全に扱う仕組みの重要性を高めています。
情報システム部は、業務の効率化と安全性の両方を支える存在です。新しいサービスを導入する際も、便利さだけでなく、情報の管理方法や利用ルール、費用、既存の仕組みとの連携まで考える必要があります。
情報システム部における4つの役割
社内のシステムを企画・導入する役割
情報システム部の役割の一つは、社内の課題を解決するためにシステムを企画し、導入することです。例えば、紙や表計算ソフトで行っている作業に時間がかかっている場合、申請や承認をオンラインで行える仕組みを検討します。
企画では、現場にヒアリングを行い、何に困っているのか、どのような状態になれば改善といえるのかを整理します。その上で、必要な機能、利用する人数、導入時期、予算、運用方法などを検討します。
導入するサービスやシステムが決まった後も、情報システム部の仕事は続きます。設定、データ移行、利用者への案内、操作説明、導入後の不具合対応などを行い、現場に定着するまで支援します。
システムや機器を安定して動かす役割
パソコン、社内ネットワーク、ファイル共有、メール、業務システムなどを安定して利用できる状態に保つことも、情報システム部の重要な役割です。日常的に問題なく使えている状態は目立ちにくいものの、企業活動を支える基盤になります。
具体的には、機器やソフトウェアの更新、容量の確認、利用状況の監視、故障時の交換、定期的なバックアップの確認などを行います。システムの変更や更新を行う際には、業務への影響をできるだけ抑えられるよう、実施時間や手順を調整します。
安定運用では、問題が起きてから対応するだけでなく、障害を起こしにくくするための予防が欠かせません。古くなった機器の入れ替えや、利用状況に応じた設定の見直しも必要です。
情報漏えいなどのリスクを防ぐ役割
情報システム部は、顧客情報、従業員情報、取引情報、社内資料などを守る役割も担います。情報が外部に漏れたり、悪意のある第三者に不正利用されたりすると、企業の信用や事業継続に大きな影響を及ぼす可能性があります。
対策には、アカウントごとに適切な権限を設定すること、退職者や異動者の利用権限を速やかに変更すること、不審なメールへの注意を促すことなどがあります。パソコンやスマートフォンの紛失に備え、端末を遠隔で管理できる状態にしておくこともあります。
ただし、厳しい制限を設けるだけでは業務が進めにくくなります。情報システム部には、安全性と業務の使いやすさを両立させる視点が求められます。
社員からの問い合わせに対応する役割
社員からの問い合わせに対応することも、情報システム部の身近な仕事です。「パソコンにログインできない」「メールが送れない」「新しい社員のアカウントを作成したい」「業務システムの操作方法が分からない」といった相談に対応します。
問い合わせへの対応は、単に答えを伝える仕事ではありません。状況を聞き取り、原因を切り分け、必要に応じて機器や設定を確認します。同じ問い合わせが繰り返される場合は、手順書を整えたり、案内方法を見直したりして、問い合わせそのものを減らす改善も行います。
利用者が困っている状況では、専門用語を並べるのではなく、今何が起きているのか、どのように対応すればよいのかを分かりやすく説明することが大切です。
情報システム部の主な仕事内容
パソコン・スマートフォン・アカウントの管理
情報システム部は、社員が使用するパソコンやスマートフォン、周辺機器を管理します。入社時には機器を準備し、必要なソフトウェアを設定し、メールや業務システムを使うためのアカウントを発行します。
異動時には、新しい業務に必要な権限を追加したり、不要になった権限を削除したりします。退職時には、アカウントの停止、機器の回収、データの取り扱い確認などを行います。
機器の台数、利用者、購入時期、保証期限、設置場所などを把握しておくことも重要です。管理が不十分だと、不要な契約費用が発生したり、誰が使っているか分からない端末が残ったりするおそれがあります。
社内ネットワークとクラウドサービスの管理
社内ネットワークは、パソコンやプリンター、業務システムなどをつなぐための仕組みです。オフィス内のインターネット接続や無線通信が不安定になると、多くの社員の業務に影響します。
情報システム部は、ネットワーク機器の状態確認、接続設定、障害対応、拠点の追加や移転に伴う準備などを行います。社外から安全に社内の仕組みへ接続するための環境を整えることもあります。
クラウドサービスの利用が増える中では、アカウント数、契約内容、利用権限、保存されるデータの種類を管理する必要があります。部署ごとに個別契約が増えると、費用や情報管理の状況を把握しにくくなるため、利用ルールを整えることが求められます。
業務システムの運用・改善
会計、販売管理、在庫管理、勤怠、人事、顧客管理など、企業では多くの業務システムが使われています。情報システム部は、これらのシステムを日々使える状態に保ち、必要に応じて改善します。
運用では、利用者の追加や権限変更、データの確認、定期処理、問い合わせ対応などを行います。改善では、現場の要望をそのまま受け取るのではなく、課題の原因や業務の流れを確認した上で、優先順位を付けて対応します。
すべての要望をすぐに実現できるとは限りません。費用、導入期間、他の業務への影響、安全性などを踏まえ、実施すべき内容を判断することが必要です。
システム会社や外部委託先との調整
情報システム部では、システムの開発、保守、機器の設置、監視業務などを外部へ委託することがあります。この場合、社内の要望を整理して外部委託先へ伝え、作業内容や期限、費用を確認する役割が必要になります。
調整では、依頼内容を曖昧にしないことが重要です。誰が何を使うのか、どのような手順で業務を行うのか、いつまでに必要なのかを整理し、認識のずれを防ぎます。
作業完了後には、依頼した内容が実現できているかを確認します。導入後に問題が起きた場合の連絡方法や対応範囲も、あらかじめ明確にしておくことが大切です。
情報セキュリティに関するルールづくりと周知
情報を安全に扱うためには、システムの設定だけでなく、社員一人ひとりが適切に行動することが必要です。情報システム部は、パスワードの管理、端末の持ち出し、外部へのデータ送信、私物端末の利用、不審なメールへの対応などに関するルールを整えます。
ルールは、作成するだけでは十分ではありません。社員が内容を理解し、日常業務で実践できるよう、入社時の案内、定期的な研修、注意喚起、手順書の整備などを行います。
万一、誤送信や端末紛失などが起きた場合に備え、誰へ連絡するのか、どのような情報を共有するのか、どのように被害を広げないのかを定めておくことも情報システム部の仕事です。
情報システム部の1日の流れと働き方
問い合わせ対応とトラブル対応
情報システム部の1日は、社員からの問い合わせ確認から始まることがあります。メール、社内チャット、電話、申請フォームなどで寄せられた内容を確認し、緊急度や影響範囲に応じて対応します。
一人だけに起きている問題なのか、複数の社員に影響している問題なのかによって、優先順位は変わります。全社的にメールや業務システムが使えない場合は、他の予定よりも復旧対応を優先する必要があります。
問い合わせ対応では、記録を残すことが大切です。発生した事象、原因、対応内容を記録しておくと、同様の問題が起きたときに早く対応でき、再発防止にも役立ちます。
定例作業とシステムの状態確認
日常業務には、定例作業も多くあります。アカウント発行や削除、利用申請の確認、機器の準備、システムの状態確認、データの確認、契約更新の管理などが代表的です。
定例作業は、手順を標準化し、漏れなく進めることが重要です。特に、入退社や異動に伴うアカウント管理は、業務開始の遅れや情報管理の不備につながりやすいため、関係部門との連携が欠かせません。
また、システムやネットワークの状態を定期的に確認し、異常がないかを把握します。小さな変化の段階で気付ければ、大きな障害を防げる場合があります。
新しいシステムの導入プロジェクト
新しいシステムの導入中は、通常業務と並行してプロジェクトを進めます。現場へのヒアリング、要件整理、外部委託先との打ち合わせ、設定確認、テスト、利用者への説明など、段階ごとに対応が必要です。
導入プロジェクトでは、情報システム部だけで完結することは少なく、利用する部門との協力が必要です。現場の業務を十分に理解しないまま導入を進めると、使いにくい仕組みになったり、運用が定着しなかったりする可能性があります。
プロジェクトを円滑に進めるためには、目的、担当者、期限、決定事項を明確にし、関係者間で定期的に共有することが重要です。
緊急対応が発生しやすい場面
情報システム部では、予定外の緊急対応が発生することがあります。例えば、ネットワーク障害、システムの停止、重要なアカウントへの不正なログインの疑い、機器の故障、誤送信や端末紛失などです。
緊急時には、まず影響範囲を把握し、被害が広がらないように対応します。その後、関係者へ状況を共有し、復旧作業や原因確認を進めます。状況によっては、外部委託先や経営層、関係部門との迅速な連携が求められます。
緊急対応の負担を減らすには、連絡先、対応手順、責任分担を平時から整理しておくことが有効です。
繁忙期と業務の進め方
情報システム部の繁忙期は、企業の状況や担当領域によって異なります。入社者が多い時期は、端末準備やアカウント発行が増えます。組織変更やオフィス移転、新年度に向けたシステム更新、予算策定、契約更新の時期も忙しくなりやすいでしょう。
大きなシステム変更は、業務への影響を避けるために、夜間や休日に実施されることがあります。ただし、すべての職場で夜間・休日対応があるわけではありません。運用体制や対象システムによって大きく異なります。
日常業務と改善業務を両立するためには、問い合わせ対応を記録・整理し、定型作業を手順化することが有効です。緊急度と重要度を見極め、優先順位を付けて進める力が求められます。
企業規模や業界で異なる情報システム部の仕事
小規模な企業で求められる幅広い対応
小規模な企業では、情報システムの担当者が少人数であるケースが多くあります。そのため、一人または少人数で、パソコン管理、アカウント管理、ネットワーク、問い合わせ対応、システム導入、情報セキュリティなどを幅広く担当することがあります。
幅広い経験を積みやすい一方で、担当者に業務が集中しやすい面があります。特定の人しか分からない状態を避けるため、設定内容や対応手順を文書として残し、外部委託先との連絡体制を整えることが重要です。
小規模な企業では、現場や経営層との距離が近く、業務改善の提案を進めやすい場合もあります。事業の変化に合わせて、柔軟に仕組みを整える力が求められます。
大企業で進む業務の分担と専門化
大企業では、情報システム部の中で担当が分かれていることがあります。例えば、業務システム、ネットワーク、端末管理、情報セキュリティ、利用者支援、調達・契約管理といった形で専門化が進む場合があります。
専門領域を深く扱いやすいことが特徴ですが、部門内外の調整が重要になります。一つのシステム変更でも、セキュリティ、ネットワーク、利用部門、外部委託先など、多くの関係者と連携する必要があるためです。
また、利用者数や拠点数が多いほど、変更による影響も大きくなります。手順の標準化、申請・承認の仕組み、変更管理、障害時の連絡体制などが重視されます。
業界ごとに異なるシステムと安全管理
情報システム部の仕事は、業界によっても変わります。販売やサービスを中心とする企業では、顧客対応や予約、販売に関わる仕組みが重要になります。製造業では、生産、在庫、品質管理などを支えるシステムとの連携が求められます。
金融、医療、公共性の高い事業などでは、取り扱う情報の重要性が高く、利用権限や記録の管理、情報の持ち出し制限などがより重視される傾向があります。複数の拠点を持つ企業では、各拠点で同じ水準の環境を利用できるように整える必要があります。
転職や配属を検討する際は、企業名だけでなく、その企業がどのような業務を行い、どのような情報やシステムを扱うのかを確認することが大切です。
外部委託を活用する場合の役割分担
情報システム部の業務をすべて社内で行うとは限りません。機器の保守、ネットワークの監視、問い合わせの一次対応、システム開発、セキュリティ対策などを外部へ委託することがあります。
外部委託を活用していても、社内側の情報システム部の役割がなくなるわけではありません。自社の業務に必要な要件を整理し、委託先の作業内容を確認し、社内利用者との調整を行う必要があります。
役割分担が曖昧だと、障害時に誰が対応するのか分からなくなったり、必要な対応が漏れたりする可能性があります。契約範囲、対応時間、緊急時の連絡方法、責任の所在を明確にしておくことが重要です。
情報システム部で働くために必要なスキルと向いている人
システムの基礎知識
情報システム部で働くには、パソコン、ネットワーク、クラウドサービス、アカウント管理、情報セキュリティなどに関する基礎知識が役立ちます。ただし、すべての分野を最初から深く理解している必要はありません。
重要なのは、仕組みを理解しようとする姿勢です。例えば、パソコンがネットワークを通じてどのようにサービスにつながるのか、アカウントの権限によって何ができるのかを理解すると、トラブルの原因を考えやすくなります。
担当する業務によっては、業務システムの知識、機器管理の知識、契約や費用管理の知識も必要になります。実務の中で学び続けることが求められる職種です。
相手に分かりやすく伝える力
情報システム部は、技術に詳しくない社員とも日常的に関わります。そのため、専門用語をそのまま使うのではなく、相手の状況に合わせて分かりやすく説明する力が必要です。
問い合わせ対応では、相手が何に困っているのかを正確に聞き取る力も求められます。利用者の説明だけでは原因を判断できないこともあるため、いつから起きているのか、どの操作をしたのか、他の人にも同じ現象があるのかを確認します。
システム導入やルール変更では、必要性を伝え、利用者に協力してもらうことが重要です。相手の業務への影響を理解しながら、納得感のある説明を行う姿勢が役立ちます。
問題を切り分けて解決する力
情報システム部では、原因がすぐに分からない問題に対応する場面があります。例えば、メールが届かない場合でも、端末の設定、ネットワーク、アカウント、メールサービス、相手側の設定など、複数の原因が考えられます。
このようなときは、思い込みで対応するのではなく、事実を確認しながら原因を絞り込みます。影響を受けている人の範囲や、直前に変更した内容、表示されるメッセージなどを確認することが有効です。
問題解決力は、技術知識だけで決まるものではありません。状況を整理し、優先順位を付け、必要な人に相談し、対応内容を記録する力も含まれます。
情報を安全に扱う意識
情報システム部は、社員や顧客に関する重要な情報に触れる機会があります。そのため、情報を必要以上に閲覧しないこと、権限を適切に管理すること、作業内容を記録することなど、高い倫理観と慎重さが求められます。
便利だからという理由だけで新しいサービスの利用を認めるのではなく、どのような情報を扱うのか、誰が利用するのか、利用を停止した場合にデータをどう扱うのかまで確認する必要があります。
また、情報セキュリティは情報システム部だけで守れるものではありません。社員が守りやすいルールや仕組みを考える視点も重要です。
未経験から身につけるための学習方法
未経験から情報システム部を目指す場合は、まずパソコンやネットワーク、情報セキュリティの基礎を学ぶとよいでしょう。用語を覚えるだけでなく、どのような場面で使われる仕組みなのかを意識して理解することが大切です。
日常的に使うパソコンの設定、アカウント管理、ファイル共有、オンライン会議、クラウドサービスなどに触れ、困ったときに調べて解決する経験を積むことも役立ちます。社内の業務改善や機器管理に関わる機会があれば、積極的に取り組む方法もあります。
未経験者の場合、技術経験だけでなく、問い合わせ対応、事務処理、社内調整、手順書作成などの経験が評価されることがあります。これまでの経験を、利用者支援や業務改善、正確な運用につながる力として整理するとよいでしょう。
情報システム部への転職・配属前に確認したいポイント
求人票で確認したい担当業務の範囲
情報システム部と記載されていても、実際の担当業務は企業ごとに異なります。求人票では、パソコン管理、ヘルプデスク、ネットワーク運用、業務システムの企画、情報セキュリティ、システム開発、外部委託先管理など、どこまで担当するのかを確認しましょう。
特に少人数の組織では、幅広い業務を担当する可能性があります。幅広い経験を積みたい人には魅力になる一方、特定領域を深めたい人にとっては希望と異なる場合があります。
担当業務が抽象的な場合は、面接などで日常的な業務、担当システム、利用者数、現在進んでいる課題を確認することが重要です。
システム導入と日常運用の割合
情報システム部の仕事は、大きく分けると、新しい仕組みをつくる導入・改善業務と、既存の仕組みを安定して使える状態に保つ運用業務があります。どちらの割合が大きいかによって、働き方や求められる経験は変わります。
導入・改善の比重が高い職場では、要件整理、関係者との調整、外部委託先との連携、プロジェクト管理が多くなります。運用の比重が高い職場では、問い合わせ対応、アカウント管理、障害対応、定例作業の正確さがより求められます。
自分がどのような業務にやりがいを感じるのかを考え、希望する働き方と合っているかを確認しましょう。
夜間・休日の対応有無
システムの保守や更新は、社員が利用しない時間帯に行われることがあります。また、障害や情報セキュリティ上の問題が起きた場合、夜間や休日に連絡・対応が必要になる可能性もあります。
確認したいのは、夜間・休日対応があるかどうかだけではありません。対応が発生する頻度、当番制の有無、代休や手当の扱い、一次対応を担う外部委託先の有無、緊急時の連絡方法なども重要です。
24時間稼働する事業や、停止が許されにくいシステムを扱う職場では、対応体制が整えられているかを確認する必要があります。
チーム体制と外部委託の状況
情報システム部の人数、役割分担、相談できる相手の有無は、働きやすさに大きく関わります。未経験者や経験の浅い人は、教育担当者がいるか、手順書が整備されているか、レビューを受けられる環境かを確認するとよいでしょう。
外部委託を活用している場合は、どの業務を社内で担当し、どの業務を外部へ任せているのかを把握することが大切です。社内側は企画や調整が中心なのか、技術的な運用作業も担うのかによって、必要なスキルが変わります。
特定の担当者に仕事が集中していないか、障害時の連絡体制があるか、業務の引き継ぎができる状態かも、長く働く上で確認したいポイントです。
自分の経験や希望に合う職場の見極め方
情報システム部への転職や配属を考える際は、職種名だけで判断せず、実際の業務内容と自分の経験、今後身につけたい力を照らし合わせることが重要です。
利用者の困りごとを解決する仕事にやりがいを感じる人は、ヘルプデスクや端末管理を含む職場が合う可能性があります。業務改善や新しい仕組みづくりに関心がある人は、システム導入や企画の比重が高い職場を検討するとよいでしょう。情報を守る仕事に興味がある場合は、権限管理や情報セキュリティの業務内容を確認します。
情報システム部は、技術と人の間に立ち、企業の業務を支える仕事です。担当範囲や体制を具体的に確認し、自分が成長したい方向と合う職場を選ぶことが、納得できるキャリアにつながります。
