コトラ（広報チーム） 
ひとり情シスとは、社内の情報システムに関する業務を実質的に一人で担う担当者を指します。パソコンや社内ネットワークの管理、問い合わせ対応、アカウント発行、セキュリティ対策、システム導入支援まで、担当範囲は多岐にわたります。
特に中小企業や成長中の企業では、情シス担当者が総務、人事、経理などと兼任している場合も少なくありません。日常の依頼に追われるなかで、会社全体の業務効率や安全性にも責任を負うため、「きつい」と感じやすい環境になりがちです。
本記事では、ひとり情シスが負担を抱えやすい理由と、業務を整理して負担を減らすための具体策を解説します。増員や外部支援を社内へ提案する際の考え方も紹介します。
ひとり情シスが抱えやすい業務環境
ひとり情シスと兼任情シスの役割
ひとり情シスは、情報システムに関する専門担当者が一人しかいない状態です。社内で使うパソコン、スマートフォン、ネットワーク、各種クラウドサービス、業務システムなどを幅広く管理します。
兼任情シスは、本来の所属部署の業務を担当しながら、情報システム業務も担う担当者です。総務担当者が入退社時のアカウント準備や機器手配を行ったり、経理担当者が社内システムの管理者になったりするケースが該当します。
どちらの場合も、困ったときの相談先として社内から頼られやすい一方、業務の境界が曖昧になりやすい点が課題です。「パソコンがつながらない」「この作業を自動化したい」といった依頼が集まり、計画的に進めるべき業務が後回しになることがあります。
担当範囲が広がりやすい組織の特徴
情報システムの専任部署がない組織では、ITに関する依頼がひとり情シスへ集中しやすくなります。特に、業務で利用するサービスが増えているにもかかわらず、導入時の申請や管理のルールが整っていない場合、担当範囲は際限なく広がります。
たとえば、各部署が個別にクラウドサービスを契約すると、誰が契約内容や利用者、支払いを管理するのかが不明確になります。退職者のアカウント停止や不要な契約の見直しも漏れやすくなります。
また、拠点の増加、在宅勤務の拡大、社員数の増加も負担を大きくする要因です。組織が成長するほど、端末の管理、権限設定、問い合わせ対応、セキュリティ確認に必要な作業は増えていきます。
日常業務と突発対応が重なる実態
ひとり情シスの業務には、定期的に発生する作業と、予測しにくい突発対応があります。定期作業には、入退社に伴うアカウント管理、端末の準備、ソフトウェア更新、利用状況の確認などがあります。
一方、突発対応には、パソコンの故障、ネットワーク障害、不審なメールに関する相談、システムの利用方法に関する問い合わせなどがあります。緊急性の高い対応が入ると、進めていた設定変更や管理台帳の更新を中断せざるを得ません。
こうした割り込みが毎日のように発生すると、長期的に重要なセキュリティ対策や業務改善に時間を割けなくなります。本人の努力だけで解決する問題ではなく、業務の受け付け方や優先順位を組織として整える必要があります。
ひとり情シスがきついと感じる主な理由
問い合わせ対応や雑務で本来の業務が進まない
社内の問い合わせは、一件ごとの対応時間が短く見えても、件数が積み重なると大きな負担になります。パスワードの再設定、印刷できない、会議用の機器が使えないといった相談は、業務を中断して即時対応を求められやすい内容です。
さらに、問い合わせが口頭、電話、メール、チャットなど複数の経路から届くと、対応状況を把握しにくくなります。同じ内容の依頼を受けたり、対応漏れが起きたりする可能性もあります。
結果として、システムの改善計画、機器の入れ替え、利用権限の見直しといった本来重要な業務が進まなくなります。
システム管理が属人化し休暇や退職に備えにくい
ひとり情シスの環境では、管理者用の情報や設定手順が担当者の頭の中に集まりやすくなります。契約先の一覧、管理画面へのアクセス方法、更新時期、障害時の連絡先などが共有されていないと、担当者が不在になった際に業務が止まるおそれがあります。
休暇中でも連絡が来る、体調不良でも対応を求められるといった状態は、本人の負担だけでなく、会社にとっても大きな事業継続上のリスクです。
属人化は、担当者の能力や責任感の問題ではありません。業務を一人に集める体制そのものが原因であるため、情報を共有し、代替できる状態をつくる必要があります。
セキュリティ対策と障害対応の責任が集中する
情報漏えいや不正利用、システム停止が起きた場合、ひとり情シスは初動対応を担うことになりがちです。利用者からの報告を受け、影響範囲を確認し、必要に応じて利用停止や関係者への連絡を行わなければなりません。
セキュリティ対策は、特別な作業を一度実施すれば終わるものではありません。端末やアカウントの管理、更新プログラムの適用、利用者への注意喚起、権限の定期確認などを継続する必要があります。
しかし、日常の問い合わせに追われていると、予防のための作業を後回しにしやすくなります。問題が起きてから緊急対応する状態が続くと、担当者の精神的な負担も増大します。
業務改善やデジタル化の依頼が増え続ける
業務の効率化やデジタル化が求められるなか、ひとり情シスは各部署から改善相談を受ける機会が増えています。紙の申請をなくしたい、集計作業を減らしたい、情報共有をしやすくしたいといった要望は、会社にとって重要です。
ただし、改善には現場への聞き取り、要件整理、導入候補の比較、設定、利用者への案内、導入後の運用支援が必要です。単にツールを導入するだけでは完了しません。
複数部署から同時に要望が届くと、何を優先するべきか判断しにくくなります。要望を受けた担当者だけに判断を任せるのではなく、経営層や各部署の責任者を交えた優先順位付けが必要です。
成果が見えにくく評価や理解を得にくい
情シスの仕事は、トラブルを未然に防ぎ、社員が問題なく業務を進められる状態を支える役割です。そのため、問題が起きないこと自体が成果であり、売上のように分かりやすく評価されにくい面があります。
障害が起きなければ必要性を理解されにくく、障害が起きれば対応を急かされるという状況になりやすいことも、ひとり情シスの悩みです。業務量が見えないまま「すぐに対応してほしい」と依頼されると、負担への理解を得にくくなります。
対応件数、対応時間、管理している端末数やアカウント数、未着手の課題などを可視化し、業務の実態を伝えることが重要です。
負担が限界に近づいているサイン
残業や休日対応が常態化している
障害対応や更新作業のために残業や休日対応が続いている場合、業務量と体制が見合っていない可能性があります。一時的な繁忙ではなく、毎月のように時間外対応が発生しているなら、根本的な見直しが必要です。
特に、休暇中にも連絡を確認しなければ不安になる、代わりに対応できる人がいないと感じる状態は注意が必要です。緊急時の対応体制を整え、担当者が休める仕組みをつくる必要があります。
問い合わせへの対応漏れや遅れが増えている
問い合わせへの返信が遅れる、依頼内容を見落とす、同じ質問に何度も対応するといった状況は、個人の能力不足ではなく、受け付け方法が限界に達しているサインです。
依頼がさまざまな手段で届いている場合は、窓口を集約し、受付順や対応状況を確認できるようにします。緊急度の判断基準もあらかじめ共有すると、本当に急ぐべき依頼に集中しやすくなります。
手順書や管理台帳を更新できていない
端末一覧、アカウント一覧、契約情報、ネットワーク構成、障害時の連絡先などを更新できていない場合、管理業務に必要な時間を確保できていないと考えられます。
管理情報が古いままだと、退職者の利用権限が残る、不要な契約を継続する、障害時に連絡先が分からないといった問題につながります。日々の対応で手一杯であっても、管理情報を更新する時間は優先的に確保するべきです。
重要な対策を後回しにしている
バックアップの確認、更新プログラムの適用、利用権限の見直し、端末の入れ替え計画などを先延ばしにしている場合も、注意が必要です。これらは目の前の問い合わせより緊急度が低く見えることがありますが、問題が発生したときの影響は大きくなります。
後回しにしている業務を一覧にし、放置した場合のリスクを整理しましょう。担当者だけで抱えず、優先順位や必要な予算を社内で判断できる状態にすることが重要です。
心身の不調や離職を考える機会が増えている
眠れない、休日も仕事のことが気になる、出社前に強い負担を感じるといった状態が続く場合は、早めの対処が必要です。また、退職したいと考える頻度が増えている場合も、業務体制を見直すべき重要なサインです。
ひとり情シスが離職すると、社内システムの管理や障害対応が滞る可能性があります。個人の我慢に頼るのではなく、上司や経営層へ現状を伝え、業務分担や支援の方法を検討することが求められます。
まず取り組むべき業務の棚卸しと優先順位付け
担当業務を定常業務と突発業務に分ける
最初に、担当している業務をすべて書き出します。そのうえで、毎日・毎週・毎月など決まった時期に行う定常業務と、問い合わせや障害のように不定期に発生する突発業務に分けます。
定常業務には、アカウント管理、端末の準備、契約更新、バックアップ確認などがあります。突発業務には、故障対応、利用者からの質問、システム障害、設定変更の依頼などがあります。
業務を分けて整理すると、予定どおりに進めるべき仕事と、割り込みによって増えている仕事が明確になります。
業務ごとの時間と対応頻度を記録する
業務の一覧を作ったら、それぞれにかかる時間と発生頻度を記録します。正確な計測が難しい場合でも、1回当たりのおおよその時間、1週間または1か月の件数を把握するだけで、負担の説明に役立ちます。
たとえば、パスワード再設定は1件当たり数分でも、月に何十件も発生すれば無視できない時間になります。会議室機器の準備や端末の初期設定も、件数が増えると大きな負担です。
業務量を数値で示せるようにすると、増員や外部支援、ツール導入の必要性を社内へ伝えやすくなります。
自社で担う業務と任せられる業務を整理する
すべての情報システム業務を社内だけで抱える必要はありません。日常的な問い合わせの一次受付、端末の初期設定、監視作業、機器の保守、専門知識が必要な設定などは、外部の支援を活用できる場合があります。
一方で、業務部門との調整、会社の方針に関わる判断、重要な権限の決定、社内業務の理解が必要な改善企画などは、社内に残すべき業務です。
外部へ任せるかどうかは、単に作業の難しさではなく、社内の判断が必要か、情報の取り扱いに注意が必要か、継続的に改善する必要があるかといった観点で整理します。
緊急度と重要度で対応の順番を決める
依頼を受けた順にすべて対応すると、重要な業務が後回しになります。そこで、業務を緊急度と重要度で分け、対応の順番を決めます。
緊急度が高く重要度も高いものは、全社的なシステム停止や不正利用のおそれがある事案です。速やかに対応する必要があります。緊急度は低くても重要度が高いものには、権限の棚卸し、バックアップ確認、古い機器の更新計画などがあります。これらは予定を確保して進めます。
緊急度も重要度も低い依頼については、対応時期を調整したり、利用者自身で解決できる案内を用意したりする方法が有効です。
手順書と管理情報を共有できる形にする
属人化を減らすためには、作業手順と管理情報を共有可能な場所にまとめることが大切です。すべてを一度に整備しようとせず、障害時に必要な情報や、頻度の高い作業から優先して記録します。
最低限、次の情報は整理しておくとよいでしょう。
- 利用しているシステムやサービスの一覧
- 管理者権限を持つアカウントの管理方法
- 端末、ソフトウェア、契約の管理台帳
- 入社、異動、退職時に必要な手続き
- 障害や情報漏えいが疑われる際の連絡先と初動手順
- よくある問い合わせへの対応方法
パスワードなどの機密情報は、閲覧権限を限定した安全な方法で管理します。手順書には必要以上の機密情報を直接記載しないことも重要です。
ひとり情シスの負担を減らす具体策
問い合わせ窓口を一本化して対応を標準化する
問い合わせが個人宛てのメールや口頭連絡に分散している場合は、受付窓口を一本化します。専用のメールアドレス、申請フォーム、問い合わせ管理の仕組みなどを設けることで、依頼内容と対応状況を一覧で確認しやすくなります。
受付時には、利用者名、対象の端末やサービス、困っている内容、いつから発生しているか、業務への影響などを入力してもらいます。必要な情報がそろうため、確認のやり取りを減らせます。
また、障害や緊急依頼の基準を社内に共有し、通常の依頼と区別することも大切です。
定型作業を自動化し手作業を減らす
繰り返し発生する作業は、できるだけ自動化または簡略化します。たとえば、定期的なデータ作成、利用者への通知、アカウント発行時の一部手続き、更新状況の確認などは、手順を見直すことで作業時間を減らせる場合があります。
ただし、自動化そのものが目的ではありません。作業件数が多い、手入力によるミスが起きやすい、担当者しか処理できないといった業務から優先的に検討します。
導入後は、正常に動いているかを確認する仕組みも必要です。自動化によって確認作業まで省略すると、問題への気付きが遅れる可能性があります。
社内向けの案内や自己解決の仕組みを整える
同じ質問が繰り返される場合は、利用者が自分で解決できる案内を整備します。パスワードの再設定方法、オンライン会議への参加方法、印刷時の確認事項、端末の基本操作などを分かりやすくまとめます。
案内は長文にせず、利用者が必要な情報をすぐ見つけられる形にすることが重要です。画面の見方や操作手順を簡潔に示し、困った場合の問い合わせ先も明記します。
社内向けの案内を充実させると、問い合わせ件数を減らせるだけでなく、利用者が仕事を止めずに済むという効果も期待できます。
権限管理と機器管理を見える化する
誰がどのシステムを利用できるか、どの端末を誰が使っているかを把握できる状態にします。入社、異動、退職のタイミングで権限を見直す流れを作ると、不必要な利用権限が残るリスクを減らせます。
機器については、端末番号、利用者、購入時期、保証期限、設置場所、故障履歴などを管理します。情報が整理されていれば、入れ替え計画を立てやすくなり、故障時の対応も早くなります。
管理台帳は完璧でなくても構いません。まずは現状を把握するために必要な項目から始め、更新担当と更新のタイミングを決めることが大切です。
緊急時の連絡先と対応手順を決めておく
システム障害や不審なメール、端末の紛失などが起きた際に、誰へ連絡し、何を優先するのかをあらかじめ決めておきます。担当者が一人で判断を抱え込まないためにも、上司、経営層、関係部署、外部の連絡先を整理しておく必要があります。
緊急時の手順には、利用停止やネットワーク切断などの初動、影響範囲の確認、社内連絡、復旧後の記録と見直しまでを含めます。
手順は作成するだけでなく、関係者が内容を確認し、連絡先が最新の状態になっているか定期的に見直すことが重要です。
増員・外部支援を判断し社内へ提案する方法
増員や外部支援を検討すべき判断基準
残業や休日対応が続く、重要な管理業務を後回しにしている、問い合わせ対応が滞っている、担当者が不在になると業務が止まるといった状況では、増員や外部支援を検討するべきです。
判断のポイントは、単に「忙しい」と伝えることではありません。現在の業務量、対応できていない業務、放置した場合のリスクを明らかにすることが大切です。
社員数や利用するシステムが増えているにもかかわらず、情シスの体制が変わっていない場合も、支援体制を見直す必要があります。
外部へ任せやすい業務と社内に残すべき業務
外部へ任せやすいのは、手順が決まっている定型作業や、専門性が高い技術対応です。たとえば、端末の準備、問い合わせの一次受付、機器の保守、監視、専門的な設定作業などは、外部支援の対象として検討しやすい業務です。
一方で、各部署の業務課題を聞き取り、何を優先するかを決める役割は社内に残す必要があります。会社の方針や業務の実情を理解したうえでの判断は、外部だけに任せにくいためです。
外部支援を活用する場合でも、管理責任をすべて手放すのではなく、社内側の窓口と判断者を明確にしておくことが重要です。
業務量とリスクを根拠に必要性を伝える
増員や外部支援を提案する際は、感覚的な負担だけでなく、業務の事実を整理して伝えます。問い合わせ件数、対応時間、管理端末数、アカウント数、未対応の課題、時間外対応の状況などを示すと、判断材料として活用されやすくなります。
あわせて、現在の体制で起こり得るリスクも伝えます。たとえば、権限の見直しができない、障害時に対応者がいない、更新が遅れて安全性が下がる、退職時に引き継ぎができないといったリスクです。
業務量とリスクを可視化することで、担当者個人の要望ではなく、会社として対応すべき課題として提案できます。
費用だけでなく停止や情報漏えいのリスクを示す
人員の追加や外部支援には費用がかかるため、予算面だけで判断されることがあります。しかし、支援を入れないことによる損失も考慮する必要があります。
システムが止まれば、社員の業務が進まなくなり、顧客対応や取引にも影響する可能性があります。情報漏えいが起きれば、調査、復旧、関係者への連絡、信頼低下への対応など、多くの負担が発生します。
提案時には、支援に必要な費用だけでなく、現状のまま重要な対策を先送りした場合に想定される影響を示します。経営層が事業リスクとして判断できる形にすることが重要です。
段階的な導入計画で合意を得る
いきなり大規模な増員や外部委託を提案すると、社内で合意を得にくい場合があります。その場合は、負担が大きい業務から限定して支援を導入し、効果を確認する方法が有効です。
たとえば、問い合わせ窓口の整備から始める、端末管理のみを外部へ任せる、繁忙期だけ支援を受けるといった進め方が考えられます。導入前に、対象業務、対応時間、責任範囲、情報の取り扱い、報告方法を明確にします。
ひとり情シスの負担を減らすことは、担当者を守るだけではありません。システム停止や情報漏えいのリスクを抑え、社員が安定して働ける環境をつくるための取り組みです。まずは業務を見える化し、優先順位を整理したうえで、自社に合った支援体制を検討しましょう。
