外資系金融グループホールディングス企業での社長秘書業務の求人

- CEO のスケジュール管理（会議の調整、社外の秘書との連携を含む）
Coordinate the CEO’ s complex calendar, including scheduling meetings and
liaising with internal and external executive assistants
- 接待関連の手配（会食、ハイヤー、ギフト、お礼状/挨拶状、クリスマスプレゼント、
顧客住所管理、等）
Organize entertainment logistics (e.g., business meals, car services, gifts,
thank-you/greeting cards, holiday gifts, client address book maintenance).
- 国内外出張の手配（チケット、宿泊予約、海外旅行保険、旅程表、等）
Arrange domestic and international travel (airline tickets, hotel bookings,
travel insurance, itineraries)
- 各種文書・報告書・プレゼン資料の作成、校正、翻訳および翻訳会社との対応
Prepare, proofread, and translate documents, reports, and presentations
(Japanese English); liaise with external translation providers
- 一般的なオフィスサービス業務（電話および来客対応、電報・祝花手配、名刺・封
筒手配
Oversee general office services: call and visitor reception, telegram and
floral arrangements, business cards and envelops arrangement
- 各種団体への加入手続き業務
Manage institutional memberships (enrollment, renewals, cancellations).
- その他サポート業務
Others project management support if any

エグゼクティブ・コミュニケーション Executive Communication:
- CEO と社内外の関係者との間の窓口として、プロフェッショナルに対応
Act as a professional point of contact between the CEO and
internal/external stakeholders
- CEO に代わり、高い機密性を要する文書や連絡文の作成・管理
Draft and manage correspondence on behalf of the CEO with a high level of
confidentiality
- 取締役会および経営陣のためのオフサイトミーティングの準備・フォローアップの
サポート
Support the preparation and follow-up of board meetings and leadership
offsites

顧客データの管理

リエゾンおよび対外対応 Liaison & Representation:
- 海外からの顧客・役員・訪問社員に関するロジスティクスの手配
Coordinate logistics for clients and executives from overseas as well as
visiting colleagues (hotel, transportation, meals, visitor briefings)
- CEO 室を代表して、プロフェッショナルかつ慎重に対外対応を行う
Represent the CEO’ s office with professionalism and discretion
経費および請求書管理 Expense & Invoice Management:
- CEO 関連の経費精算手続きの管理
Manage CEO-related expense reports and reimbursements
- 役員が利用したサービスに関する請求書の確認
Review invoices for services used by executives (e.g., chauffeur service,
relocation)

事務局/Corporate Secretary duties:
- 経営委員会（月次）、取締役会（四半期）、株主総会（年次）に関するすべての業務
(日程調整、招集通知、アジェンダ・資料作成および配布、議事録作成・製本・押
印、社内開催報告、等)
- Oversee the planning and execution of corporate governance meetings,
including:
Monthly Management Committee
Quarterly Board of Directors meetings
Annual Shareholders’Meeting
(Includes scheduling, convocation notices, agenda and material preparation,
minute taking, document binding, seal management, and internal reporting)
- 登記手続き（書類準備、司法書士・親会社秘書とのやり取り、登記簿及び印鑑証明
書の取得・管理、等
Handle corporate registration procedures in coordination with legal
representatives, including preparation of filings, liaising with judicial
scriveners and the parent company, and managing registration certificates
and seal certifications）
- 役員兼職確認および報告
Confirming Directors’holding position and reporting

●スキル・経験
- エグゼクティブアシスタント、秘書、または総務業務の実務経験（金融業界での経
験者尚可）
Proven experience in executive assistant, secretarial, or general affairs roles,
preferably in the financial sector
- 機密情報およびセンシティブな情報の取り扱いにおいて高い守秘性と誠実さを有す
ること
High level of discretion and integrity in handling confidential and sensitive
information
- Proficiency in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) の高い操作
スキル
- 日本語:ネイティブレベル、英語:ビジネスレベル（読み書き・会話）
Native-level Japanese and strong business-level English (spoken and written)
- バイリンガル環境または国際的なビジネス環境での勤務経験があれば尚可
Previous experience working in bilingual or international business
environments preferred

●人物像
- 高いプロ意識とホスピタリティ精神
Strong sense of professionalism and hospitality
- 優れた組織力とコミュニケーション能力
Excellent organizational and communication skills
- 自発的かつ先回りして行動できる積極性
Highly proactive, self-motivated, and able to anticipate needs
- チームワークを大切にしつつ、自ら率先して動ける姿勢（ハンズオン・マインド）
A collaborative team player with a hands-on, can-do attitude
- 細部への注意力、気配り、自立して仕事を遂行できる能力
Attentive to detail, thoughtful, and capable of working autonomously
- 創造力と情報収集力に優れ、課題解決への意欲を持つこと
Creative and resourceful, with strong information-gathering and problem-solving skills