コトラ（広報チーム） 
企業間取引では、商品やサービスを提供した後に代金を受け取る掛け取引が一般的です。そのため、売上を計上しても、実際に入金されるまでは資金を回収できていません。取引先の支払い遅延や倒産によって売掛金を回収できなければ、自社の資金繰りにも大きな影響が及びます。
与信管理は、このような未回収リスクを抑えながら、安全に取引を行うための仕組みです。本記事では、与信管理の基本、取引開始前の調査方法、与信限度額の決め方、取引後の管理方法、社内ルールの作り方を解説します。
与信管理とは何か
与信とは取引先を信用して掛けで販売すること
与信とは、取引先を信用し、商品やサービスを先に提供して、後日代金を受け取ることです。企業間では、納品の都度現金で決済するのではなく、月末に請求書を発行し、翌月以降にまとめて支払う方法が多く採用されています。
このような掛け取引では、売り手側は入金までの間、取引先に代金を立て替える形になります。つまり、代金を後から支払ってもらえるという信用を取引先に与えている状態です。
与信管理とは売掛金を回収できる範囲で取引すること
与信管理とは、取引先の支払い能力や取引状況を確認し、売掛金を回収できる範囲で取引額や支払条件を管理することです。単に取引を断るためのものではなく、回収リスクを把握したうえで、取引先ごとに適切な条件を設定するために行います。
具体的には、取引開始前に相手の会社情報や財務状況を調べ、取引開始後は売掛金残高や入金状況を継続して確認します。必要に応じて、取引額の上限を設けたり、支払期日を短くしたりすることも重要です。
与信管理と債権管理の違い
与信管理と債権管理は関係が深いものの、対象となる時期が異なります。与信管理は、取引開始前から取引中にかけて、どの取引先にいくらまで掛けで販売するかを判断・管理することです。
一方、債権管理は、すでに発生した売掛金を期日どおりに回収するための管理です。請求書の発行、入金確認、未入金時の催促などが代表的な業務です。与信管理で未回収リスクを抑え、債権管理で確実に回収するという考え方が基本になります。
掛け取引で発生する売掛金の未回収リスク
掛け取引では、商品やサービスを提供した時点で売掛金が発生します。しかし、売掛金は現金ではなく、将来受け取る権利です。取引先が支払期日までに入金しなかったり、倒産したりすれば、売掛金の一部または全部を回収できないおそれがあります。
未入金の原因は、請求書の送付漏れや支払い忘れといった事務的なミスだけではありません。取引先の資金繰り悪化、請求内容に対する認識の違い、意図的な未払いなどが背景にある場合もあります。売掛金が回収されるまでリスクは残るため、取引前と取引後の両方で管理が必要です。
中小企業に与信管理が必要な理由
売掛金を回収できないと資金繰りが悪化する
売掛金を回収できなくても、仕入代金、給与、家賃、税金、借入金の返済など、自社が支払うべき費用は予定どおり発生します。売上として計上されていても、入金されなければ手元資金は増えません。
特に中小企業では、特定の取引先からの入金が資金繰りに大きく影響することがあります。売掛金の未回収が発生した場合に備え、資金繰り表で入出金予定を確認し、回収遅延を早期に把握できる体制を整えることが重要です。
貸倒れが連鎖倒産や黒字倒産につながるおそれがある
取引先の倒産などにより売掛金が回収不能になることを貸倒れといいます。貸倒れが発生すると、売上はあっても現金が入らず、自社の支払いに必要な資金が不足する可能性があります。
帳簿上は利益が出ていても、手元資金が尽きて支払いを続けられなくなる状態が黒字倒産です。また、大口取引先の倒産による損失が原因で、自社まで経営不振に陥る連鎖倒産につながるおそれもあります。与信管理は、こうした事態を防ぐための重要な経営管理です。
取引先への売上依存が高いほど影響が大きい
売上の多くを特定の取引先に依存している場合、その取引先の支払い遅延や倒産による影響は大きくなります。取引額が大きいほど売掛金残高も増えやすく、一度の未回収が自社の資金繰りを大きく圧迫する可能性があります。
売上構成を定期的に確認し、特定の取引先への依存度が高くなりすぎていないかを把握しましょう。大口取引先については、通常よりも慎重に信用状況を確認し、必要に応じて取引条件や与信限度額を見直すことが求められます。
与信管理は安全に売上を伸ばすための仕組み
与信管理は、リスクを避けるためだけの業務ではありません。取引先の信用力を把握し、回収可能性に応じた取引額を設定することで、過度なリスクを負わずに売上拡大を目指せます。
信用状況が良好で、支払い実績も安定している取引先であれば、限度額を見直して取引を拡大する判断も可能です。すべての取引先を同じ基準で扱うのではなく、信用度に応じて管理の濃淡をつけることが、安全な成長につながります。
取引開始前に行う与信調査の方法
自社にある取引履歴や紹介元の情報を確認する
既存取引先から紹介を受けた場合や、過去に取引した実績がある場合は、まず社内にある情報を確認します。営業担当者が把握している相手先の評判、過去の入金状況、トラブルの有無などは、与信判断の重要な材料になります。
ただし、紹介元の評価だけで判断することは避けましょう。紹介先と自社では取引内容や金額、支払条件が異なる場合があります。紹介情報はあくまで参考とし、公開情報や直接の確認も組み合わせて判断することが大切です。
登記情報や公式サイトなどの公開情報を調べる
新規取引先については、商業登記情報を確認し、会社名、本店所在地、設立年月日、資本金、役員、事業目的などを把握します。現在の情報だけでなく、変更履歴を確認できる履歴事項全部証明書を確認すると、商号や所在地、役員が頻繁に変わっていないかも確認できます。
あわせて、公式サイト、会社案内、報道記事、業界団体の情報などを確認しましょう。公式サイトの内容だけを信用するのではなく、所在地や事業内容が登記情報と一致しているか、実際に事業活動を行っているかを複数の情報源から確認することが重要です。
決算書で売上・利益・借入金・純資産を確認する
決算書を入手できる場合は、少なくとも貸借対照表と損益計算書を確認します。損益計算書では、売上高や利益が継続して確保されているか、年度ごとの変動が大きすぎないかを見ます。直近1期だけではなく、できれば2期から3期分を比較すると、業績の変化を把握しやすくなります。
貸借対照表では、借入金の水準、現金や預金、売掛金、在庫、純資産などを確認します。純資産がマイナスの債務超過である場合は、慎重な判断が必要です。ただし、数字だけで安全・危険を決めることはできません。業界特性や事業内容、支払い実績なども含めて総合的に判断します。
面談や訪問で事業内容と経営状況を把握する
取引先への面談や訪問は、決算書や登記情報だけでは分からない情報を得る機会になります。経営者や担当者との会話を通じて、事業内容、主要な販売先や仕入先、今後の方針、支払条件に対する考え方などを確認します。
訪問時には、事務所や工場、倉庫などの様子も確認します。会社が実在し、実際に事業を行っているかを把握することは重要です。ただし、訪問時の印象だけで判断せず、財務情報や取引実績などの客観的な情報と組み合わせるようにします。
外部の信用調査会社を利用する判断基準
取引額が大きい場合、情報が十分に集まらない場合、または取引先に信用不安がある場合は、信用調査会社の利用を検討します。信用調査会社では、企業の基本情報、業績情報、支払い状況、業界内の評価などを確認できる場合があります。
中小企業では決算書が公開されていないことも多く、信用調査会社でも決算書を取得できない場合があります。その場合は、公開情報をもとにした推定情報や取引先への取材情報が参考になります。ただし、外部調査の情報も完全ではないため、一つの資料に依存せず、自社で得た情報と合わせて判断することが必要です。
与信限度額と取引条件の決め方
与信限度額とは取引先ごとに設定する売掛金の上限
与信限度額とは、取引先ごとに設定する売掛金残高の上限です。新たな受注を受ける際は、未回収の売掛金と受注予定額の合計が、与信限度額を超えないかを確認します。
限度額を設定しないまま取引を続けると、知らない間に特定の取引先への売掛金が膨らむおそれがあります。限度額は、取引先の支払い能力だけでなく、自社が回収不能になった場合に耐えられる損失額も踏まえて決める必要があります。
月間売上と回収サイトから必要な限度額を計算する
与信限度額を考える基本的な方法の一つは、月間売上と回収サイトから必要な売掛金残高を計算する方法です。たとえば、月間の取引額が100万円で、売上の締め日から入金までおおむね2か月かかる場合、売掛金残高は最大で200万円程度になる可能性があります。
ただし、これは取引を継続するために必要な枠の目安であり、安全性を保証する金額ではありません。計算上必要な枠が大きくても、取引先の信用力や自社の損失許容額から見てリスクが高い場合は、取引額の縮小や回収サイトの短縮を検討します。
取引先の支払い能力と自社の損失許容額を踏まえる
与信限度額は、取引先が支払えると見込まれる金額と、自社が万一回収できなかった場合に耐えられる金額の両面から決めます。取引先の純資産、収益状況、借入金、支払実績などを確認し、支払い能力を判断します。
同時に、自社の手元資金、純資産、月間固定費などを踏まえ、1社の貸倒れによって経営が揺らがない水準を考えることが重要です。取引先の信用力が高くても、自社の資金規模に対して取引額が大きすぎる場合は、過度な集中リスクを抱えることになります。
新規取引は少額・短い回収条件から始める
新規取引先とは、十分な支払い実績が確認できるまで、少額の取引から始めることが基本です。初回取引で実際の入金状況や対応の誠実さを確認し、問題がなければ段階的に取引額を増やします。
また、取引開始時は回収サイトを短く設定したり、一部前払いを求めたりする方法もあります。取引先に一方的な不信感を与えないよう、取引金額や商慣習に応じて条件を調整することが大切です。
支払い条件や保証を活用して未回収リスクを抑える
取引先の信用力に不安がある場合は、取引額を抑えるだけでなく、支払い条件を見直すことも有効です。たとえば、現金前払い、着手金の受領、支払期日の短縮、分割納品と分割請求などが考えられます。
高額取引では、担保や保証人の設定、売掛金保証の利用などを検討する方法もあります。ただし、契約内容や保証の範囲には注意が必要です。実際に利用する際は、契約書の内容を確認し、必要に応じて弁護士などの専門家に相談しましょう。
取引開始後に行う与信管理と早期対応
売掛金残高と与信限度額の超過を確認する
取引開始後は、取引先ごとの売掛金残高を定期的に確認し、与信限度額を超えていないかを管理します。限度額を超える受注が発生する場合は、追加取引の前に、未入金分の回収状況や取引先の信用状況を確認します。
営業担当者だけが受注状況を把握し、経理担当者だけが入金状況を把握する状態では、限度額超過に気付きにくくなります。営業と経理が同じ情報を確認できる仕組みを作ることが重要です。
入金遅延や発注減少などの変化を見逃さない
入金遅延は、取引先の資金繰り悪化を示す可能性がある重要な兆候です。ただし、最初から資金不足と決めつけるのではなく、請求漏れ、請求内容の誤り、支払い忘れなど、自社側と先方側の事務的な要因を確認します。
そのうえで、支払い遅延が繰り返される、支払条件の変更を求められる、発注量が急に減る、担当者と連絡が取りにくくなるといった変化がある場合は注意が必要です。小さな変化を営業担当者が把握し、早期に社内共有することがリスクの抑制につながります。
定期的に取引先の信用状況と限度額を見直す
与信限度額は、一度決めたら終わりではありません。取引先の決算期後、新しい決算書を入手した時、大幅な取引増額の依頼があった時などに、信用状況と限度額を見直します。
一般的には、少なくとも年に1回は定期的な見直しを行いましょう。ただし、大口取引先、業界環境が不安定な取引先、入金遅延が発生した取引先については、より短い間隔で確認する必要があります。
支払い遅延が起きた場合の督促と取引停止の判断
支払期日を過ぎても入金が確認できない場合は、まず請求書の内容、送付状況、入金消込に誤りがないかを確認します。自社側に問題がなければ、電話やメールで取引先に連絡し、未入金の理由と具体的な入金予定日を確認します。
支払いが確認できないまま追加の出荷やサービス提供を続けると、未回収額が増えるおそれがあります。取引停止や出荷停止を行う場合は、契約内容を確認し、社内で判断基準を統一しておくことが重要です。支払い遅延が長引く場合や、資金繰り悪化が疑われる場合は、取引条件の変更や追加担保の検討も必要になります。
回収が難しい場合に備えた相談先と対応の流れ
電話やメールでの催促に応じてもらえない場合は、請求内容、契約書、発注書、納品書、請求書、やり取りの記録などを整理します。内容証明郵便による請求、支払督促、民事調停、訴訟などを検討する場合、これらの資料が重要になります。
回収が難しいと判断した場合は、早めに弁護士へ相談しましょう。取引先が倒産手続きに入った場合や、財産を処分するおそれがある場合は、対応のスピードが重要です。会計処理や税務上の貸倒れについては、税理士にも相談しながら対応します。
中小企業で与信管理を定着させる社内ルール
営業と経理で共有すべき取引先情報
営業部門と経理部門では、把握している情報が異なります。営業部門は取引先の現場の様子、経営者や担当者の対応、受注の変化などを把握しやすく、経理部門は請求書の発行状況、入金日、未入金残高、遅延履歴を把握しやすい立場にあります。
両部門が共有すべき主な情報は、取引先の基本情報、与信限度額、売掛金残高、支払条件、入金遅延の有無、信用不安に関する情報、今後の受注見込みです。情報が担当者個人にとどまらないよう、定期的な共有の場を設けることが重要です。
与信調査から承認までの担当者と権限を決める
与信管理を継続するには、誰が調査し、誰が判断し、誰が最終承認するのかを明確にします。たとえば、営業担当者が取引先情報を収集し、経理または管理部門が売掛金残高や支払い実績を確認し、一定金額を超える取引は経営者が承認する運用が考えられます。
担当者の役割が曖昧だと、調査不足のまま取引が始まったり、限度額を超える受注が進んだりするおそれがあります。少人数の会社でも、最低限の確認者と承認者を分けることで、判断の偏りを抑えやすくなります。
取引金額に応じた承認基準を設ける
すべての取引先に同じ水準の調査を行うと、手間とコストがかかりすぎる場合があります。取引金額やリスクに応じて、必要な調査内容と承認者を分けることが現実的です。
たとえば、少額取引では基本情報と公開情報の確認を行い、一定額を超える場合は登記情報や決算書の確認を追加し、大口取引では外部調査や経営者面談を行うといった基準が考えられます。例外的な取引を行う場合は、理由と条件を記録し、責任者の承認を得るルールにします。
管理台帳や販売管理システムで残高を見える化する
与信管理では、取引先ごとの売掛金残高、与信限度額、入金予定日、入金遅延日数を見える化することが重要です。取引先数が少ない段階では、表計算ソフトで管理台帳を作成する方法でも対応できます。
取引先や取引件数が増えてきた場合は、販売管理システムや請求管理システムの導入も選択肢になります。限度額超過や入金遅延を自動で通知できる仕組みがあれば、担当者の確認漏れを減らし、早期対応につなげやすくなります。
自社に合った与信管理フローを作成して運用する
与信管理は、複雑な制度を作ることが目的ではありません。自社の取引規模、人員、業種、取引先数に合ったルールを作り、継続して運用できる状態にすることが重要です。
基本的な流れは、取引開始前の情報収集、信用判断、与信限度額の設定、承認、契約、取引開始後の残高管理、定期見直し、遅延時の対応という形になります。まずは新規取引先と大口取引先からルールを適用し、運用しながら改善していくとよいでしょう。
与信管理は、売上を止めるためではなく、売上を確実に現金として回収するための仕組みです。自社の資金繰りと取引先の信用状況を定期的に確認し、安全に取引を拡大できる体制を整えましょう。
