セクレタリー・アシスタント、外資系金融機関の転職求人

- CEO のスケジュール管理（会議の調整、社外の秘書との連携を含む）
Coordinate the CEO’ s complex calendar, including scheduling meetings and
liaising with internal and external executive assistants
- 接待関連の手配（会食、ハイヤー、ギフト、お礼状/挨拶状、クリスマスプレゼント、
顧客住所管理、等）
Organize entertainment logistics (e.g., business meals, car services, gifts,
thank-you/greeting cards, holiday gifts, client address book maintenance).
- 国内外出張の手配（チケット、宿泊予約、海外旅行保険、旅程表、等）
Arrange domestic and international travel (airline tickets, hotel bookings,
travel insurance, itineraries)
- 各種文書・報告書・プレゼン資料の作成、校正、翻訳および翻訳会社との対応
Prepare, proofread, and translate documents, reports, and presentations
(Japanese English); liaise with external translation providers
- 一般的なオフィスサービス業務（電話および来客対応、電報・祝花手配、名刺・封
筒手配
Oversee general office services: call and visitor reception, telegram and
floral arrangements, business cards and envelops arrangement
- 各種団体への加入手続き業務
Manage institutional memberships (enrollment, renewals, cancellations).
- その他サポート業務
Others project management support if any

エグゼクティブ・コミュニケーション Executive Communication:
- CEO と社内外の関係者との間の窓口として、プロフェッショナルに対応
Act as a professional point of contact between the CEO and
internal/external stakeholders
- CEO に代わり、高い機密性を要する文書や連絡文の作成・管理
Draft and manage correspondence on behalf of the CEO with a high level of
confidentiality
- 取締役会および経営陣のためのオフサイトミーティングの準備・フォローアップの
サポート
Support the preparation and follow-up of board meetings and leadership
offsites

顧客データの管理

リエゾンおよび対外対応 Liaison & Representation:
- 海外からの顧客・役員・訪問社員に関するロジスティクスの手配
Coordinate logistics for clients and executives from overseas as well as
visiting colleagues (hotel, transportation, meals, visitor briefings)
- CEO 室を代表して、プロフェッショナルかつ慎重に対外対応を行う
Represent the CEO’ s office with professionalism and discretion
経費および請求書管理 Expense & Invoice Management:
- CEO 関連の経費精算手続きの管理
Manage CEO-related expense reports and reimbursements
- 役員が利用したサービスに関する請求書の確認
Review invoices for services used by executives (e.g., chauffeur service,
relocation)

事務局/Corporate Secretary duties:
- 経営委員会（月次）、取締役会（四半期）、株主総会（年次）に関するすべての業務
(日程調整、招集通知、アジェンダ・資料作成および配布、議事録作成・製本・押
印、社内開催報告、等)
- Oversee the planning and execution of corporate governance meetings,
including:
Monthly Management Committee
Quarterly Board of Directors meetings
Annual Shareholders’Meeting
(Includes scheduling, convocation notices, agenda and material preparation,
minute taking, document binding, seal management, and internal reporting)
- 登記手続き（書類準備、司法書士・親会社秘書とのやり取り、登記簿及び印鑑証明
書の取得・管理、等
Handle corporate registration procedures in coordination with legal
representatives, including preparation of filings, liaising with judicial
scriveners and the parent company, and managing registration certificates
and seal certifications）
- 役員兼職確認および報告
Confirming Directors’holding position and reporting