セクレタリー・アシスタントの転職・求人情報一覧｜経営幹部・管理系ビジネス 業界の転職なら【コトラ】

【業務内容】
映像制作をメインに、技術開発などを積極的に行う部署の部門長兼クリエイティブ・ディレクターから依頼される各種庶務や事務のサポート、アシスタント業務等を実施していただきます。

・部門長の会議・出張・営業に同行
・部門長のスケジュール管理
・部門長等の庶務・事務、資料作成（慶弔対応、社内資料作成など）
・派遣アシスタントの管理
・社内外における調整サポート

ファイナルファンタジー、ドラゴンクエストシリーズをはじめ、人気スマホタイトル、
ゲームのカットシーン等の映像制作現場の第一線で活躍する
部門長兼クリエイティブ・ディレクターのサポート業務となります。

部門窓口としての対外的な対応、守秘性の高い情報の取り扱い等、
部門管理のサポートを担う一方で、クリエイティブの現場で日々発生する
様々なニーズに柔軟に対応・調整していただくポジションです。

技術と共に日々発展する業界の最前線で、マネジメントとクリエイティブの両側面においての
アシスタント経験を積むことが可能です。

●航空・船舶ファイナンス　営業ラインの融資事務
（エクセルでの融資関連書類作成、客先への融資関連書類徴求、ポートフォリオ管理データ入力、融資関連書類のファイリング、会議資料作成など）
●電話対応、来客対応（初歩的な英会話含む）、NDA等の簡単な契約書締結サポート、各種契約書管理、決裁書の管理、各種報告書作成など
●総務担当者が不在時のアドミ業務サポート（経費精算、出張手配およびその経費精算、チーム内のスケジュール調整、購買申請など）

『具体的な業務内容について』
（1）新規出店時の各種資材の見積依頼
（2）稟議書作成、注文書作成。
（3）納品管理、支払い手続き　等補助業務

◆役員庶務業務
◆国内/海外出張における各種手配
◆取引先管理、請求書処理、電話応対、など
◆各種アシスタント業務

●不動産関連の上場会社をカバーする法人ビジネス部門（RM/カバレッジ）において、顧客企業のIRまたはロードショーのアレンジを担当

社長秘書業務全般
多数の関係会社がありますが、主には不動産開発事業、不動産ファンド事業、シェアリングエコノミー事業の3つがコアであり、これらの事業に携わっていただきます。

（業務一例）
・優先順位づけによる社長業務推進サポート
・国内外の要人とのコミュニケーション
・スケジュール調整、取引先対応
・資料作成

●東証・NY上場企業での米国人役員担当秘書業務
●スケジュール調整、海外出張手配、資料整理など秘書業務全般

投資会社での秘書業務を担当していただきます。
●スケジュール管理、名刺管理、取引先対応（来客取次、会食アレンジ等）
●資料作成等デスクワーク

＜役員秘書業務＞
●スケジュール調整
●国内・海外出張手配
●国内外のVisitor対応
●メール代理作成・配信（英文メールを含む）
●経費精算
●名刺管理・データ入力
●社内会議の議事録作成
●外部向けセミナー開催サポート
●外国人(expat)担当の場合、生活面のサポート

＜コンサルティングユニット支援業務＞
●ユニット所属コンサルタントのアサインおよび稼働状況の管理
●ユニット業績の管理
●ユニット所属コンサルタントと役員の面談（評価関連）設定
●ユニット会議アレンジ
●ユニット所属コンサルタントの出張手配・その他庶務業務
●プロジェクトの情報登録

複数の役員秘書・アシスタント・受付業務全般を他の秘書とも連携して遂行して頂きます。

・役員3名のアシスタント
・社員の経費精算
・小口現金の管理
・会議室予約状況の管理
・海外からの出張者のサポート
・受付業務（受付応対、代表電話あるいは社員不在時の電話応答、お茶出し、ベンダー応対）の補佐

・ワード/エクセル、社内システムでの顧客データ、その他各種データ管理ならびに資料作成
・営業担当のスケジュール管理
・顧客対応　（受注・発注・他電話応対）　
・約定関連補佐業務
・関連資料のコピー・ファイリング・管理等
・その他上記に付随する事務処理

運用物件の期中管理、物件取得に関する業務をご担当頂きます。

業務の事務作業が増大しており、チームをバックアップいただける事務のスペシャリストを募集いたします


＜具体的には＞
・ファンド関連業務のサポート（口座開設、税務・金融庁へ届出、FATCA登録、レポート作成補助など）
・資産管理業務（預金口座管理、資金の支出入金管理など）
・会計処理業務（会計伝票起票、取引レコード管理、決算書のチェックなど）
・配属部門の会議調整、スケジュール調整、社内ワークフロー処理など

当社が提供するネイティブアプリの認知拡大・収益最大化を目指し、
新規ユーザーの獲得と既存ユーザーの満足度向上を実現する為の各種プロモーション企画立案・遂行および業務補佐。

プランナー、マネージャーのサポートとご自身でもタスク単位での企画から遂行まで担当いただきます。

【業務内容】
・ネイティブアプリのプロモーション企画・運営および補佐
・SNSやWeb等を使ったユーザーコミュニケーション
・Webやモバイルをはじめとする、TVCM、雑誌等あらゆる媒体に伴う広告宣伝活動における業務
・プレスリリース制作〜配信、ウェブサイトのWordpressを用いた作成や外部ディレクション
・社内関係部門との折衝・調整
・広告代理店、制作会社との折衝・調整
・素材収集等他メンバーサポート業務

スタジオ長と共に支えるメンバーとして、スタジオ長の右腕としてサポート業務を行っていただきます。

・スタジオ長のスケジュール管理、ToDo管理、アポイント管理
・部署内の稟議、支払処理、契約書等の起案、管理
・各種資料作成

【給与関係業務】
・給与・賞与・退職金計算プロセス　（元データの作成、確認等）
・年末調整プロセス
・システムのメンテナンス（退職年金、社員申請システム承認等）

【福利厚生関係業務】
・社会保険関連の手配（社員、および委託先業者、健康保険組合等とのやり取り等）
・社宅関連手配
・健康診断、インフルエンザ予防接種等開催手配　(申込用システムの準備等)

【その他】
・ 社員からの問い合わせ対応
・ 請求書処理
・ 各種レポート作成
・ 書類ファイリング

●担当業務
・役員秘書業務
・役員（複数名）のスケジュール調整
・グループ各社の役員のスケジュール調整
・社内・外からのアポイント調整、アジェンダ作成
・取締役会や経営会議のスケジュール管理・ファイリング
・国内・外からの来客対応
・電話/メール対応
・国内・海外への出張手配
・名刺管理、顧客データ管理、郵送物手配管理
※コンシェルジュ業務には庶務も含まれます
・その他特命の業務遂行（役員はじめスタッフの生産性を高めることならなんでも）

【業務内容】
R&D部門における部門サポートを行って頂きます。
担当業務はご経験により決定致しますが、開発スタッフとコミュニケーションを図りながら、スタッフのパフォーマンスを最大限発揮する為に必要な業務を担当して頂きます。

＜主な業務＞
・各種ミドルウェアやDCCツール等の管理・調整
・社内外向けの部門Webサイト管理
・機材管理（予算、在庫管理、機材の運搬・設置 等）
・社内外の関係各所との調整、及び事務手続き（申請書作成や出張手配 等）
・外国人スタッフサポート（メール、情報配信、その他翻訳業務 等）
・イベントでの運営サポート
・書籍や部内備品の管理

【目指す方向・この仕事の面白み】
国内外を問わず、第一線で活躍するエンジニアやアーティストと一緒の環境での業務となりますので、
ゲーム制作やそれに伴うアセット作成等の最新の技術開発のプロセスを間近で見ることが出来ます。
また、社内の様々な部署との連携を行いますので、コミュニケーションを通じてジェネラリストとしてのキャリアを積むことが出来ます。

組織の課題解決や新規事業創出に向けたプロジェクトをサポートいただきます。


組織の課題解決や新規事業創出のプロジェクト推進のために、プロジェクト管理と研修オペレーション、データベース管理業務を担当いただきます。

具体的には：
・プロジェクト管理業務：社内担当者との事務連絡確認、タスク管理、スケジュール管理等
・研修オペレーション業務：外部会場の合宿型研修の運営等などについて、協力会社の手配・対応、資料作成、会場設営、参加者申込受付、問い合わせ対応など、研修に実施までのオペレーションの進捗管理、教材発注等
・データベース管理（自社システム）：研修の情報入力、進捗管理、エクセル等での研修コマ数管理など

●　REIT・不動産会社と機関投資家とのミーティング（IR）に関する日程調整やロジ手配等を含めたアレンジ業務。ミーティングに同行・同席し、議事録も作成していただきます。
●東京在住の機関投資家を中心に、米国・欧州・アジアに在住する海外投資家、地銀・信用金庫といった地域金融機関とのミーティング設定
●上記に付随する顧客企業のほか社内関係部署（IB企画部、海外拠点のIR担当者、国内支店の法人課の担当者）へのコンタクト
●ミーティングの同行・同席は、基本的に国内投資家（地域金融機関を含む）が対象だが、海外IRに同行できることが望ましい

●担当業務：
- IRの日程案作成（具体的なロジスケジュールの策定・提示を含みます）
- IRのターゲットとなる投資家リストの提示
- 見積書の作成（運賃、ホテル、通訳、車、資料印刷・発送、その他）
- 各種アレンジメント（ロジ、ホテル、通訳、食事、資料送付など）
- 企業に提出する資料作成（上記の日程表・投資家リスト等に加えて、IRのフィードバック資料）
- IR実績の入力・整理
- 請求書作成と顧客への送付