コトラ（広報チーム） 
情シスとは、情報システム部門の略称です。社内のパソコン、スマートフォン、ネットワーク、業務システム、アカウント、情報セキュリティなどを管理し、従業員が安全かつ円滑に働ける環境を整えます。
情シスの仕事は、トラブルが起きたときだけ対応するものではありません。日常的な運用を安定させながら、セキュリティ事故を防ぎ、業務を効率化する仕組みを考える役割も担います。企業規模や体制によって1日の流れは異なりますが、定型業務と突発対応、改善活動を並行して進める点は共通しています。
情シスとは何をする部署か
情シスが担う社内ITの運用と改善
情シスは、会社で使うIT環境を整え、継続的に運用する部署です。対象はパソコンやスマートフォンといった端末だけではありません。社内Wi-Fi、インターネット接続、クラウドサービス、メール、ファイル共有、業務システム、アカウント、ソフトウェアの利用権など、業務を支える幅広い仕組みを扱います。
日常業務では、端末の初期設定、アカウントの発行、ネットワークの確認、問い合わせ対応、機器やソフトウェアの更新などを行います。一方で、業務の無駄を減らすために新しいツールを導入したり、手作業を自動化したりすることも重要な仕事です。
情シスの目的は、ITを問題なく使える状態に保つことだけではありません。従業員が本来の業務に集中できる環境をつくり、会社全体の生産性と安全性を高めることが求められます。
守りの業務と攻めの業務の違い
情シスの仕事は、大きく守りの業務と攻めの業務に分けて考えられます。
- 守りの業務
- システムやネットワークを安定して動かす
- 端末やアカウントを適切に管理する
- 情報漏えいや不正利用を防ぐ
- システム障害やセキュリティ事故に対応する
- データのバックアップや復旧手順を整える
守りの業務は、会社の事業を止めないための土台です。目立ちにくい仕事ですが、メールや業務システム、ネットワークが使えなくなれば、多くの従業員の仕事が止まります。
- 攻めの業務
- 業務の流れを見直して効率化する
- 新しい業務システムやクラウドサービスを導入する
- 定型作業を自動化する
- データを活用しやすい環境をつくる
- 経営方針や現場の課題に合わせてIT施策を企画する
攻めの業務では、現場の困りごとを把握し、ITによって解決策を形にします。ただし、日々の問い合わせや障害対応に追われると、重要であっても緊急ではない改善業務が後回しになりやすい点が課題です。
情シスと社内SE・ヘルプデスクの違い
情シス、社内SE、ヘルプデスクは、いずれも社内のITを支える役割ですが、一般的には担当範囲が異なります。
情シスは、会社全体のIT環境を広く見渡し、インフラ、セキュリティ、IT資産、業務システム、IT予算、外部委託先との調整などを担当します。経営や各部門と連携し、全社的な視点でITを整備する点が特徴です。
社内SEは、社内システムの設計、開発、改修、保守など、技術面やシステム開発寄りの業務を担当することが多い職種です。ただし、企業によっては情シスと社内SEを明確に分けず、同じ担当者が兼務している場合もあります。
ヘルプデスクは、従業員からの問い合わせを受け付け、操作方法の案内やトラブルの一次対応を行う役割です。パスワードの再設定、端末の不具合、接続トラブルなどへの対応が中心になります。情シス部門の中にヘルプデスク機能を持つ企業も少なくありません。
情シスの1日の流れ【一般的なスケジュール例】
ここでは、日中に社内対応を行う一般的な情シス担当者を例に、1日の流れを紹介します。実際には、会社の規模、担当人数、システムの数、拠点の有無、外部委託の範囲によって大きく変わります。
始業後：システムや問い合わせ状況の確認
始業後は、前日夜間から当日朝にかけて異常がなかったかを確認することから始まります。監視通知、バックアップ結果、重要なシステムの稼働状況、セキュリティに関する警告などを確認します。
あわせて、メールやチャット、問い合わせ管理ツールを確認し、未対応の依頼や緊急度が高い連絡がないかを確認します。社内システムにログインできない、ネットワークにつながらないといった問題が複数の従業員から寄せられている場合は、個人の端末ではなく全体的な障害の可能性もあるため、優先して状況を把握します。
午前：問い合わせ対応と定常作業
午前中は、従業員からの問い合わせ対応や定常作業を進める時間になりやすい傾向があります。始業直後は端末やシステムを使い始める従業員が多く、ログイン、接続、操作方法に関する相談が発生しやすいためです。
主な対応には、パスワード再設定、アカウント発行、ソフトウェアの利用申請、PCの不具合確認、プリンター接続、Wi-FiやVPNの接続支援などがあります。また、入社予定者の端末準備、退職者のアカウント停止、ライセンスの割り当てといった定型作業も行います。
問い合わせを受けた際は、依頼内容、発生日時、利用中の端末やシステム、影響範囲を記録します。記録が残っていれば、対応漏れを防げるだけでなく、同じ問題が繰り返されていないかを後から確認できます。
午後：会議・設定作業・各部署との調整
午後は、各部門との会議、システム導入の打ち合わせ、設定変更、資料作成など、まとまった時間が必要な業務を進めることが多くなります。
たとえば、新しい勤怠システムや経費精算システムを導入する場合、情シスだけで決めることはできません。実際に利用する人事、経理、営業、現場部門などから要望を聞き、必要な機能、運用ルール、データの扱い、権限設定を整理します。
設定作業では、アカウントの権限変更、端末管理ツールの設定、ソフトウェアの配布、ネットワーク機器の設定確認、ログの確認などを行います。影響が大きい変更は、事前に対象者、実施時間、元に戻す方法を整理してから進めることが重要です。
終業前：進捗確認と翌日の準備
終業前には、当日に受けた問い合わせの対応状況を確認します。未完了の案件がある場合は、依頼者に進捗を共有し、翌日に対応する内容や確認事項を整理します。
また、翌日に予定している会議、設定変更、端末の受け渡し、入社者対応などを確認します。障害やセキュリティ上の懸念が残っている場合は、関係者に引き継ぎや注意点を共有しておくことが必要です。
問い合わせ件数や対応時間を記録しておくと、担当者の負荷や頻出する問題を可視化できます。こうした記録は、FAQの整備、自動化、外部委託の判断、経営層への報告にも役立ちます。
定時後：メンテナンスや緊急対応が発生する場合
業務システムやネットワークに影響する作業は、利用者が少ない夜間や休日に実施することがあります。たとえば、システム更新、ネットワーク機器の交換、データ移行、大規模な設定変更などです。
ただし、すべての情シス担当者が定時後に作業するわけではありません。クラウドサービスの利用や外部委託の活用が進んでいる企業では、夜間作業を減らせる場合もあります。
一方で、重大な障害や不正アクセスの疑いが発生した場合は、時間帯にかかわらず緊急対応が必要になることがあります。連絡体制、判断基準、復旧手順、外部支援先をあらかじめ定めておくことが重要です。
情シスの主な仕事内容
パソコン・スマートフォン・アカウントの管理
情シスの代表的な仕事の一つが、従業員が使う端末とアカウントの管理です。入社時にはPCやスマートフォンを準備し、必要なソフトウェアを設定し、メールや業務システムのアカウントを発行します。
異動時には、所属変更に合わせてアクセス権を見直します。退職時には、情報持ち出しや不正利用を防ぐため、アカウントの停止、端末の回収、データの引き継ぎを漏れなく行う必要があります。
端末管理では、誰がどの端末を使っているか、購入日、保証期限、利用中のソフトウェア、故障履歴などを管理します。資産台帳を整備しておくと、端末の更新計画やコスト管理、紛失時の対応がしやすくなります。
ネットワークや社内システムの運用
社内ネットワークや業務システムを安定して使える状態に保つことも、情シスの重要な役割です。対象には、社内LAN、Wi-Fi、インターネット回線、VPN、ファイル共有、メール、社内ポータル、勤怠や会計などの業務システムが含まれます。
日常的には、稼働状況の確認、設定変更、更新作業、障害の切り分け、利用状況の確認を行います。障害が起きた場合は、影響範囲を把握し、利用者への連絡、原因の切り分け、復旧対応、再発防止まで進めます。
クラウドサービスを利用している場合も、情シスの役割がなくなるわけではありません。サービス側が基盤を管理していても、社内のアカウント、権限、利用ルール、データの扱い、連携設定などは自社で管理する必要があります。
社員からの問い合わせ対応
問い合わせ対応は、情シスの日常業務の中でも大きな割合を占めます。内容は、PCが遅い、メールが届かない、システムにログインできない、会議ツールの使い方が分からないなどさまざまです。
問い合わせ対応では、すぐに解決策を提示するだけでなく、何が起きているかを正確に把握することが重要です。利用者の説明だけでは原因を判断できないこともあるため、画面表示、発生日時、操作内容、影響を受ける人数などを確認します。
問い合わせを電話や口頭だけで受けると、内容や対応状況が残りにくくなります。フォーム、チャット、メール、問い合わせ管理ツールなどを活用し、依頼内容と進捗を記録できる運用にすると、対応漏れや二重対応を防ぎやすくなります。
情報セキュリティ対策とアクセス権の管理
情シスは、会社の情報資産を守るためのセキュリティ対策を担います。具体的には、端末の更新管理、ウイルス対策、不正アクセス対策、多要素認証の導入、アクセス記録の確認、データのバックアップ、社内ルールの整備などです。
特に重要なのが、アクセス権の管理です。業務上必要な人だけが必要な情報にアクセスできる状態にし、異動や退職によって不要になった権限は速やかに削除します。権限が過剰なまま放置されると、情報漏えいや内部不正のリスクが高まります。
セキュリティ対策は、情シスだけで完結するものではありません。従業員が不審なメールを開かない、端末を放置しない、パスワードを使い回さないといった日常的な行動も重要です。そのため、ルールの周知や研修、注意喚起も情シスの役割になります。
システム導入・入れ替えと業務改善の企画
情シスは、既存システムを維持するだけでなく、新しい仕組みを導入して業務を改善する役割も担います。たとえば、紙や表計算ソフトで管理している業務をシステム化したり、複数のツールに分散している情報を整理したりします。
導入では、製品やサービスを選ぶ前に、現場の課題と業務の流れを整理することが重要です。機能が多い製品でも、現場の運用に合わなければ定着しません。導入後の管理者、利用者、権限、費用、教育、問い合わせ窓口まで含めて設計する必要があります。
システム導入は、ツールを契約して終わりではありません。データ移行、利用ルールの決定、テスト、説明会、運用開始後の改善までを計画的に進めることが求められます。
定型業務だけではない情シスのリアル
突発的な問い合わせで予定が変わるケース
情シスは、計画通りに進められる日ばかりではありません。午前中に改善作業を予定していても、役員会前に会議システムが使えない、複数の従業員が社内システムにログインできないといった問題が起きれば、優先順位を変える必要があります。
個別の問い合わせに見えても、同じ症状が複数人に起きている場合は、全社的な問題の可能性があります。そのため、問い合わせを記録し、件数や内容を見える化することが重要です。
突発対応を完全になくすことはできませんが、よくある問い合わせをFAQにまとめたり、申請やアカウント発行の流れを自動化したりすることで、担当者の中断時間を減らせます。
システム障害やセキュリティ事故への対応
システム障害やセキュリティ事故が起きた際は、迅速さと冷静さが求められます。まずは、何が起きているのか、どの範囲に影響しているのか、業務を止める必要があるのかを確認します。
障害対応では、復旧作業だけでなく、利用者への情報共有も重要です。状況が分からないままでは、従業員が個別に問い合わせを繰り返し、混乱が広がります。原因が確定していない段階でも、把握している影響範囲、対応状況、次回の連絡予定を共有することが有効です。
セキュリティ事故の疑いがある場合は、自己判断で証拠となる記録を消さないことが重要です。端末やアカウントの利用停止、関係者への連絡、ログの保全、外部専門家への相談など、あらかじめ定めた手順に沿って対応します。
入社・異動・退職に伴う対応が集中する時期
年度の切り替わりや組織変更の時期は、入社、異動、退職に伴う対応が集中しやすくなります。新入社員向けには、PCやスマートフォンの準備、メールや業務システムのアカウント発行、必要な権限設定、初期説明を行います。
異動者には、部署変更に合わせた権限変更が必要です。退職者については、アカウントの停止、端末の回収、データやファイルの引き継ぎ、共有フォルダの権限見直しなどを行います。
このような業務を人事や総務からの個別連絡だけに頼ると、連絡漏れや対応遅れが起きやすくなります。入社、異動、退職の申請を一つの流れにまとめ、必要なタスクを自動的に確認できる仕組みを整えることが重要です。
他部署との調整に時間がかかる業務
情シスの仕事には、設定作業そのものよりも、関係者との調整に時間がかかるものがあります。たとえば、システムの入れ替えでは、現場の要望、経営層の予算判断、セキュリティ上の条件、外部事業者の対応範囲などを整理しなければなりません。
各部門は、それぞれ異なる事情や優先事項を持っています。情シスは、単に要望を受け取るのではなく、目的、利用者、業務への影響、費用、導入時期、運用負荷を整理し、実現可能な形にまとめる役割を担います。
調整を円滑に進めるには、専門用語を避け、業務上の効果やリスクを分かりやすく説明することが大切です。
通常業務と改善業務の優先順位の付け方
情シスの業務では、緊急度と影響度を分けて考える必要があります。システム全体が停止している、情報漏えいの可能性があるといった影響が大きく緊急性も高い案件は、最優先で対応します。
一方で、個別の軽微な依頼は、対応方法を標準化したり、まとめて処理したりすることで効率化できる場合があります。重要だが緊急ではない業務には、セキュリティルールの整備、資産台帳の更新、バックアップの復元確認、手順書の作成、運用改善などがあります。
こうした改善業務を後回しにし続けると、将来的に障害や対応工数が増える可能性があります。問い合わせ対応の時間とは別に、改善のための時間を予定として確保することが重要です。
会社規模や体制で変わる情シスの働き方
ひとり情シス・兼任担当者の1日
ひとり情シスとは、社内のIT業務を実質的に1人で担当する状態です。また、総務、人事、経理などの業務と情シスを兼任する担当者もいます。
ひとり情シスや兼任担当者は、端末管理、アカウント管理、問い合わせ対応、ネットワーク、セキュリティ、契約更新、システム導入まで幅広い仕事を担うことがあります。そのため、日々の問い合わせ対応だけで終わり、改善業務に時間を割けない状況になりやすい点が課題です。
2021年に情報システム部門の担当者514人を対象に行われた調査では、社内ITインフラの担当者が1人という回答は11.4％でした。1人で担当している人のうち、課題を感じていると回答した割合は45.7％で、主な課題としてセキュリティ面への不安が59.3％、業務負荷が大きく手が回らないことが51.9％でした。
ひとり情シスでは、すべてを1人で抱え込まないことが重要です。対応履歴の記録、手順書の整備、定型作業の自動化、外部支援の活用を進めることで、属人化と過負荷を抑えやすくなります。
少人数の情シス部門で分担する業務
2人から数人の少人数体制では、担当領域を分けながらも、互いにカバーできる状態をつくることが重要です。たとえば、端末・アカウント管理、ネットワーク・インフラ、業務システム、ヘルプデスクといった形で担当を置く場合があります。
ただし、担当を分けるだけでは、特定の人しか対応できない状態が残ることがあります。設定情報、手順、問い合わせ履歴、障害対応の記録を共有し、担当者が不在でも最低限の対応ができるようにしておく必要があります。
定期的に未対応の問い合わせ、障害の傾向、進行中の案件、契約更新予定を共有する時間を設けると、業務の偏りや対応漏れを防ぎやすくなります。
拠点やリモート勤務がある会社での対応
複数拠点やリモート勤務がある企業では、情シスの対応範囲が広がります。オフィスのネットワークだけでなく、自宅や外出先から安全に業務システムを利用できる環境を整える必要があります。
具体的には、端末の遠隔管理、紛失時の利用停止、ソフトウェア更新、オンライン会議ツールの運用、リモート接続の設定、問い合わせの遠隔対応などが必要です。
物理的に端末を確認できない場面が増えるため、利用者自身が状況を伝えやすい仕組みも重要です。問い合わせフォームにエラー画面の画像を添付できるようにする、端末番号を確認しやすくする、遠隔操作のルールを定めるといった工夫が役立ちます。
24時間監視や外部委託を活用する会社の体制
止められないシステムを持つ企業では、24時間の監視体制や外部委託を活用する場合があります。監視、一次対応、夜間の障害連絡、定期保守などを外部に任せ、社内の情シスは業務改善や事業部門との調整に集中する体制です。
外部委託を活用する際は、どの業務を誰が担当するのかを明確にする必要があります。問い合わせ窓口、障害時の連絡先、対応時間、復旧の判断権限、報告方法、情報の取り扱いを事前に整理します。
委託していても、社内の業務を理解し、最終的な判断を行う役割は残ります。外部任せにするのではなく、情報共有と定期的な見直しを行うことが重要です。
情シスの業務を円滑に進めるポイント
問い合わせ内容と対応状況を記録する
問い合わせ対応を円滑に進めるには、誰から、いつ、どのような依頼があり、誰がどこまで対応したのかを記録することが基本です。記録がなければ、対応漏れ、二重対応、引き継ぎ不足が起きやすくなります。
問い合わせには、受付日時、依頼者、部署、内容、利用中の端末やシステム、緊急度、担当者、対応状況、解決方法などを残します。蓄積した記録を確認すれば、同じ問題が多発していないか、特定のシステムに課題がないかを分析できます。
ある保険会社の情報システム・ヘルプデスク業務では、問い合わせの受付、記録、通知、進捗管理を自動化したことで、月間最大150時間の工数削減につながった事例があります。問い合わせを記録して流れを整えることは、単なる管理業務ではなく、改善のための重要な基盤です。
手順書を整備して属人化を防ぐ
手順書は、担当者しか分からない業務を減らし、対応品質を安定させるために必要です。端末の初期設定、アカウント発行、退職時の停止作業、ネットワーク障害の一次確認、外部事業者への連絡方法など、繰り返し発生する業務から整備します。
手順書は、詳しすぎて読まれないものではなく、必要なときにすぐ使える形にすることが大切です。画面の画像、確認項目、注意点、連絡先、元に戻す方法を簡潔にまとめると実務で活用しやすくなります。
作成後も、システムや画面が変われば内容を更新する必要があります。実際に手順通りに作業できるかを定期的に確認しましょう。
繰り返し作業を自動化する
情シス業務には、通知、転記、一覧更新、アカウント情報の確認、定期報告など、ルールが決まっている繰り返し作業があります。こうした作業は、自動化を検討する対象です。
たとえば、問い合わせフォームへの入力を受けて担当者に通知する、入社情報に合わせて必要な準備作業を一覧化する、未対応案件を定期的に通知する、といった処理を仕組み化できます。
ただし、自動化は目的ではありません。現状の業務が整理されていないまま自動化すると、非効率な手順をそのまま残すことになります。まずは業務の流れを可視化し、人が判断すべき部分と定型的に処理できる部分を分けることが大切です。
重要度と緊急度で対応順を決める
依頼が多い環境では、受けた順番だけで対応すると重要な業務が遅れることがあります。そこで、影響の大きさと緊急性を基準に優先順位を付けます。
- 最優先で対応するもの
- 全社的なシステム障害
- 情報漏えいまたは不正アクセスの可能性
- 多数の従業員の業務が止まる問題
- 期限が迫っている法令対応や重要な設定変更
- 計画的に進めるもの
- 資産台帳の整備
- セキュリティルールの見直し
- マニュアル作成
- 問い合わせ傾向の分析
- 自動化やシステム導入の企画
緊急ではないからといって、改善業務の価値が低いわけではありません。むしろ、将来の障害や負荷を減らすために重要な業務です。対応基準を社内で共有し、改善時間を確保することが求められます。
必要に応じて外部支援を活用する
すべてのIT業務を社内だけで対応する必要はありません。ヘルプデスク、端末の初期設定、監視、ネットワーク保守、セキュリティ診断など、外部支援を活用できる業務は多くあります。
外部支援を検討する際は、まず自社の業務を棚卸しし、担当者の負荷が大きい業務、専門知識が不足している業務、対応が止まると影響が大きい業務を明確にします。そのうえで、委託範囲、費用、対応時間、情報管理、引き継ぎ方法を比較します。
外部に任せることで社内担当者の役割がなくなるのではなく、現場の課題整理、IT戦略、改善企画、社内調整など、本来注力すべき業務に時間を使いやすくなります。
情シスの仕事に向いている人と求められる力
利用者の困りごとを整理して解決する力
情シスには、利用者の曖昧な相談から状況を整理し、原因と解決策を考える力が求められます。「PCが遅い」「システムが使えない」といった相談では、原因が端末、ネットワーク、アカウント、システム側のどこにあるのかを切り分ける必要があります。
そのためには、発生した日時、対象の端末、画面表示、直前に行った操作、同じ症状の人がいるかなどを確認します。すぐに答えを出すよりも、必要な情報を落ち着いて集める姿勢が重要です。
ITの知識をわかりやすく伝える力
情シスは、ITに詳しくない従業員と接する機会が多い仕事です。専門用語だけで説明すると、相手が理解できず、同じ問い合わせが繰り返されることがあります。
たとえば、技術的な仕組みを説明するよりも、「この画面でこの項目を選んでください」「この通知が出た場合は、まずこちらを確認してください」と、相手が次に取るべき行動を具体的に伝えることが有効です。
分かりやすい説明は、問い合わせ対応だけでなく、システム導入やセキュリティ教育、経営層への提案でも求められます。相手の立場に合わせて伝え方を変えられる人は、情シスとして信頼を得やすいでしょう。
トラブル時に冷静に優先順位を判断する力
システム障害やセキュリティ事故では、短時間で多くの情報が集まり、問い合わせも増えます。そのような場面で重要なのは、焦って個別対応を繰り返すのではなく、影響範囲と優先順位を整理することです。
まずは、どの業務が止まっているか、何人に影響しているか、情報漏えいの可能性があるかを確認します。そのうえで、利用停止、原因確認、復旧、社内連絡、外部事業者への依頼といった対応を進めます。
トラブル時に冷静に動くためには、経験だけでなく、平常時からの準備が欠かせません。連絡先、対応手順、権限、復旧方法を整備しておくことが判断の助けになります。
新しい技術や制度を学び続ける姿勢
情シスを取り巻く環境は変化が早く、クラウドサービス、セキュリティ対策、生成AI、端末管理、法令や社内ルールなど、学ぶべき内容は幅広くあります。
ただし、すべての技術を深く理解する必要はありません。自社で使っている仕組みや、今後導入する可能性が高い分野から学び、必要に応じて専門家の力を借りることが現実的です。
大切なのは、新しい技術をそのまま導入することではなく、自社の課題に役立つか、安全に運用できるか、利用者に定着するかを判断する姿勢です。情シスは、技術と現場をつなぎ、会社に合った形でITを活用する役割を担っています。
