PMOとは?求められる役割とPMとの違いについて

コンサルティング業界でも手掛けることの多いPMO」(プロジェクトマネジメントオフィス

IT業界に関わる方には特に馴染みある言葉と思いますが、この数年、事業会社の中において大小様々な取り組みが発足する度にPMOを置いたほうが良いのでは?」という会話が自然と起きるようになるほど、「プロジェクト」という概念の浸透と共に身近な言葉となっています。

しかしながらその一方で、「PMO」に対して持つ印象や期待役割について、人それぞれ異なっているのも実情です。

重要プロジェクトを推進するシーンでPMO業務を外部委託することが増えている中、「どのような役割を期待してPMOを委託するのか?」次第で、依頼先のラインナップも、支払う委託フィーのレベル感も大きく異なってきます。

本記事では、総合コンサルファームが手掛ける「PMO業務」の実態についてご紹介します。

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そもそもPMOとは

PMOは、「Project Management Office(プロジェクトマネジメントオフィス)」の略語で企業や組織において個々のプロジェクトマネジメントの支援を横断的に行う部門や、構造システムのことを指します。

PMOの役割

詳細定義については「日本PMO協会」を始めとする専門サイトに譲りますが、「プロジェクトを成功へ導くための重要機能」として、下記のような役割を担っていると考えてよいでしょう。

・プロジェクトマネジメント方式の標準化
・プロジェクトマネジメントに関する研修など人材開発
・プロジェクトマネジメント業務の支援
・プロジェクト間のリソースやコストの各種調整
・個別企業に適応したプロジェクト環境の整備
・その他付随するプロジェクト関連管理業務

日本PMO協会

PMOが担う業務は多岐にわたっており、また、PMOとしてのスタンスも「管理で留めるのか」「管理を超えて推進支援・課題解決支援まで踏み込んでいくのか」等、各社様々です。

いずれにせよ、プロジェクトの成功確度を高めるための重要機能であることは間違いなく、その成否はPMOの力量によるといっても過言ではないでしょう。

PMOとPMの違い

よくPMPMO混同されがちですが、果たすべき役割は全く異なります。

PMはプロジェクトマネジャーであって、プロジェクトの総責任者です。基本的な重要ミッションとして「プロジェクトを成功させることの全責任」を負っています。そのため、様々な重要事項を「決定する」役割を担っています。

PMの役割

プロジェクトの目的を定める  

プロジェクトメンバーの選定を確定する  

重要局面での決議・意思決定をくだす

一方、PMO、「プロジェクトを成功させる」ために、PMが正しく意思決定できるための全てのサポートを行い、また、PMが意思決定した内容でプロジェクトがスムーズ動くように推進管理を担うというような多岐にわたる役割を担います。 

PMが正しく意思決定できるようにするための前者のサポート業務は、単なる管理業務の枠を超えた重要機能で、当事者意識をもって、高い視座で物事を捉えて情報を整理し、関係者に分かりやすく伝えて円滑に判断できる状態を御膳立てする等の動きをイメージしてください。様々な知識・スキルの総合力が要求されます。

PMとPMO、どちらが偉いというわけでは決してありません。ただ、PMOの能力次第で、PMが下せる判断レベルも、関係者を巻き込んだ合意形成のレベルやスピード感も違ってくることは言うまでもありません。それほどにPMOは重要な機能なのです。

なぜ高いフィーを払ってでもコンサルファームにPMO業務を依頼するのか?

答えは簡単です。コンサルタント業界に根付いているスタンスや、コンサルタントが習得しているスキルの分厚さへの期待が理由です。

具体的な例として以下のようなものになります

【スタンス】 やり抜く姿勢、 クライアントファーストに基づく自己犠牲の精神、モチベーションコントロール、視座を高く持つ姿勢

【スキル面】 ロジカルシンキング、シナリオシンキング、構造化スキル、仮説思考、ロジカルライティング、資料作成スキル、コミュニケーション力、 場数

コンサルタントは、上記スタンス・スキル面を、かなり高いレベルで身につけることを要求されており、他業界とは一線を画すレベルにあるでしょう。そしてこのスタンス・スキルこそが、プロジェクトの様々な難しい局面において最短で打開策に導いてくれる原動力になります。

良いPMOとは?

PM(プロジェクトマネジャー)の考えを「正」として受け止め、きちんと管理し、問題やリスクを察知したらアラートをあげて対応を促すPMOもいれば、PMの考えを受けてきちんと咀嚼したうえで提案し、お互いが納得のいく内容に昇華させ、そのうえできちんと管理し、問題やリスクを察知したタイミングで現状の可視化や対応策の検討を一緒に動かしていくPMOもいるでしょう。

方法論やテンプレートについても、どこの企業でもどこのプロジェクトででも使えそうなレベルの汎用的な内容で披露するPMOもいれば、その企業のそのプロジェクトの現状を踏まえた内容にチューニングして披露するPMOもいるでしょう。

都度のシーンにおいて「何か大事なこと」を説明するにあたって、 (それなりに考えてはいるものの)なんとなく伝えたいことを伝えるに留まってしまうPMOもいれば、全体感を捉えてロジカルで分かりやすく表現するスキルや、論点をシャープに落とし込めるスキルをももったPMOもいるでしょう。

前者と後者の違いは、「当事者意識をどこまで強く持って向き合えるか?」の違いです。後者のほうが圧倒的に当事者意識を強くもったPMOですよね。

勿論、一概にどちらが良い・悪いという話ではありません。 スタンス・スキルに応じて支払うフィーも大きく変わってきますのでコスパで評価されるでしょう。

ただ、どちらのPMOのほうが、活躍の幅が拡がるでしょうか? 

あなたがクライアントの立場で、事業の命運をかけた一大プロジェクトのマネジャーの場合、どちらのPMOと一緒に仕事をしたいと思いますか?

まとめ

PMOは、「誰でも出来る事務局的な役割」のように思われているケースがありますが、決してそうではありません。PMの懐刀として、ブレーンとして、極めて高いスキルとスタンスを持ち合わせたPMOは存在し、様々な企業の超重要プロジェクトの成功請負人として活躍しています。

そのような人たちは、前段で述べたようなビジネススキル(ロジカルシンキング、わかりやすく伝える力、段取り力、その他クリティカルシンキング、論点整理力 ・・・)を人一倍高いレベルで身につける努力をしてきた人たちです。

クライアントの未来を左右するような重要な取り組みに立ち会い、原動力として活躍し続けるPMOという仕事に興味が惹かれませんか?

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この記事を書いた人

羽鳥健太

青山学院大学法学部卒業後、コトラに入社。現在業界調査ならびにマーケティングを担当。