コトラ（広報チーム） 
「情シスはいらない」と言われる背景
クラウドサービスの普及で専門部署が不要に見える理由
以前は、社内にサーバーや業務システムを設置し、専門担当者が日常的に保守する必要がありました。一方、現在はメール、ファイル共有、会計、営業管理、勤怠管理などをインターネット経由で利用できるサービスが増えています。導入や更新の負担が軽くなったことで、専任の情報システム部門がなくても運用できるように見える場面が増えました。
ただし、クラウドサービスを利用する場合でも、利用者の追加や削除、権限の設定、契約管理、セキュリティ設定は社内で行う必要があります。システムを所有しなくなったとしても、情報を適切に管理する役割までなくなるわけではありません。
少人数企業で兼任運用が選ばれやすい事情
従業員数が少ない企業では、専任の担当者を採用するほどの業務量がない場合があります。経営者や総務担当者、管理部門の担当者が、パソコンの手配やアカウント管理を兼任する運用は珍しくありません。
限られた人員を営業、開発、顧客対応などの事業活動に優先して配置したいという事情もあります。外部の支援を活用しながら、日常的な管理を兼任で行う方法は、規模によっては現実的な選択肢です。
情シスを置かないことで生じやすい課題
専任者がいない状態で管理の担当や手順が曖昧なままだと、業務が特定の人に集中しやすくなります。担当者の休職や退職によって、契約情報やパスワード、設定内容が分からなくなることもあります。
また、退職者のアカウントを削除し忘れる、共有フォルダの閲覧権限が広すぎる、パソコンの更新が後回しになるといった問題も起こりがちです。普段は支障がなくても、障害や情報漏えいの疑いが発生した際に、誰が何を判断するのか決まっていないと対応が遅れます。
完全不要ではなく役割の見直しが重要な理由
重要なのは、情報システム部門という部署を必ず設置することではなく、必要な役割を誰が担うかを決めることです。企業規模や事業内容によっては、社内の兼任担当者と外部支援の組み合わせで十分に運用できます。
一方で、従業員数の増加、拠点の拡大、利用システムの増加、重要情報の取り扱いが進むと、兼任だけでは対応しにくくなります。「情シスはいらない」と一律に判断するのではなく、必要な管理業務を洗い出し、自社に合う体制へ見直すことが求められます。
情シスが担う役割と不在によるリスク
パソコンやアカウントの管理
情報システムの担当者は、パソコン、スマートフォン、周辺機器などの購入、初期設定、貸与、回収、廃棄を管理します。誰がどの機器を使っているかを把握し、故障時の交換や更新にも対応します。
あわせて、メール、ファイル共有、業務システムなどの利用アカウントを管理します。入社時に必要なアカウントを発行し、異動時には権限を変更し、退職時には速やかに停止することが基本です。この管理が不十分だと、不要な契約費用が発生するだけでなく、退職後の不正利用につながるおそれがあります。
セキュリティ対策と情報漏えいへの備え
情報システムの運用では、外部からの不正なアクセスや、誤送信、端末の紛失といった事故への備えが欠かせません。パスワードの扱い方、複数の確認方法による本人確認、端末の画面ロック、更新プログラムの適用など、基本的な対策を継続する必要があります。
情報漏えいは、取引先や顧客からの信頼を損なうだけでなく、事業継続にも影響します。専任者がいない場合でも、最低限のルール、点検方法、事故発生時の連絡手順を整えておくことが重要です。
システム障害や問い合わせへの対応
メールが送受信できない、ファイルを開けない、業務システムに入れないといった問題は、日々の業務を止める原因になります。問い合わせ窓口が明確でなければ、従業員は各自で対応を試み、かえって問題を大きくしてしまうことがあります。
担当者には、原因を切り分け、社内へ状況を共有し、必要に応じて外部の支援先へ連絡する役割があります。すべてを社内で解決する必要はありませんが、初動対応と連絡の責任者は決めておくべきです。
業務に合ったツール選びと導入支援
業務効率化のためのツールを導入しても、現場の仕事に合っていなければ定着しません。似た機能を持つサービスを複数契約してしまったり、部門ごとに別の方法で情報を管理したりすると、かえって業務が複雑になります。
情報システムの担当者は、現場の課題を確認し、必要な機能、安全性、費用、他のシステムとのつながりを比較したうえで導入を支援します。利用開始後の説明や問い合わせ対応まで含めて考えることで、導入効果を高められます。
社内のデジタル化を進めるための企画
情報システムの役割は、日常的な問い合わせ対応だけではありません。紙や表計算ソフトに依存している作業を見直し、業務の進め方を改善することも重要です。
どの業務に時間がかかっているか、情報がどこで分断されているかを把握し、優先順位を付けて改善を進めます。事業の成長に合わせて、情報管理や業務の仕組みを整える視点がなければ、従業員の増加とともに非効率や管理上のリスクが大きくなります。
情シスを置くか判断するための基準
従業員数と拠点数
従業員数が増えるほど、端末、アカウント、問い合わせ、入退社対応の件数は増加します。拠点が複数ある場合や、在宅勤務者が多い場合も、機器の管理や支援の難しさが高まります。
人数だけで専任化を決めるのではなく、毎月どの程度の管理業務が発生しているかを確認することが大切です。兼任者の負担が継続的に大きい場合は、担当の専任化や外部支援の拡充を検討する段階です。
扱う情報の重要性と求められる安全性
顧客情報、取引情報、設計情報、従業員情報など、外部に漏れると影響が大きい情報を扱う企業では、管理体制をより慎重に設計する必要があります。取引先から安全管理に関する確認を受ける場合もあります。
情報の重要度が高い場合は、利用者ごとの権限設定、操作記録の確認、端末の持ち出しルール、定期的な点検といった仕組みを整えることが必要です。兼任運用であっても、責任者と確認方法を明確にしなければなりません。
利用中のシステム数と管理の複雑さ
メールやファイル共有だけを利用している企業と、会計、販売管理、顧客管理、勤怠、オンライン会議、社内連絡などを複数利用している企業では、管理の負担が異なります。システム同士の連携が増えるほど、設定変更や障害時の影響範囲も広がります。
各部門が個別にサービスを契約している状態では、契約更新日や利用者、費用、データの保管場所を把握しにくくなります。利用状況を一元的に管理する役割が必要かどうかは、体制を判断する大きな基準です。
障害発生時に求められる対応速度
システム停止が短時間でも業務や売上に大きな影響を与える場合は、速やかな対応ができる体制が必要です。営業時間外の対応が必要か、復旧までの目安をどの程度求めるかによっても、社内担当と外部支援の役割分担は変わります。
障害時に必要なのは技術的な対応だけではありません。利用者への連絡、取引先への説明、代替手段への切り替えなども必要です。誰が判断し、誰が連絡するのかを事前に決めておくことが重要です。
今後の事業拡大とデジタル化の計画
現時点で問題なく運用できていても、採用拡大、新規拠点の開設、新しい業務システムの導入を予定している場合は、将来の負荷を見越す必要があります。成長後に慌てて体制を整えようとすると、管理の抜け漏れや現場の混乱につながります。
事業計画と情報システムの計画を切り離さず、どの時点で担当者を増やすか、どの業務を外部へ任せるかをあらかじめ考えておくことが有効です。
企業規模別に見る最適な情シス運用体制
従業員10名未満は経営者と外部支援で管理する
従業員10名未満では、専任の担当者を置かず、経営者または管理部門の担当者が責任者となり、外部支援を活用する形が適しています。日常的な問い合わせが少ない場合は、機器の購入、初期設定、トラブル対応を必要なときに依頼する運用でも対応できます。
ただし、担当が曖昧な状態は避けるべきです。機器一覧、アカウント一覧、契約情報、緊急時の連絡先を残し、経営者以外にも確認できる状態にしておく必要があります。
従業員10〜50名は兼任担当者を中心に運用する
従業員10〜50名では、総務や管理部門などの担当者が兼任し、外部支援先と連携する体制が現実的です。入退社に伴うアカウント管理、端末の手配、基本的な問い合わせの受付を社内で担い、専門的な設定変更や障害対応を外部へ依頼します。
この段階では、担当者の経験や記憶だけに依存しないことが重要です。対応手順を文書化し、利用中のサービスや契約内容を一覧化することで、担当者が不在でも最低限の運用を続けやすくなります。
従業員50〜100名は担当者の専任化を検討する
従業員が50名を超えると、問い合わせ、端末管理、アカウント発行、権限変更などが増え、兼任者の負担が大きくなりやすいです。複数の業務システムを使っている場合は、利用部門との調整にも時間がかかります。
この規模では、まず情報システムを主な業務とする担当者を置くことを検討します。すべての技術対応を内製する必要はありません。社内担当者が方針、利用者対応、業務整理を担い、専門性が必要な業務を外部と分担する形が有効です。
従業員100名超は社内情シスを配置する
従業員100名を超える企業では、社内に情報システムの担当者を配置する必要性が高まります。利用者数の増加により、日常的な支援、権限管理、機器の更新、セキュリティ教育、部門間の調整が継続的に発生するためです。
社内担当者は、単なる問い合わせ窓口ではなく、情報管理のルールづくりや業務改善の推進役として機能します。ただし、担当者が1名だけの場合は、休職や退職に備えて手順と情報を共有し、外部支援も確保しておくことが必要です。
急成長企業は拡大前提で体制を設計する
急速な採用や拠点拡大を予定している企業では、現在の人数だけで判断しないことが重要です。入社者が増えると、アカウント発行、端末の準備、利用説明、権限設定が短期間に集中します。
成長の初期段階から、標準的な端末設定、アカウント発行の流れ、利用ルール、外部支援先を整えておくと、組織拡大に対応しやすくなります。将来の専任化を前提に、管理情報や手順を蓄積することが大切です。
社内担当・兼任・外注をどう使い分けるか
社内に専任担当者を置くメリットと注意点
専任担当者を置くメリットは、社内の業務や組織の変化を理解したうえで、迅速に判断しやすい点です。現場の困りごとを把握し、利用ルールの改善やツール導入を継続的に進められます。
一方で、担当者が1名だけの場合、知識や作業が属人化するリスクがあります。幅広い知識が必要になるため、すべてを一人で対応しようとせず、対応記録を残し、外部の専門家に相談できる体制を作ることが重要です。
他業務との兼任で運用するメリットと限界
兼任運用は、専任者を採用する費用を抑えながら、社内事情を理解した担当者が対応できる方法です。業務量が限られている企業では、合理的な選択になります。
ただし、本来の業務が忙しくなると、情報システムの管理は後回しになりやすいです。緊急対応が発生した場合には、通常業務にも影響します。兼任者に任せる場合は、対応範囲を明確にし、専門性が必要な業務や緊急時の対応を外部へ任せる準備が必要です。
外部へ任せやすい業務と任せにくい業務
外部へ任せやすい業務には、パソコンの初期設定、機器の交換、技術的な障害調査、セキュリティ設定の確認、定期的な点検などがあります。専門知識が必要で、発生頻度にばらつきがある業務は外部支援と相性がよいです。
一方で、業務の優先順位の決定、社内ルールの承認、利用者の権限判断、事業に関わる情報の扱い方は、社内が主体となるべきです。外部へ委託しても、最終的な責任や判断まで任せきりにはできません。
社内と外部を組み合わせる運用体制
多くの企業では、社内と外部を組み合わせる運用が実用的です。社内では、利用者からの相談受付、入退社対応、業務要件の整理、外部支援先との連絡を担います。外部には、専門的な作業、障害対応、設定の見直し、助言を依頼します。
この体制では、社内の責任者を明確にすることが前提です。問い合わせを受ける窓口、外部へ依頼する判断基準、緊急時の連絡順を決めることで、役割分担が機能します。
費用だけで判断しないための比較ポイント
運用体制を比較するときは、人件費や委託費だけでなく、障害時の損失、情報漏えいのリスク、従業員の生産性も考慮する必要があります。費用が安くても、問い合わせに対応できず業務が止まる状態では、結果として大きな損失になる可能性があります。
比較する際は、対応時間、支援範囲、緊急時の連絡方法、情報の管理方法、契約終了時の引き継ぎ条件も確認します。自社が社内に残すべき判断や知識を見極めたうえで、適切な体制を選ぶことが重要です。
情シス不在でも安全に運用するための準備
管理する機器・アカウント・契約を一覧化する
専任の情報システム担当者がいない企業ほど、管理対象を一覧化する必要があります。パソコン、スマートフォン、利用者、メールアドレス、業務システムのアカウント、契約更新日、支払い方法、問い合わせ先を整理します。
一覧は一度作って終わりではなく、入退社、端末交換、サービスの契約変更に合わせて更新します。誰が見ても必要な情報を確認できる状態にすることで、担当者不在時の混乱を防げます。
権限管理と退職者対応の手順を決める
入社、異動、退職のたびに必要な作業を決めておくことが重要です。特に退職者については、最終出社日までにアカウントを停止し、貸与端末を回収し、共有データの引き継ぎを確認する流れを整えます。
権限は、業務に必要な範囲に限定します。管理者権限を必要以上に付与しないこと、共有アカウントの利用をできるだけ減らすことも、事故を防ぐ基本的な対策です。
障害や情報漏えいが起きた場合の連絡体制を整える
障害や情報漏えいの疑いが発生したときは、初動の速さが重要です。従業員が異常に気づいた際に、誰へ連絡するのか、責任者が不在の場合は誰へ連絡するのかを決めておきます。
あわせて、外部支援先、利用サービスの問い合わせ窓口、経営者、関係部門への連絡順も整理します。端末の紛失、不審なメールの受信、誤送信など、起こりやすい事例を想定して簡単な手順を用意すると、現場が迷わず行動できます。
外部委託先の対応範囲と責任を明確にする
外部へ業務を任せる場合は、何を依頼できるのかを明確にします。対応可能な時間帯、緊急時の連絡方法、追加費用が発生する条件、作業後の報告方法を事前に確認することが必要です。
また、外部支援先が管理する情報の範囲や、契約終了時に返却・削除される情報も確認します。社内で保管すべき契約情報、設定情報、管理者アカウントを把握し、委託先への依存が過度にならないようにします。
定期的に体制を見直し専任化の時期を判断する
情報システムの運用体制は、一度決めたままにせず、定期的に見直す必要があります。従業員数、拠点数、利用サービス数、問い合わせ件数、障害の発生状況、兼任者の負担を確認し、現行体制が適切かを判断します。
兼任者が本来の業務に支障をきたしている場合や、セキュリティ対策、業務改善まで手が回らない場合は、専任化または外部支援の拡充を検討すべき時期です。情シスが必要かどうかではなく、自社の事業を安全かつ継続的に支える役割を、どのように確保するかという視点で体制を整えることが重要です。
